信息时代档案管理工作面临的问题与对策分析

　　【摘要】随着信息化时代的逐步发展，档案管理部门将信息管理技术充分利用到了档案管理工作中，作为记录和保存国家、社会团体及个人在日常生活中发生的事件资料，为便于以后查询，实施信息化是非常有必要的。本文从信息化时代背景下的档案管理工作面临的问题与对策这两方面进行深入研究。
　　【关键词】信息时代；档案管理；问题；对策
　　在信息化迅速发展的时代背景下，各行各业的生产信息量越来越大，使得档案管理部门每天的工作量也在不断增加，且由于档案管理部门每天录入的档案信息丰富多样，从而使得档案管理部门的工作更具多元性。同时，由于档案管理工作关系到各行各业发展状况的记录，其工作较为重要，这样也使得档案管理规范化和专业化工作的要求越来越高。然而随着信息化技术被大面积引用到档案管理工作中，很大程度上减少了档案管理工作的资金投入。
　　一、信息化时代背景下档案管理工作面临的问题
　　（一）管理理念不符合现今时代发展要求，且服务意识缺乏。在现今信息化迅速发展的时代中，还一味按照固有的管理理念，将会对档案管理部门的有效发展造成阻碍，毕竟时代在不断进步，老套的管理理念早已不适合现今创新技术迅速发展的时代。由于这样的情况，给全新的管理方法在档案管理行业的推广造成了一定的负面影响，进而使得管理工作效率及质量得不到相应的提升，且目前大部门档案管理部门缺乏全面的服务意识，这也是档案管理部门在信息化时代中得不到发展的主要原因之一。
　　（二）档案管理方式依旧以实体档案的管理方式为主。在我国档案管理部门的工作中，虽然现在管理工作中大面积引入了信息化管理技术，但由于档案管理工作较为复杂，部分地区档案管理部门依旧以实体的档案管理方式为主，这样一来，将会导致档案编辑和搜索的工作量大大增加，不利于档案管理工作的高效进行，很大程度上阻碍了档案管理工作效率的提升。
　　（三）缺少统一规范信息化的标准。对于档案管理信息库中的数据而言，为保证档案管理部门工作的有效性，需要档案管理信息库中的信息更具真实性，那么标准化的管理是非常有必要的。但就目前情况来分析，在档案管理部门日常工作中，由于諸多因素的影响，如涉及的工作领域、部门与机构间的工作差异、资金投入程度等多方面的因素，使得当前档案管理工作缺乏一定的规范化，这样一来将无法保证档案库中信息的真实性。
　　（四）档案管理软件间不通用。从我国当前档案管理工作情况来看，虽然档案管理技术随着信息化时代的发展得到了极大的进步，但在管理软件方面依旧还存在着一些问题，如管理软件间无法通用，这样一来将无法确保管理工作的高效进行。即使现阶段研发的管理软件能达到管理工作的基本要求，但对长久的发展目标而言，光靠现今已有的管理软件是不够的，还需要对管理软件方面的不足之处加以改进，以做到各管理软件间能够互相使用，从而降低资源共享上的限制程度。
　　（五）缺少专门的信息化档案管理人员。在信息化档案管理工作中，档案管理人员的信息技术能力对管理运行效率的高低有极其重要的作用。就目前发展情况来看，我国档案管理人员的专业技术能力已达到正常管理工作的要求，但对于现今信息化迅速发展时代而言，光有合格的管理知识是远远不够的，还需要具备熟练的管理软件操作能力。
　　二、解决信息时代档案管理工作问题的对策
　　针对前文提到的信息时代档案管理工作方面存在的一些问题，可以通过以下几点进行改善：
　　（一）促进该地区档案管理部门工作更具效率化。在各地方建立信息化档案管理部门前，要对该地区行政管理制度进行全面的了解，再根据了解的情况建立适合该地区发展趋势的档案管理部门，并将大量信息化技术引入部门日常工作中，以促进该地区档案管理部门工作更具效率化。
　　（二）吸取相关档案管理工作经验。有助于档案管理工作认知的提升，并准确表明档案管理在国家信息建设中的重要性，同时还要对信息化档案管理部门的服务领域加以扩张，对其资金投入加以整体上的控制，以有效扩张信息化档案管理部门的服务领域。
　　（三）改进原有的档案管理制度。建立健全的管理体系，并加强管理技术上的指导，以此确保档案管理数据库中信息更具可靠性，从而促进档案管理部门服务能力最大程度上的提升。
　　（四）创建完整的适合信息化发展的档案管理数据库。并注意档案与档案之间的分类整理，以便需要时可以及时查找出，确保档案管理工作更具规范化和秩序化。
　　三、总结
　　综上所述，在现今这样信息迅速发展的时代背景下，为我国档案管理部门带来发展机遇的同时也带来了一定的挑战，因此则需要档案管理部门对档案管理方面的工作加以重视，对各方面管理制度都做出相应的改善，建立健全的档案管理制度，使得档案管理工作更具规范化、效率化。
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