高校后勤办公室管理效能提升中信息流监控研究

　　摘要：本文以高校后勤行政办公室为研究对象，关注其办公室管理中的效能提升问题。在分析我国高校后勤办公室管理中普遍出现的实际问题的基础上，提出了构建双重信息监控体系，并建议高校后勤办公室建立合理有效的效能考评机制，以此来提升我国高校后勤办公室管理的效率。
　　关键词：高校后勤；办公室效能；信息监控
　　现代后勤高校办公室管理中，由于缺乏有效的信息监控和管理方法，未建立其科学合理的信息监控平台，导致高校办公室管理过程中出现了诸多问题。
　　一、高校后勤办公室管理中信息流监控问题
　　信息沟通与办公室内部结构相关联。内部结构主要包括：办公室岗位设置、办公室层级设置、平级岗位设置、人员匹配等。不同层级、不同岗位和不同人员都会成为沟通信息的关键节点，都将导致信息传递的失真，导致沟通的失误。
　　（一）信息源功能性缺失问题
　　在目前高校信息源功能发挥中，其有效性并未得到真正的体现。作为后勤办公室中的最高职位的信息源只关心对自身有利的信息，而并未关注这些信息是否能真正整合办公室内部资源合力以发挥办公室内部的组织效能。其次未能对办公室管理信息进行有效的监控和反馈，这些职能的缺失导致办公室信息管理状态无序，严重影响了办公室效能的发挥和人员工作有效性的提升。
　　（二）选择性沟通导致信息传递失真
　　办公室内部信息传递需要经过几个环节，首先是信息发布：一般有信息源产生信息或者从外界接收信息；其次是信息层级传递：信息在不同岗位之间的流通；再次是信息的内化和反馈：这直接影响了人员工作行为的发生。后勤办公室管理的信息传递失真都可能发生在这三个环节中，例如信息源信息发布错误、岗位之间信息倾向性传递、信息内化反馈选择性接收等。在高校后勤管理中，由于人员配备的知识结构问题，层级划分不清等问题，导致信息传递失真时常发生，尤其是选择性接收和传递。个人的偏好和性格特征成为阻碍其信息有效传递的关键因素。
　　（三）反馈监控平台构建缺失问题
　　高校后勤办公室管理与其他办公室管理一样都具有一般管理学意义上的PDCA循环模式。信息的监控和反馈机制是后勤办公室管理效能提升的重要保障。通过对高校后勤办公室管理机制的实地了解过程中发现，更多反馈是基于信息的口头传递，并未建立其合理科学的反馈渠道和监控体系。公开的信息流通渠道往往被选择性偏离，而潜在的信息流通渠道被无限制的使用，尤其是通过非正式组织的信息传递，严重影响这反馈监控平台的构建，阻碍了监控机制的形成。
　　二、后勤办公室信息监控问题的因素分析
　　后勤办公室由于其在高校行政管理中所承担的职能不同，其内部管理也有其特殊性。例如人员配备的结构特殊、管理范围特殊性，层级分层特殊性等。因此其影响办公室管理效能的信息监控成因也具有一定的特殊性。
　　（一）后勤办公室信息编码和解码缺乏有效性
　　信息的编码和解码直接影响着后勤办公室信息的有效接收和有效内化。从高校行政管理层级出来的正式的管理信息，一般以文件等形式发放到后勤办公室，这些文件的信息编码较为复杂，使用了较多的专业性语句，当其传递到后勤基层时，不一定能被有效的解码内化并形成相应的管理行为。因此作为后勤的信息源，需要对这部分文件进行重新的编码，以适应后勤管理的实际需要。尤其是根据后勤人员的知识结构特征和管理水平实际，将信息转化为其能有效认知和合理专业的信息编码。
　　（二）后勤办公室不同层级的选择性传递
　　后勤办公室管理效能的发挥与信息传递是否真正到位直接相关。在实际管理中，由于后勤办公室共同价值愿景较难建立，不同员工在对后勤办公室的目标往往容易形成自身目标体系。这些目标体系并未能有效的进行整合，也就是说个人目标与核心目标并不一定相吻合。这就容易导致不同层级的员工对核心信息传递进行选择性传递和选择性执行，严重影响了后勤办公室管理目标的实现。
　　（三）后勤办公室信息传递双重监控模式缺失
　　后勤办公室存在着双重信息传递渠道：1、正式的文件传递；2、非正式的人际传递。正式的文件传递，信息发布都有信息源做出，通过层层传递各自通过自身的知识结构进行信息解码，获取相应的信息内容。失真通常发生在信息解码过程中，我们可以进行适当调控以避免类似问题发生。但是对于非正式组织而言，对非正式传递可控难度较大。倾向性选择往往被人为控制，发生行为失真的威胁更大。其关键问题在于后勤办公室管理过程中，未建立其具有正式和非正式特征对双重信息监控体系，也未对有倾向性对信息选择行为进行合理干预。其次，后勤办公室中对信息反馈功能未得到有效充分发挥。
　　三、后勤办公室双重信息监控体系构建
　　提升高校后勤办公室的管理效能关键需要解决后勤办公室对信息监控问题，合理发布解读反馈管理信息，以此来科学规范后勤办公室人员的管理行为。
　　（一）正式信息发布渠道构建
　　后勤办公室信息传递首先需要完善信息的正式沟通渠道。正式沟通渠道是后勤办公室管理效能提升的关键。首先是信息的科学编码，作为管理者首先需要考虑下属员工的实际情况，进行科学编码，适当适度进行解释，让员工真正了解管理的目标和管理的核心价值。其次，需要构建分层级的信息监控体系。定期对不同层级的员工进行信息校对检验，以确保信息真正传递到位。再次，需要对正式发布渠道构建循环的反馈机制。
　　（二）非正式沟通渠道的构建
　　非正式信息沟通主要存在于非正式组织中。非正式组织有其优点，也有其缺点。作为后勤办公室的管理者需要发挥非正式组织的优点，避免其缺点。优点在于：信息传递速度快、有较强的共同价值、有自身的权威领导等，缺点在于当共同目标与组织核心目标不一致时，容易进行选择性执行。因此，需要建立相应的监控机制。
　　（三）后勤办公室效能考评机制构建
　　后勤办公室对效能评价需要建立合理的考评机制。首先根据不同的岗位设置不同的考评指标体系。例如根据计划、组织、领导、控制等四个职能设置不同的对应评价指标和指标权重来衡量其管理效能。其次可以实施360度全方位的效能考核方式，让更多的人参与到办公室人员的考评过程中来，以此来避免因为非正式组织沟通问题导致的效能低下问题。
　　参考文献：
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