生态学视阈下的干部人事档案改版工作

　　【摘要】本文利用生态学研究视阈，分析干部人事档案改版工作。以干部人事档案管理工作为研究对象，从干部人事档案纸质载体的归档要求、分类方法、页码编制、档案卷内目录的设置等几方面，作改版前后的比较，得出这次改版工作更好地保护干部人事档案的生态环境。在此基础上，笔者从干部人事档案管理工作实际出发，认为调整干部人事档案类目的次序，更便于归档和查阅；对按老规定已整好的档案保持原状不作调整，减少再次整理对档案的损坏；去除对干部人事档案材料打孔装订，保持档案最原始的状态，这样能够更好地保护干部人事档案的生态环境。
　　【关键词】生态学；干部人事档案；改版
　　根据《关于做好干部人事档案改版工作的通知》文件（赣组字〔2013〕68号），要求将干部人事档案全部改版成A4标准。这次改版，对干部人事档案管理工作的几方面进行了调整，本文利用生态学这个研究视阈，对这次改版工作进行分析。
　　一、为什么要做干部人事档案生态学方面的考察
　　生态学最早是研究动物与环境之间的关系，随着学科的发展，研究内容不断拓展，研究方法不断完善，形成了完善的理论体系和科学的方法论，生态学用来研究事物与事情之间的关系，人们运用生态学原理考察人类社会实践的各个领域，借鉴生态学方法寻求解决各种社会问题的有效途径。赵泽虎、颜世颀等在生态学的视野里看大学治理，认为大学应该善治，促进大学治理结构生态化、治理机机制有机化、治理变革的持续化。目前，只有少部分学者用生态学的方法研究档案学方面的问题，徐欣云对我国档案业务工作进行了生态学的考察。倪代川、金波利用中国知网对档案生态学文献进行了综述，对档案生态发展作出了展望。通过中国知网搜索生态学、干部人事档案的关键词，查找不出相关文献。究其原因有二：一是干部人事档案在档案学研究中一直都不是关注热点。二是用生态学的视角来看档案管理，这个观点较新，所以找不到相关文献。本文通过生态学的视角来看干部人事档案的改版工作，是研究方法的一个创新。
　　二、从生态学视角看干部人事档案的改版工作
　　在这次干部人事档案改版中，确立了干部人事档案整理工作的指导思想，即要做到严格鉴别，分类准确、排列有序、目录清楚、装订整齐，在宏观上确定了干部人事档案档案工作的总的方针和原则，强调既不能欠整理，也不能过整理。这个指导思想充分体现了对干部人事档案的生态保护意识，简化了原来将干部人事档案材料要经过裱糊、切边、折叠等技术加工的工作，使所有的档案材料大小统一等，这些过整理的工作要求。这次改版工作，对以下几方面作了调整：
　　（一）调整了干部人事档案纸质载体的尺寸，将档案材料大小从原来的16开纸型改成国际通用的A4型。1996年版的《干部人事档案材料收集归档规定》（组通字〔1996〕14号）（以下简称老规定）中指出，第三十一条指出干部人事档案材料的载体一般应使用16开规格的办公用纸。但是目前16开的尺寸有两种标准，一种为大16开，其尺寸为210mm285mm，另一种为正16开，其尺寸为185mm260mm。笔者2007年参加人事档案培训班时，课堂上两位老师说的16开的尺寸就是分别采用了这两个标准。因此在实际操作中，档案工作人员没有唯一用纸标准，各单位的人事档案材料大小各不一致。从1999年开始，A4纸材料在中国开始出现，随着时间的推移，A4纸型的文件材料渐渐代替了原来16开纸型的文件材料。因此，在日常归档时，收集到的干部人事档案材料中，A4纸型的材料也越来越多，如职称评审表、考核表等。每次收到这些材料，在不影响档案字迹的情况下，大都切去空白纸边，但对会切掉字迹的材料，必须采用折边的方法，使材料的尺寸成为16开的大小，然后在每份档案材料左边包上包边纸，用缝纫机车一条边，最后打洞装入档案夹内。经过这几道工序整理档案，费时又费力，降低了归档速度，频繁的切割、折叠档案材料，反而使得档案外观不平整。因此，按老规定整理干部人事档案，切纸、折纸、车边往往要花掉档案工作人员大量时间，又使得档案纸张留下难以修复的切痕、折痕及针孔，这些都是破坏纸质档案生态原貌的行为，不利于档案的生态保护。
　　在这个时代背景下，中共中央组织部在2009年7月，重新修订下发了《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）（以下簡称新规定），新规定第三十六条指出干部人事档案材料的载体采用16开型或A4型公文用纸。2013年10月，又下发了《关于做好干部人事档案改版工作的通知》（赣组字〔2013〕68号）（以下简称通知），通知要求将人事档案纸质载体统一改成了国际标准297mm210mm的A4纸型，这顺应了时代的发展，改变了原来人事档案没有统一16开的尺寸的现状。
　　新规定还指出，对于小于A4型的材料，不需要重新裱糊。在改版前，对干部人事档案的整理，过多地追求档案材料外观整齐，大小一致。笔者经常会遇到自传、各种证明材料等这些小于标准纸型的材料，按老规定要求，这些材料都要裱糊成标准纸型大小，这次改版之后，对这些材料只要留出装订线，不要求大小一致。这既减轻了工作量，提高归档的工作效率，又将档案材料最原生态的归档，降低纸质档案在装裱过程中的负面影响，减少对纸张的不同程度的伤害。
　　人事档案材料标准纸型的改革，这是干部人事档案工作一个巨大变革。在整理档案工作中，减小对档案载体的伤害因素对档案生态环境的干扰，有利于纸张的生态环境保护，更持久地保存干部人事档案，这体现了干部人事档案工作的生态学改良，更适应、更符合干部人事档案自身的发展规律。
　　（二）对部分档案材料分类进行了细化调整。在这次改版工作中，将第四类材料划分了二级目录：即学历学位材料、专业技术职务材料、科研学术材料、培训材料等四小类。新规定对学历学位材料排序方法也作了优化调整，同一学习阶段的材料按时间先后连续排列，不同学习阶段的材料不需要按时间先后穿插排列在另一学习阶段中，这更有利于档案材料前后相关及相对完整性。同时，根据新规定，过去归在第一类的学生登记表、归在第三类的学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表，建议统一调整到第四类，以便更好地体现学习、培训材料的系统性和完整性。
　　依照老规定，在对第四类材料排序时，是将学历学位材料、评职称等材料按时间先后排列顺序归入第四类中。在实际整理档案过程中，常遇到读本科、硕士及博士期间的材料按时间来排会有交叉现象，如报考硕士的材料会放在本科毕业的材料之前，报考博士的材料会放在硕士毕业材料之前，还有些评职称或者培训的材料放在读硕士或读博士的材料中间等这些情况，这次改版都很好地解决了这些问题，即按同一学习阶段来排序。按照老规定的分类方法，学生登记表可以放在第一类，也可以放在第四类，实习鉴定表可以放在第三类，也可以放在第四类，这次改版中都明确规定了这些档案材料分类方法，都放在第四类。因此，按照老规定的分类方法整理的档案，对于查阅者来说，因为各类材料穿插，查阅四类材料也相当不便。
　　从生态学的角度看，一份干部人事档案所有内容可看作为一条信息生态链，档案中的每份材料可视为一个生态因子，将档案材料分为十类，就是将这些生态因子有序排序在信息生态链中。干部人事档案里这些一个学习阶段的材料都是反映同一个时期的基本情况，应该连续排列，放在同一类材料中，形成一条结构更优化有序的信息生态链。
　　（三）对档案材料页码编制有了新要求。根据1993年颁布的《干部档案整理工作细则》，档案材料以份计页，材料页数的计算采用图书编面法，有页码标记的，按标记的计页，无页码标记的用铅笔在材料的右下角注明页码，每单面为一页，封面封底不计页。这次改版后，档案材料凡有字的页，都必须标记页码。页码编制的意义在于明确了档案材料的数量和次序，一方面可以确定归档材料的数量，即材料的总页，另一方面表明了档案材料的先后次序。将有字的封面和封底也标上页码，认为这些页面也是档案材料的一部分，这体现了生态学的整体观。
　　（四）对干部人事档案卷内目录作了调整。这次改版，将人事档案卷内目录也相应调整为A4型，去掉了份数这栏。在实际的档案整理工作中，干部人事档案绝大部分都是一份材料，不存在重份的情况，所以在填写卷内目录时，份数这一栏基本上都填的是1，于是这一栏不能提供任何有价值的信息，在干部人事档案信息生态链中完全不起作用。将这一栏去掉，是在完全不影响人事档案信息生态链的情况下，简少了一道工序，提高了工作效率。
　　（五）这次改版工作考虑了对人的尊重。一方面简化了一些整理工作环节，如切纸、装裱、车边等技术加工的工作，这大大提高了档案工作者的工作效率，把档案工作者从繁重的档案整理工作中解放出来，这突显了对档案工作者的尊重。另一方面对人事档案中的部分不太明确类别的材料，可以根据材料的主要内容或用途来确定类别，这突现了以人利用为本的理念，强调了档案的整理以方便利用为主，也是强化了对档案利用者的尊重。
　　改版工作采用了生态学整体观念看档案管理工作，让档案的利用跟档案的整理有机地结合起来，将干部人事档案管理工作各个环节连成一体，在档案整理中考虑到档案的利用需要，这无论对档案工作者还是档案利用者来说，都充分考虑了对人的尊重，考虑了档案工作者及档案利用者发展的可持续性。
　　三、对干部人事档案进一步生态改良的几点建议
　　虽然这次档案改版工作对档案材料及档案工作者来说是一次大的解放，但是还有很多方面还需作更细化的规定、更优化的调整。
　　（一）将档案分类的次序作一次调整。根据笔者多年从事档案管理工作的经验，平时利用档案时，十大类档案利用频率各不相同，有些材料常被查阅利用，有些基本上不利用。常利用的档案有第一类、第四类及第九类等这几类，是否可将第四类及第九类档案材料调整为第二类及第三类，这样调整后可以方便查找，提高查找效率，同时也是对档案纸张的保护，减少翻阅纸张数，从而降低纸张衰变的速度。
　　（二）对按老规定已整好的档案是否可以采取老人老办法、新人新办法。按照老办法整好的干部人事档案，其第四类材料都没有二级目录，而且很多材料都用缝纫机车边，车在一块，如果全部拆开，按新规定分类排序，又费时费力，而且对档案又造成一次破坏，这真是应证了档案工作人员常说的一句话整一次档案就是破坏一次档案。如果对这些已经按老办法整理好的档案，只要求换A4标准档案盒，不作其他调整，这可以减小对档案载体的再次伤害，符合生态保护的理念。
　　（三）去除对干部人事档案打孔装订。不管是老规定还是新规定，每卷干部人事档案，必须在材料左侧竖直打上大小统一的孔，穿入档案盒三根装订立柱中，装订成册。每次打孔，打孔机都会在纸张上留下三个孔洞，对一些没有留装订边的材料，还是需要裱糊出装订边，这些行为对档案纸张都造成不可修复的伤害。而且，干部人事档案是一个动态的系统，每年都要添加一些档案材料，如考核表、工资表等，对新添加的材料也都必须打孔，再将新材料插到相应的位置上，这种频繁的拆卷插件，其结果无疑会导致档案磨损甚至毁坏。打孔等操作对档案原件也是进行形式上的加工，直接破坏了档案原貌，而且加大了工作量。笔者建议将装档案盒中的立柱跟压条换成文件强力夹，人事档案材料整好后用强力夹夹好成册，保存在档案柜中。这可以免去了打孔的工序，也不用对没有装订边进行裱糊，留出装订线，最大程度地保护了纸质材料的原生态，而且在复印档案材料以及添加档案材料时，拆装更为方便、快捷，不会造成对档案材料的磨损，减少对档案材料的破坏。
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