这样管理让你的效率提升三倍

　　人们之所以同时执行多项任务，并不是因为他们擅长这样做，而是因为他们容易分心，难以克制自己去做另一件事的冲动。换句话说，那些最喜欢同时执行多项任务的人自制能力相对较弱，没有办法让自己长时间集中精力。
　　你可能想说：你说的都对，但是我现在是做生意，不得不同时做一连串的事情，我的团队要同时解决5个项目，我不得不保持竞争力，我必须应付。
　　这个时候，不得不提到，很多公司针对重要项目开展过大量的研究工作，这类研究之所以会这么多，是因为他们每年都会浪费数百万、数千万甚至数亿美元，而产品却越来越糟。下面就是任务转换造成的损失。
　　也就是说：如果你同时开展5个项目，那么就有整整75的工作是浪费掉的，换句话说，这就相当于你的一天中将有34的时间是被浪费掉的。
　　这就是同时执行多项任务的代价。我们都生活在一个不得不这么做的时代，别人对我们也会提出不同的要求，比如电话铃响了，而且这个电话非常重要；孩子放学回家了；老板走进了办公室等等。但我希望大家能够意识到环境改变是有成本的。这是确确实实存在的，你应该努力实现这种成本的最小化。
　　如果你正在处理一些复杂的事情，比如，正在写报告、准备做陈述、开发一款软件的一部分，或者准备出一本书，那么在你的心里就可能装满很复杂的事情。你必须考虑许多因素，记住自己完成了什么，想要走向何方，可能会遇到什么障碍。这些都是相当棘手的事情。如果你被别人打扰了，或者不得不快速转到另一个项目时，哪怕只是一会儿，又会发生什么？
　　你可以想象得到的结果就是，原本小心翼翼建立的思维架构就毁了，你可能必须花费好几个小时的时间才能再回到原本的意识状态。这就是代价。所以，你不要同时执行几项任务，尽量减少时间的浪费。你可以关掉电话，在门上挂上请勿打扰的牌子，然后集中精力逐一解决掉手上的事情。
　　工时越长，效率越低
　　麦肯锡当时的公司文化是每周工作七天，如果你不工作那么久，公司就觉得你没有干好自己的本职工作，没有对团队做出贡献。
　　当时由于宗教信仰，一位员工每周只工作6天，但是他注意到一件事：虽然他的工作时间比较少，完成的工作量却比别人多，他决定尝试每周只工作5天，这次他发现自己做的事变得更多了。他告诉老板，工作时间太长，做的事情反而会减少。老板对这样的想法满腹狐疑。减少工时？那不就是在偷懒吗？
　　这时候，麦肯锡的工作压力太大，一些无法接受的员工便选择了辞职。老板注意到工作效率与工作时间的对比发生了变化。延长工时不能继续增加产出了。有一天，他把我拉进他的办公室，在一块白板上画出了一幅曲线图。
　　纵轴代表着工作效率，横轴代表着每周工时。效率最高时，每周工时略少于40小时。获得这种数据之后，麦肯锡老板开始让员工早点下班。
　　值得惊喜的是，麦肯锡公司团队引入敏捷管理方法之后，工作效率提高了2535，后来公司发现员工的实际工作状况，竟高于他们自己口头描述的工作状况，整个公司干劲十足。
　　加班加点地工作不是敬业的标志，而是失败的标志。他让员工早点下班，不是想让他们过一种平衡的生活，而是因为他们会完成更多的工作。因此，不要加班到深夜了，也不要周末加班了。休假的时候，公司希望他们安心度假，不必查看电子邮件，也不必过问办公室的事情。该公司的思维方式认为，如果一个团队的领导者在休假时还要确保办公室一切正常，那么这就说明他没有管理好自己的团队。
　　就算是同一个人，在生命中的不同时刻，曲线也会有所不同。麦肯锡老板说：我发现，随着年龄渐长，并且随着社会角色的变化，我的效率的最高点和20年前的自己相比，已经落在工时较短的地方。
　　所以，你每天能做的明智决定是有限的，做出的决定越多，就越会耗损自我控制能力，然后你就会开始一路犯错，最后犯下严重错误。正如马克斯韦尔绘制的曲线所示，这些不良决定将会影响到工作效率。因此，你应该在5点就下班回家，周末关掉手机，看场电影。适当减少一下工作时间，你反而能做得更多、更好。
　　敏捷管理方法要求参与者摒弃那种只衡量工时的思维，因为工时只代表着一种成本。相反，我们应该更多地关注产出。为什么要关注一个人用多久才完成一项任务呢？只要关注完成任务的速度和质量就足够了，这才是唯一重要的事情。
　　避免这些现象加重你的工作负担
　　敏捷管理中的工作是有节奏的。每一个迭代期，或者说每一个冲刺期，都要完成很多事情。但是完成意味着任务彻底完成。如果在迭代期的最后，事情只做了一半，你将比一点都没开始做更糟糕。你花费了资源，付出了努力和时间，最后没有得到任何成果。
　　另外，如果我们没有在发现问题之后立即改正，而是拖延到未来的某个时间去解决，就会花费更多时间。当你在做一个项目的时候，大脑专注于它，你很清楚做某件事的所有原因，这时你的脑子里存在一个与之相关的复杂架构。想在几个星期后重新建立这样的架构十分困难，你必须先想起你在做决定时考虑的所有因素，必须重新建立促使你做出该决定的思考流程，再度成为当时的自己，把自己拉回到已经不复存在的思维里。做这些动作都要花费时间，而且还是更长的时间，是你在发现问题时立即改正所需时间的24倍。
　　还有四种现象浪费会延长人们的工作时间，加重工作负担。
　　第一种不合理现象是目标荒谬。你可以给你的团队制定一些富有挑战性的目标，促使他们创造更多成果，但不能制定一些荒谬的、不切实际的目标，这样只会徒徒浪费时间和资源。
　　第二种不合理现象是期待过高。你是否经常听到有人夸耀自己的英勇行为拯救了某个项目？通常，别人往往会用拍拍他的肩膀、欢呼或祝贺作为回应。我认为这是工作进程中的一个根本缺陷。如果一个团队经常依赖某个英雄人物才能赶在截止日期之前完成任务，就说明这个团队平时并没有按照应有的方式开展工作。不停地从一个危机过渡到下一个危机会让人筋疲力尽，团队也不可能实现合理、持续的改善。
　　第三种不合理现象就是负担过重。这类现象包括公司的规定过于烦琐，妨碍了工作；没必要的汇报。导致员工为了填表而填表；没有意义的会议耗费了时间，却创造不出任何价值。
　　还有第四种不合理现象，即情绪浪费。在一个公司里面，只要存在一个令人讨厌的人，就会造成这种情绪浪费，因为这个人往往倾向于激怒别人，导致别人陷入狂躁。这种人通常宣称自己只是在竭力帮助别人更好地工作，以此为自己的行为找到合理借口，其实它们只是在放纵自己性格中的一些消极方面，这种人最擅长削弱一个团队实现卓越业绩的能力。
　　不要做一个令人讨厌的人，而且也不要允许、纵容或容忍别人成为这种人。