高校办公室有效行政管理能力提升的路径研究

　　李桂梅潘金军陈咏梅
　　【摘要】本文简要分析了高校办公室有效行政管理能力，并提出了当前高校办公室行政管理中存在的问题，以此为基础提出了提高高校办公室有效行政管理能力的具体路径。
　　【关键词】有效行政管理能力；高校；办公室
　　办公室在高校行政管理中主要负责上传下达，能够将学生、学院和学校连接起来，保障学生的利益、促进学校的发展。通过办公室的行政工作，学校能够将方针政策迅速传达到学院，然后再由学院传达给每位学生。然而当前我国的高校办公室的有效行政管理仍然有待提高，需要采取相应的措施不断提升高校办公室的有效行政管理能力。
　　一、高校办公室的有效行政管理能力
　　高校行政管理工作的运行体系囊括了各办公室，按照一定的比例，各企业、政府部门和事业单位才能将不同的关联系统组织起来，高校也不例外。因此要实现高校的办学目标，就必须不断提高办公室的有效行政管理能力。根据相关法律法规，国家行政机关对社会和国家公共事务进行管理的过程被称为行政管理。为了实现行政管理的组织目标而表现出的各种综合能力被称为行政管理能力，例如解决问题能力、沟通能力、协调能力、执行能力等。但是这些能力并非都是有效的，要实现行政管理的目标依靠有效行政管理能力。因此有效行政管理能力包括执行能力、协调能力、沟通能力和问题解决能力，其目的在于实现高校的人才培养目标。
　　二、当前我国高校办公室行政管理中存在的问题
　　当前我国很多高校的办公室行政管理均存在一些问题，严重影响了高校的發展和目标的实现，这也暴露出了办公室有效行政管理能力有待提高。
　　（一）缺乏完善的行政管理机制。首先，行政管理的观念落后。在办公室的实际行政管理工作中，传统的工作方式仍然存在，也就是只着眼于当前的事务性工作，使用固定的工作方法，没有认识到高校发展过程中出现的一些新问题。这也造成了办公室行政管理的效率较低，整个行政管理工作过于被动，不能保障上传下达的通畅性。其次，缺乏完善的内部规范。由于高校办公室的工作通常比较繁琐，如果要保障一定的工作效率就必须具备完善的管理机制，但是当前很多高校的办公室内部管理规范没有与时俱进，不能发挥应有的作用。第三，缺乏完善的内部机构。办公室内部机构的设置缺乏规范性，岗位和人员之间不匹配，导致办公室行政管理工作效率不高。办公室的人员过多会造成人浮于事，人员过少又会造成工作量过大、工作效率降低。
　　（二）办公室工作人员缺乏系统培训机制。近年来我国的高校规模不断扩大，高校办公室的工作量也逐渐加大，这对于高校办公室工作人员的专业素质也提出了更高的要求。然而当前很多高校不重视对办公室人员进行培训，也没有建立健全的办公室人员培训机制，导致办公室人员接受培训的机会不多，无法及时更新知识和理念，导致其职业素质得不到有效的提高，一定程度上影响了办公室行政管理工作的有效展开。与此同时，办公室工作人员的工作往往缺乏主动性。办公室行政管理工作需要涉及到较多的部门，并在多方面的关系进行协调，其具有偶然性、随机性、灵活性、复杂性，而且并没有固定的模式和方法可以对所有的办公室工作进行处理。这也必然会造成办公室行政管理工作需要耗费工作人员较多的时间和精力。然而当今很多高校领导对办公室工作不重视，往往是从其他的部门抽调人员来负责办公室行政管理工作。这些临时抽调的人员不仅具有较低的职业素质，而且具有较低的工作积极性和责任感。
　　三、提升高校办公室有效行政管理能力的具体路径
　　（一）构建完善的高校办公室行政管理机制。笔者自身的办公室行政管理经验，要保障高校办公室的有效管理能力得到持续地提升，就必须建立完善、规范的机制。以高校的办学目标为中心，将社会各用人单位办公室、各职能部门和校区办公室组合起来，形成一套完整的办公室行政管理机制，才能使办公室的有效管理能力得到持续提高，发挥办公室上传下达的重要作用。
　　（二）加强各部门办公室之间的协调与合作。高校各部门均设有自己的办公室，这些办公室之间是否具有科学的层次分公，是否能够进行和谐的合作，是否能够达成一致的目标，并进行积极的配合，都会影响到高校办公室的有效行政管理能力。上级办公室会将各项工作要求下达到下级办公室，而下级办公室必须对这些要求进行落实，抓好各项工作。
　　对于下级办公室而言，应该认真办理上级办公室及领导下达的各种任务，决不能推诿扯皮、敷衍应付，对于各项工作必须做到有落实、有举措、有回声。为了使高校的人才培养、服务经济建设的目标得以实现，各办公室之间都应该进行积极的配合，同时还要与用人单位、用人企业的办公室进行沟通协调，尽可能地实现高校的目标。
　　（三）科学组合办公室行政管理要素。高校办公室的行政管理要素主要包括办公时间、办公条件、办公人员等，应该对这些要素进行科学的组合，有机地组合办公信息、办公资金、办公资料、人力资源，使其发挥最大的作用。依据一定的模式将各种要素组合起来，这种组合模式越好，高校办公室的有效行政管理能力水平就越高。
　　在对办公室行政管理要素对接组合时，要对人力资源要素予以高度地重视，使人力资源要素与设备、资金等要素更加适应。因此高校一方面要不断提高办公室设备的水平，积极引进先进的现代化办公设备，并不断提高办公室行政管理的自动化水平，同时要不断提高办公室人员对这些现代化设备的应用能力。另一方面也要注意根据不同的办公要求适当的调整办公室人员和其他要素之间的比例，从而在固定的要素投入量的前提下不断提高办公室的有效行政管理能力。在办公室行政管理工作中，办公室人员要不断提高自身的时间观念，例如在毕业生就业、新生接待等时间段内，积极调派各种要素，做到适时投入。在行政管理工作中要具备效率意识，也就是减少重复劳动，缩短整体线路和总体时间，让广大师生和员工的教学研究需要得到满足。例如高校可以集中安排科研管理办公室、教学行政办公室等。
　　（四）不断提高办公室人员的综合素质。作为高校的行政管理人员，办公室人员必须具备服务观念，破除传统的行政管理理念，保持高度的工作热情和工作积极性，为全校师生员工服务，促进高校教育目标的实现。高校办公室有效行政能力的提升，应该致力于开发利用人的潜力，对办公室人员的协调状况、激烈程度、素质水平和数量进行调整，打造一支高素质、具有服务意识的办公室行政管理队伍。
　　首先，要根据办公室的目标要求合理设置办公室人员的数量。投入人力可以适当地增加产出，使高校的行政管理能力得到提高，然而行政管理能力的提高和人员投入之间并非线性关系，仍然要受到很多因素的约束，例如高校规模、工作量等。因此应该本着适度集中的原则，对办公室人员进行分配，合理地配置办公室人员的数量，使每个办公室人员都有合理的工作量，既要提高其工作积极性，也要避免人力资源的浪费。
　　其次，为了实现边际产出，要对办公室人员进行合理配置，也就是保障各级办公室人员数量的合理性，从而对内外部办公室系统进行协调。在不同的办公领域，同一个办公人员的边际产出也会有所不同，这是由于各办公领域都具有不同的人员短缺状况、管理水平和办公效率，甚至不同的办公文化，而这些都会影响到边际产出。每个行政办公人员所转过的专业技能和行政办公的专业技能并不完全吻合，应该尽可能地达到边际产出，就必须对其进行合理的配置，并对高校内部组织结构进行不断地优化。
　　再次，高校应该重视对办公室人员的培训再教育，通过培训和再教育不断提高其专业水平和综合素质，培训内容不仅要包括技能教育和管理知识，还要着力培养良好的工作作风、职业道德和现代服务意识。办公室人员还必须了解一定的经济法律知识、公共关系知识，并掌握一定的计算机技能，以及其所负责分支的专业知识，在处理问题时才能做到公平合理、主次清晰、计划周密、落实有效。办公室工作人员还必须具有一定的协调能力，能够对各部门的冲突进行化解，对各种关系进行处理，不断总结科学的办公室行政管理方法。
　　（五）构建办公室激励机制。合理有效的激励机制能不断提高办公室行政管理人员的工作积极性，从而不断提高组织生产能力，对内部各类人员的利益、职责和权利进行划分，要通过招聘考试的方法选择具有较高的综合素质和工作能力的人员进入办公室。同时要对内外部环境和劳动关系进行改善，将高校办公室人员的创造性和工作积极性调动起来。例如高校可以实行岗位聘任制和绩效工资改革，适当对办公室人员进行激励，提高其工作积极性，实现奖勤罚懒、优胜劣汰。
　　四、结语
　　高校应该积极营造良好的办公环境，通过科学的制度、完善的机制提高办公室有效行政管理能力，打造一支高素质的办公室行政管理队伍，将办公室的工作职能充分地发挥出来。行政管理工作比较繁琐，为了适应高校发展的步伐，高校办公室也必须具备一定的创新能力，不断提高管理水平和服务意识，才能对高校各项事业的发展进行推动和落实，为全校师生和员工服务。
　　【参考文献】
　　〔1〕王莉莉。关于提高高校办公室管理服務水平的思考〔J〕。办公室业务。2016（07）。
　　〔2〕张廷尉。新时期高校办公室职能的研究与思考〔J〕。学园。2016（04）。
　　〔3〕郭旭。高校办公室职能实现的实践探索〔J〕。产业与科技论坛。2014（13）。
　　〔4〕骆仲渝。改进和完善高校办公室管理的建议〔J〕。河南科技。2014（22）。
　　〔5〕纪逸群。浅议新形势下高校办公室工作存在的问题及对策〔J〕。东方企业文化。2014（23）。
　　〔6〕林晓航。浅析高等学校行政管理的改革创新意识〔J〕。山东行政学院，山东省经济管理干部学院学报，2012（06）。