手工会计与电算化会计错账更正方法比较

　　张冬梅肖调生
　　中图分类号：F232文献标识码：A文章编号：10025812（2016）12010102
　　摘要：随着企事业单位会计电算化的普及，手工会计下的错账更正方法越来越难以适应电算化会计工作的需要。会计信息化环境下，必须区分手工会计与电算化会计工作的原理、流程、载体变化，合理采用与电算化环境相适应的错账更正方法既是适应会计信息化时代的要求，也是推动会计信息化工作顺利开展的重要保障。
　　关键词：手工会计电算化会计会计信息化错账更正
　　入互联网时代，随着计算机信息技术的发展，手工会计逐渐过渡到了电算化会计，会计信息化对企业提高核心竞争力和经济效益意义非凡。在实施会计信息化的过程中，合理选择并规范会计差错更正方法，是会计信息化工作顺利开展不可回避的问题，关系到会计信息化的质量与效率。会计信息化下，虽然各商品化财务软件开发设计时也考虑到了多种控制错误的办法，但只要有人工操作，会计错账就在所难免。各种会计差错必然会影响到最终的会计核算结果，导致会计信息失真。针对手工会计与电算化会计不同环境下会计差错的发生原因，笔者结合多年教学工作经验，对差错更正方法进行比较，以期为会计工作者提供方法指导。
　　一、手工会计环境下会计错账更正方法
　　现行的会计错账更正方法一般是基于手工会计而言的。由于手工会计工作是证账表三步曲工作过程，会计差错按照影响程度划分为三类错账更正方法：划线更正法，划线是指在手工账簿的错误记账栏划横线，再更正在栏目上方12处，一般适用于手工登账时会计凭证没错，转抄账簿时登记出错。红字冲销法，是用于更正填制会计凭证时多记金额而导致账簿多记的错账。方法是将多记金额填制与原分录相同、金额用红字登记的会计凭证，摘要备注冲销某字某号凭证，称为部分红字冲销法；也可将全部金额用红字冲销作一会计凭证，再填制正确的蓝字金额会计凭证，称为完全红字冲销法。这两种方法填制的凭证都要过入相关账簿，实现更错。补充登记法，是用于更正填制凭证时少记金额或少记业务内容而发生的错账。方法是就少记金额补充填制蓝字凭证且摘要注明订正某字某号凭证，再经审核签字过入相关账簿。后两种方法与第一种方法的区别在于，后两种方法都是发生在会计凭证上的差错而导致账簿错误，属于证错而账错，而前者是证没错而账错。
　　二、电算化会计环境下会计错账更正方法
　　电算化会计环境下，会计工作虽发生了软、硬件的变化，但工作目标不变，内容不变，本质仍然是对单位一定时期内发生的经济业务进行记录、记量、分析的数据加工处理过程。电算化会计工作循环仍体现手工会计的证账表三段式工作过程，只是工作的载体、手段发生了改变而已。针对电算化会计的工作原理，账务处理系统是整个会计信息系统的核心，会计数据库分为未记账的临时凭证数据库和经审核合法的正式账簿数据库。会计差错更正也以是否影响账簿数据库而留下更正痕迹划分为直接的无痕迹修改和间接的有痕迹修改。
　　（一）直接修改法（无痕迹修改法）。所谓直接修改是指修改直接发生在账务处理系统中的会计凭证录入上。差错更正后只保存在凭证数据库非账簿数据库，账簿数据库并没留下曾经修改过的线索和痕迹，故也称为无痕迹修改法。实际电算化工作中，无痕迹修改法常见以下五种情况：
　　1。凭证尚在录入中。凭证录入是电算化会计工作的起点，电算化凭证与手工凭证一样都具有凭证七要素。但由于制单会计业务水平和其他人为因素，录单时仍会发生凭证类别选择、制单日期和附件张数、会计科目、摘要或金额、制单人等错误录入，这时只要凭证未保存，可以在凭证界面直接修改。这一步是电算化错账最主要的发生时间，也是会计信息化下控制错账的关键步骤。所以业界有电算化环境下内控点前置之说。
　　2。凭证已保存但未审核。电算化会计凭证的处理程序是：制单出纳签字、主管签字审核记账。其中审核是各软件中设置的必需流程。对于已保存未审核或审核未通过的凭证存在错误的，可在总账系统凭证填制窗口中直接编辑修改并保存。但此时，不是所有要素都能直接修改，如凭证类别、制单日期（默认总账系统制单日期是序时的，即该张凭证不能超前上张制单日期）；如果该记账凭证是来自总账系统之外的子系统自动转账生成的，则必须在外部子系统中直接修改。需注意的是外部子系统凭证列表中的删除操作只相当于总账系统中的作废处理，要彻底删除错误凭证还须在总账填制窗口作整理处理。
　　3。凭证审核后记账前。凭证审核后，不能直接修改和删除。其修改的数据库技术原理必须是先取消审核签字，即将凭证库中审核字段的值清空，再对该库其他相关字段的值进行修改。由于凭证审核和凭证录入属于不相容岗位职责，按照会计内部控制制度要求，两岗是不能由同一人兼任的。发现已审核但尚未记账的凭证错误，须先由原审核员在总账系统凭证凭证审核功能窗口中取消审核签章；然后制单员调出该错误凭证进行修改并保存，再重新审核。显然这种情况的直接修改并不直接，且要反向操作、经手多人操作，比较麻烦。
　　4。凭证记账后结账前。现行会计制度规定，记账后的凭证一般是不允许删除或修改的，确应修改的，经过批准，可采取反向操作功能，即取消记账、审核后直接修改。由于制度规定的模糊性，加之软件技术上的可行性，现实中许多单位发生了这种错账也习惯性地采用了直接修改的方法。具体方法是账套主管在总账系统期末对账窗口中，按CtrlH快捷键，激活恢复记账前状态功能；然后在凭证恢复记账前状态窗口中，选择恢复方式并输入主管口令，系统将恢复为记账前状态；即反记账反审核，修改正确后再重新审核和记账。
　　5。凭证记账后并结账。记、结账后的错误凭证，要实现直接无痕修改，也要利用财务软件提供的反向功能，即反结账、反记账与反审核后直接修改。过程是由后往前反向操作，首先在结账向导的月份选择窗口，账套主管按CtrlShiftF6键取消当月的结账，各账簿记录恢复到结账前的状态；然后调出错误凭证按前述3、4种方法反记账、反审核并完成修改，再重新审核、记账和结账。
　　显然，利用会计软件的反向功能，技术上各种情况下均能实现无痕迹直接修改。反向功能方便了会计人员的事后纠错，有利于清除数据冗余、保证账证相符和数据安全。但笔者认为如不加以约束、任意滥用也会存在如下弊端：一是与现行会计法规要求不一致，违背了《会计核算软件基本功能规范》关于会计数据输入的基本要求和会计差错更正方法的规定，导致财务人员随意更改会计记录，削弱了会计工作的严肃性。二是为会计造假提供了方便。在会计信息化下，如果财务软件对更改的会计事项没有提供完整的、有痕迹的记录，只靠操作日志简单记录反向功能应用情况，加之缺乏严格周密的内控制度，会计做假、造假和经济违法犯罪活动会变得更加隐蔽，会计信息化的安全性将受到极大威胁。三是可能导致数据系统错误和财务混乱。在使用跨年度反结账功能时，不同年份会计科目的核算体系可能发生调整；反记账的原理是按记账时留下的线索进行逆向处理，记账次数及记账后的后续业务等不可控，软件设计时实际只能保留重要线索；ERP等大中型财务系统功能复杂，数据处理技术难度加倍，系统间的无缝连接和数据间的实时传递以及自动生成记账凭证，都很难准确全面地恢复到记账、结账前的状态。线索的不完整与部分处理的不可逆都将导致系统数据的前后不一致，很可能产生系统数据错误、财务混乱。鉴于此，除上述第3种情况反审核操作是将记账凭证库中审核字段的值清空，属同一库中修改外，第4、5种情况下的错误凭证应该严格采用有痕迹的间接修改方法。
　　（二）间接修改法（有痕迹修改法）。会计信息系统中，通过保留错误凭证和更正凭证去更正账面数据以留下修改痕迹的线索，称为间接修改法或有痕迹修改法。按照《会计基础工作规范》第18条规定：对已审核并记账的错误凭证更正，须用红字凭证冲销法或者蓝字凭证补充登记法。总之，间接修改法既能区分会计人员的责任，又能留下审计线索，确保了会计信息的真实有效。会计信息化环境下，具体方法分为以下两种：
　　1。补充登记法。记账后，如凭证中会计科目无误，只是金额错误凭证金额少计，则采用补充凭证登记法，按少记金额重填一张蓝字记账凭证；如为金额多记，则采用红字更正法，就多计金额填写一张同科目和方向的红字金额凭证，用以冲销多计金额；补充的凭证正常审核记账即可。另还要在摘要栏中注明补充某字某号凭证。
　　2。完全红字冲销法。记账凭证记账后，发现凭证金额多记，会计科目、记账方向或其他事项有误，可采用红字凭证冲销法更正。即在总账系统填制凭证窗口中，打开制单冲销凭证功能，弹出窗口中输入要冲销的错误凭证字号信息，系统将自动生成一张与原错误凭证完全相同的红字凭证，用以冲销原错误凭证，然后再填制一张正确的蓝字记账凭证，再对这两张凭证进行审核并记账，实现对原凭证的冲销和重新更正。须注意的是，此方法的更正原理相同于手工会计下的完全红字冲销法，而不同于部分红字冲销法，因为加上原错误凭证，此方法前后共制单三张凭证，也不同于上述补充登记法下前后只完成两张凭证。
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