行政事务人员日常事务处理技巧分析

　　【摘要】当前，在事业单位中行政事务人员所占据的地位越来越重要。本文入手于行政事务工作概述，并在此基础上对事业单位中行政事务人员日常事务处理方法和技巧展开分析，以期推动行政事务人员工作质量与效率的提升。
　　【关键词】行政事务人员；日常事务；处理技巧
　　行政事务人员在我国已拥有了一定的存在时间，然而在社会经济不断发展、改革背景下，进一步加快了城市化进程，行政事务人员职能与作用也相应的有变化产生。要想将行政事务工作更好地完成，成为一名优秀的行政事务人员，就必须在工作实践中不断进行经验总结，通过对工作技巧的探索，实现自身素质与工作能力的提高，为工作质量与效率的提升奠定基础。
　　一、行政事务工作概述
　　行政事务人员指的是行政机关内借助国家权力执行公务、实施社会事务的公共管理或将自身内部事务管理完成的工作人员。各个国家的行政事务人员因法规上存在差异的缘故，也有不同的指代范围。我国行政事务人员主要指的是从事于党政机关、企事业单位等部门的行政管理工作人员。行政事务人员是政府与人民之间的联系桥梁，负责行政组织工作目标与工作职责的实现，其日常事务处理与政府形象和人民群众的切身利益有着直接联系存在，能为行政任务的良好完成提供可靠保障。
　　行政事务人员日常事务处理过程中，一切为了人民，为了人民的一切这一思想是必须始终坚持的，该思想不但是习近平总书记的为民情怀，同时也体现了中国共产党全心全意为人民服务的宗旨〔1〕。一方面，要在内心中始终将人民需求放在首位，做到心中有民。另一方面，对于应担当的责任必须主动担当，做到心中有责。行政事务人员在日常事务处理过程中，需追随为人民服务的思想，突出自身公仆意识、公正廉洁意识、为民负责意识和修身正己意识，将为人民行使好权力、管理好国家的责任落实。
　　二、行政事务人员日常事务处理方法
　　（一）台账分类法
　　该方法指的是在日常工作事务处理过程中，建立有关于工作的台账，并对台账时时进行维护、更新，便于推动工作效率提升的方式。利用该方式不但能够清晰化、有序化繁琐的工作，同时还能标准化、规范化日常工作的处理。而当今正处于迅速发展的数字化时代，行政事务人员借助各类计算机技术以数据库的模式建立台账，并再将相关数据维护更新工作落实之后，能使工作的开展更为流畅、顺利。
　　（二）追根究底法
　　该方法主要负责由领导交办的线索不足、难度较大的特殊事务，领导在这类事务交办时通常都不会清楚地讲诉事务整个过程，行政人员仅有追根究底，认真追查事务根源，对整件事情从根本上进行了解，明确整个事务的前因后果，以此将根本重点所在找到，才能对领导的指示正确领会，最终将任务完成。
　　（三）举一反三
　　在日常事务处理中应学会举一反三，在与一个问题接触的时候实现快速地触类旁通，便于为领导工作的开展提供更好的帮助。基于此，在考评事业单位行政事务人员工作时，所参考的依据中工作能否及时、高效、优质开展十分重要。而若是能在工作中实现举一反三，将存在于工作中的问题找出并深入挖掘、分析，便能将行之有效的建议提供给领导，为单位工作整体的良性发展提供可靠保证。
　　（四）日志记录法
　　行政事务人员每天所处理的工作任务不但数量大，也十分繁琐，若是工作方法不够良好，极易导致工作出现杂乱无章的情形。而借助日志记录法便可将这一问题很好地解决，使日常事务处理变得有迹可循。行政事务人员工作中通过信息管理软件的应用，可使工作有计划、有条理。及时将工作日志、日常安排、通讯录及待办事项等内容录入，并完成定时提醒的设定，就能有效避免出现工作遗漏的问题。
　　三、行政事务人员日常事务处理技巧
　　（一）信息处理技巧
　　信息处理是行政事务人员的工作基础，每天所需处理的信息量十分大。当前正处于信息时代，内部信息与单位内部机密存在密切联系，在生产、发展中所发挥的作用十分重要。若是能将信息更好地处理，工作开展便能更顺利、有效〔2〕。行政事务人员负责信息的收集、整理，并以重要程度为依据对收集的信息进行区分。信息若是能及时完成收集，可将有效的参考依据提供给领导的正确决策；能对兄弟单位的信息更深入的了解，便于将竞争准备落实；还能对国家政策更精准的了解，为事业单位快速有效地发展奠定基础。
　　（二）协调沟通技巧
　　对于行政事务人员而言，协调沟通能力一个对其能力检测的重要指标，优秀的行政事务人员在事务处理中，需将协调沟通落实。如行政事务人员在处理关系时，需将方向找好、思路找准，不但要明确态度，还需对大局予以考虑，帮助领导将关系协调工作落实，在确保团结互助的基础上推动单位凝聚力的实现。同时，在处理日常事务时，针对自身协调沟通能力也需不断进行强化，始終秉持谦虚的态度，落实日常事务的协调安排，以相应的沟通方法处理不同人群的沟通，在将协调沟通技巧熟练掌握的基础上，实现日常工作的高效完成，推动单位行政事务工作的提升。
　　（三）文档处理技巧
　　现下，文档管理内容主要包括：其一，处理来文，如签收、登记、呈批、复印及分送等；其二，管理普通信函及文件材料，如保管、归档、立卷、销毁和利用原始资料数据等；其三，管理电子文档，如更新、保存、备份和设密等；其四，发送、接收和引发穿针等。对于行政事务人员而言，文档管理这份工作尽管较为基础，但是极具繁琐性。
　　（四）会议安排技巧
　　对于行政事务人员而言，必须具备圆满完成会议安排的技巧，能否良好的完成会议安排可直接反映出行政事务人员能力的高低。完整的会议安排需将准备工作做好、通过信息收集整理完成会议议题的拟定，并在准备好会议议题、资料后，及时报告于领导，获取会议的批准。对于会议的每一个细节问题都必须予以充分考虑，力求做到最佳，在确定好会议地点、时间及人员后也需落实通知工作〔3〕。针对会议中可能出现的意外，需提前完成会议安排及应急计划的制定，为会议的顺利开展提供保障。针对会议过程中每一处细节的变化必须高度关注，出现突发事件时应在第一时间进行处理，保障会议运行的顺利。在会议结束之后，应将会议的整理、归纳及总结等工作落实。
　　（五）电话接听技巧
　　行政事务人员在日常工作中，电话接听十分频繁，故而必须将电话接听技巧掌握，便于电话接听工作任务得以圆满完成。行政事务人员在电话接听过程中，应带给对方一种自己是专业人员的感受，这也就对相关人员提出了具备专业知识、态度和蔼、语气诚恳的要求，通过自己专业能力的充分发挥，将对方征服。同时，行政事务人员还需将电话分类处理工作完善，及时处理重要事务电话，与相关部门积极联系；妥善处理部分骚扰电话，落实自身为领导解决问题、排忧解难的职责。
　　四、结语
　　在机关单位日常事务的处理过程中，行政事务人员所发挥的作用极其关键。要想使政府工作目标得以高效率地实现，就必须将日常事务处理技巧熟练掌握，而行政事务人员若是针对日常事务无法较好地处理，不但会在一定程度上影响单位的工作，同时还会对政府日常工作的及时开展造成阻碍，人民群众生产生活也会受到一定的影响，最终导致人民心中政府的形象受到损伤。基于此，行政事务人员就必须不断强化自身思想道德素质、法律意识，通过对工作技巧和效率的提升、工作经济的积极归纳总结，将自身作为政府与人民之间的联系桥梁作用充分发挥。
　　【参考文献】
　　〔1〕陈强。行政事务人员日常事务处理技巧浅析〔J〕。科技经济导刊，2017（12）。
　　〔2〕武卫东。试论行政事务人员日常事务处理技巧〔J〕。科技展望，2017（11）。
　　〔3〕季一军。浅析如何提升机关行政事务人员日常事务处理技巧〔J〕。社会科学：文摘版：0034500345。