浅析大数据时代企业档案信息资源收集管理工作

　　【摘要】本文探析了大数据时代背景下，企业档案信息资源收集管理工作所呈现出的特点以及围绕大数据信息，企业档案信息资源收集管理中已出现的革新变化，最后对未来大数据时代，企业档案信息资源收集管理工作进行了合理化的展望和预期。
　　【关键词】大数据时代；企业档案信息资源收集管理；革新；展望
　　一、大数据背景下，企业档案信息资源特征
　　近年来，随着信息技术快速发展和普遍应用，大数据（bigdate）受到更多关注，作为中国经济的重要组成部分，国有企业不可避免的融入大数据浪潮之中。大数据时代的特点可以概括为：Variety（模态繁多）、Volume（体量浩大）、Velocity（生成快速）和Value（价值巨大但密度很低）。这些错综复杂的特点使当前的企业档案管理体现如下特点：
　　（一）数据指数级增长，档案信息分析运行能力要求增强。大数据从以GB或TB为单位来衡量上升为以PB（1000个T）、EB（一百万个T）或ZB（10亿个T）为计量单位。目前，一般大型国有企业档案数据量从TB量级已经增加到EB量级。巨大的信息数据量，使得档案管理需要花费更长地时间去运行分析，同时对企业档案管理者在短时间内甄别信息价值能力也提出了更高的要求。
　　（二）数据类型多样化，档案管理利用难度增大。大数据时代前，国有企业数据多为定型化数据。少数企业拥有非结构化数据。大数据环境下档案类型多样化，图片、音频、视频等非结构化数据占据主流地位。据测算，目前我国国有企业非结构化数据复合年增长率超过90，其主要驱动力来自于互联网以及依托互联网的诸如微博、微信等新生客户端。
　　（三）数据时效性强，档案处理捕捉能力升级。在一个开放和兼容的大数据时代中，企业档案管部门必须在超容量级的档案数据中进行快速地收集、分析、提交的结果，档案从业者需以极快的速度从档案数据中捕捉有价值的信息后用于决策，才能最大限度地提升档案信息的有效性，实现1秒定律。
　　（四）数据自身价值巨大，档案价值凸显稀疏性。在大数据时代，数据总量与数据价值密度高低并不成正比关系。大量信息数据的占有，需要专业的档案人员反复层层地分析萃取创新有价值的信息，实现高质量的企业档案数据。随着数据信息群的不断庞大，企业档案价值稀疏性逐渐增加，错误数据分析风险有所增强。
　　二、大数据背景下，企业档案信息资源收集管理革新探究
　　（一）档案管理观念的变化。一是企业档案管理的范畴的转变。由原先单一的文件、史料、信息、记录等单一结化数据变成了结构化数据与非结构化数据并存，甚至网络信息、电子邮件、音视频等零散性非结构化数据将成为企业档案的核心部分。二是企业档案管理意义的巨大改变。以往企业档案工作更多的侧重于史料、记录、保存等功能，往往局限于单一价值功能体现。随着大数据时代的到来，企业档案意义的数据在舆情、医疗、治安、冶金、政务等领域中开始发挥巨大作用。企业档案服务方式也从被动服务向主动服务转变，主动通过对海量信息的筛选、甄别，寻找最具价值的数据整理储存，通过辅助决策实现社会经济价值。
　　（二）企业档案信息系统技术架构初步建立。以往的现代企业档案管理模式主要包括：档案分散管理模式、档案集中管理模式和信息体化管理模式三种模式。随着大数据时代的到来，简单的一体化已经不能满足企业对档案工作要求。借助于最新的数据技術，一体化信息处理开始向一站式转变，即通过应用云计算技术，对现有企业所有档案数据信息进行重新设计，动态增加计算资源、存储资源，将档案数据信息转变成一系列二进制代码储存，再经过统一分析、追踪、计算、量化所有数据，依据结论分析出潜在规律推算可能产生的有效结果，并直接将最终最后价值的档案数据直接传送至决策层，主动服务企业发展与管理。
　　（三）企业档案收集管理流程更加规范。大数据时代信息共通共有的背景下，是信息安全的巨大不确定性。为此，企业高层已经将企业档案管理作为企业战略性事务进行关注，对企业档案收集管理进行标准化流程式管控，特别加强各个环节安全管理意识措施的培训。部分企业已将ISO认证标准引入企业档案管理系统，使得标准流程更加明晰，环节把控更加严格。
　　三、大数据背景下，企业档案数据信息管理工作的前景展望
　　（一）企业档案信息管理大数据平台的建立。平台建设将基于现有的IT基础设施，例如云平台的建设。但不同于云平台单纯的基础设施建设，大数据平台还需要有相关配套软件的及时进入，实现在云框架下的大数据分析和应用。企业档案大数据平台的建设是一项非常复杂的系统工程，在我国仍处于初级阶段，但有些企业已经在尝试初期实现了很好的成果。
　　（二）企业档案利用率的有效性和针对性的提升。大数据时代，很多档案管理者认为海量信息数据的流动性与档案的史料固定性有所矛盾，受之影响国内企业档案信息资源开放利用整体上还比较落后，成为企业档案建设中相对薄弱一环。近来，一些大型国有企业开始积极实践，并有望成为未来企业档案发展的趋势。
　　四、结语
　　随着企业档案工作重要性的增长，身为服务企业档案工作的一员，必须围绕主业，做好企业档案基础管理工作，同时运用大数据带来的优势价值，积极发挥档案数据信息资源的最大价值，为企业发展助一臂之力。
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