新时期怎样加强干部人事档案管理工作

　　干部人事档案真实的反映和记载干部个人经历、政治思想、品德作风、任务能力等，是干部个人自身历史成长的真实记载，为组织、人事工作的决策提供了科学依据，为合理分配使用人力资源提供了可靠的信息参考。
　　近年来，人事档案管理工作有了较大发展，逐步走向制度化、科学化、现代化的轨道。干部人事档案的管理工作在组织、干部人事工作和人事决策方面起到了很好的助推作用，但我们也不可否认干部人事档案管理工作也存在一定的问题，这是改革带给我们的考验，我们需要以此次机构改革为契机，进一步深入探索规范化管理的新途径、新举措。
　　一、干部人事档案管理工作的现状
　　目前市系统内部，档案管理单位数共23家，管理档案1892本。其中公务员和参公单位3家，比对国家级别副处级档案23本，正科级档案28本，副科级档案11本，其他6本。事业单位20家，领导班子成员档案84本，中层干部档案112本，其他人员档案1628本。目前，干部人事档案管理工作总体情况是好的，主要表现在：
　　一、干部人事档案管理工作的现状
　　1、从领导机构上看，各管档单位都成立了档案工作领导小组，有一名分管领导和一名兼职管档干部，领导机构比较健全。
　　2、从年龄结构上看，40岁以下的档案管理员占了80，符合现代档案干部年轻化的要求。
　　3、从文化程度上看，本科毕业占比达到100，管档干部的文化素质较高，胜任档案管理工作的需要。
　　4、从培训情况看，管档人员都曾参加过组织的干部档案业务培训，对做好干部档案管理工作有一定的基础。
　　5、2015年，按照市委组织部信息科档案室的要求，对1892本档案进行了认定审核，并责令其中存在问题完成了档案的整改工作。
　　6、在具体的干部人事档案管理工作方面，能积极争取领导的支持，多方筹集资金，抓好档案库建设，较好地改善了档案保管条件，维护了档案的完整与安全，而且建立了相应的管理制度，并在工作中认真严格地实施，为利用干部档案提供了有效的服务。但不可否认的是，不管在硬环境还是在软环境上，我们干部档案管理工作离领导和上级文件从高从严的要求，仍然存在一些不足。
　　二、干部人事档案管理工作存在的主要问题
　　1、干部人事档案管理工作的硬件比较落后。由于没有档案管理专项资金，档案日常管理存在严重的资金缺口。常年累积导致管档单位硬件设施难以满足档案管理需求，部分单位反映没有专门的档案室，缺少档案卷柜设备，多数单位反映设备老化或损坏，这些都严重地影响了干部人事档案管理工作的正常开展。以局机关档案室为例，档案室设施老旧，档案卷柜严重不足，有些档案难以分类管理；档案室电脑老化，在打印档案目录的过程中经常会出现死机状态，严重降低了工作效率；电子扫描仪仍是2012年采购的，不能及时更新系统，导致档案在进行电子扫描时会出现错码、乱码现象，严重掣肘了我局档案数字库建立的进程，难以适应档案数字化管理的需要。在整理档案过程中，经常会出现档案盒、档案材料整理专用的固体胶、档案盒背签等基础物品短缺。难以保障整理工作的顺利进行。
　　2、干部人事档案管理工作队伍素质不够高。根据调查反馈，直属管档单位多数都是单位人事在兼职档案管理工作，由于人事工作比较琐碎，经常需要外出办理人员工资变动审批、编制申请、人员调配、绩效考核等工作，经常需要外出办公，没有整块时间沉下心来管理档案。而且在进行调研中发现，由于部分档案管理人员兼职过多，文化水平参差不齐，有的工作调动又比较频繁，因此造成业务不熟悉，短时间内难以胜任本职工作，这也间接阻碍了我局档案管理专业化队伍的建设进程。
　　3、干部人事档案的材料收集归档不及时，致使有些干部档案材料不齐全。有些单位仍把多年形成的应归档材料积压在领导办公室或单位的库房里，未及时报送局管档部门，造成应归档的材料如工资变动审批表、年度考核登记表、干部培训等材料不能及时上交局档案室，使干部档案的信息资源难以得到及时的更新和利用。值得注意的是2015年，我们按照上级要求，对教育局系统的档案进行了专项审核，但在调研中发现，全国干部人事档案专项审核工作专用的干部任免审批表很多单位没有按照要求放入档案第五类中。
　　4、干部档人事档案整理装订的质量较差。有的管档人员对整理装订工作的标准要求不高、执行不严、工作不细，有的单位干部档案室至今仍无整理装订必备的工具，且装订的工具式样也不同。
　　5、干部人事档案管理制度落实程度不够。有些单位虽然建立了干部人事档案管理制度，但真正执行的时候却并不落实。如干部档案未编目造册，编制检索工具，查阅借用、转递手续不够完备；有的单位干部档案室里堆放杂物，六防措施不落实；还有的单位干部档案里的档案甚至出现霉坏变质的状况。
　　三、干部人事档案管理工作的建议
　　针对这些问题，为了进一步加强干部人事档案管理工作，促进其规范化管理，科学化应用，使干部档案更好地为党的干部工作和经济建设服务，近几年，市教育局党务办围绕干部档案工作如何提高规范化管理，科学化应用进行了大量的调查研究，并认为应做好以下几点：
　　1、加强领导，增加投入是搞好干部档案管理工作的重要基础。要改变干部档案管理较为落后的状况，首先应加强对各单位干部档案工作的领导，把做好干部档案工作列入本单位工作的议事日程。其次是加大资金投入。要加大资金投入的力度，划拨专项资金用于支撑日常的档案管理工作，有条件的单位应配全档案所需的设备设施，提高档案信息资源开发利用的速度。定期检验维修库房内必要设备设施，努力改善干部档案管理的保管保护条件。建议为局档案室采购一台扫描仪，以便于更好的推进我局干部人事档案管理数字化进程。
　　2、提高干部人事档案管理队伍人员的素质。档案管理的好与坏，直接关系到干部的升降去留，因此必须把好用人关。首先，各单位和部门应选调那些政治可靠，作风正派，责任心强，具有大专以上学历的共产党员和优秀干部来从事干部人事档案管理工作。作为档案管理人员，要立足本职，用主要的时间和精力做好档案工作。其次，档案管理人员应保持相对稳定，避免频繁的岗位变动，这样才能有利于管档人员沉下身子，在档案工作岗位上有一定的业绩。第三，要定期加强档案管理人员的业务培训，组织他们参加各级举办的业务培训班、进修班、档案知识讲座、经验交流会等，提高档案管理人员的业务水平和工作能力。第四，档案管理人员自身也要加强学习，坚持与时俱进，开拓创新，树立正确的人生观、世界观、价值观及全心全意为人民服务的思想，干一行、爱一行、专一行，爱岗敬业，乐于奉献，为档案事业的发展做出自己应有的努力。
　　3、提高干部人事档案管理工作的质量。档案材料是否齐全完整，很大程度上是衡量档案管理质量的重要标志。因此，要做好干部档案材料的及时收集、归档工作。在收集归档材料工作中，应坚持三勤字，即嘴勤、腿勤、手勤。只有收集齐全干部档案材料，才能不断充实干部档案内容，全面反映干部德、能、勤、绩、廉等工作全貌，为领导决策提供可靠的原始依据，避免用人失误，造福于子孙后代。为了及时做好干部档案材料的转递工作，根据工作实际，我们下发通知明确要求各单位局管干部档案材料上交的截止日期定在每年的4月份，并要求要详细列出上交档案材料明细，材料审批时间，一式两份，签字留存。对于不定期形成的正式材料，规定在一个月内送交档案管理部门立卷归档。坚持标准化整理装订干部档案，按照《干部档案工作条例》的规定，干部人事档案正本由十类材料构成。根据市委组织部档案室的最新要求，四类和九类材料还要分成四小类。为此我们于2018年5月16日组织召开了档案管理专题会，要求管档单位务必严格按照市委组织部档案室的最新要求，于2019年6月底完成档案材料重新分类整理工作。整理过程中要抓好材料鉴别归类上求准、材料加工上求精、材料切订上求好、验收入库上求严四个环节。反对各行其是，更不能随意变通，确保干部档案规范化管理工作落到实处。
　　4、建立健全干部人事档案管理制度。首先要建立干部人事档案管理的各项制度，确保档案的安全。其次要坚持执行各项制度，用制度约束和规范干部的行为。对干部人事档案有无建立名册，查阅借用有无履行登记，转递手续是否完备，库容室貌是否整洁等工作加强检查，并应作为干部档案管理的重要内容，使其真正落到实处。为此，局档案室克服资金紧张的困难，给每家管档单位订购了《查借阅干部档案审批表》《干部人事档案材料转递单》，进一步规范了档案查借阅审批手续。同时为了更好的加强干部人事档案管理，坚决整治干部人事档案造假问题，维护干部人事档案的真实性、严肃性，发挥干部人事档案在服务选人用人中的重要作用。我们先后转发了《中共辽宁省委组织部转发中共中央组织部关于杨栋梁等5起干部人事档案造假典型案例的通报的通知》《中共鞍山市委组织部转发〈中共辽宁省委组织部关于完善干部人事档案材料的通知〉的通知》（鞍组通字〔2017〕61号）。
　　5、在深化党和国家机构改革中做好干部人事档案管理工作。当前，全市各部门正在认真贯彻落实党中央关于深化党和国家机构改革的各项部署。根据有关工作要求，为及时做好干部人事档案服务工作，保证机构改革涉及的单位干部人事工作档案材料移交、接收等工作稳妥有序推进。我们要求管档单位特别是两个参公单位要做好以下三个方面工作：首先要严格规范做好干部人事档案和材料移交、接收工作。改革相关部门要按照机构改革干部管理权限的调整变化及时做好干部人事档案移交工作，针对撤销合并、职能划转、职责调整等涉及部分人员划出的单位要有针对性的做好档案和材料的清点、转递工作。其次，严肃干部人事档案工作纪律。各管档单位要坚持原则，严格按照规章制度办事，要严格执行安全保密有关规定，要严肃工作纪律，坚决防止利用机构改革之际对干部人事档案弄虚作假。第三，加强组织领导，压实落细工作责任。各管档单位要严格按照本单位机构改革实施步骤和时间节点，同步完成干部人事档案和材料移交、接收等工作。工作中遇到的新情况新问题应当及时报告。