高校人事档案查借阅制度调研分析

　　李丽环张鸿芸
　　【摘要】随着组织人事制度的深入改革，如何完善人事档案的查借阅制度，提高人事档案的利用效率成为摆在档案管理者面前的重要问题。本调研以燕山大学、河北大学、天津大学的人事档案查借阅制度为参考进行对比研究，以期对完善我校人事档案查借阅制度有所裨益。
　　【关键词】人事档案；查借阅；制度；调研报告
　　一、人事档案查借阅制度分类及利弊分析
　　结合燕山大学、河北大学、天津大学等高校的人事档案查借阅制度，可以看出人事档案查借阅制度大体可以分为两类，即以部门为服务对象和以个人为服务对象。
　　（一）以部门为服务对象。以部门为服务对象是指，只向组织开放人事档案信息，不向个人开放。人事档案具有政治性和机密性，它是个人重要的历史记录，涵括了个人在职称评定、学习经历、工作经历、政治经历等方面的重要信息，是证明个人身份、落实工资待遇、印证组织关系等的重要凭据，也是组织部门了解和选拔干部的重要依据。因此，档案管理部门有责任对人事档案进行保密。基于此，目前，大多数高校都采取只对部门提供服务的查借阅方式，即只有跟人事档案工作相关的组织部和人事处才有权利对人事档案进行查阅和利用，职工个人不得直接查看本人的人事档案。例如，天津大学便采取此种制度。如果职工个人需要利用人事档案中的信息，必须委托组织部和人事处的办公人员去办理，组织人事部门的职工也必须携带有效证明才能对人事档案进行查阅和利用。
　　以部门为服务对象的人事档案查借阅制度，在一定程度减少了个人信息向外泄露的可能性，从而提高了人事档案的安全性和机密性，保证了职工个人的合法权益。但是，此类制度重保存保密、轻服务利用、自我封闭状况较为严重，在一定程度上违背了以人为本的理念，使得职工个人查阅档案门槛高、周期长。与此同时，随着人员流动量的增大和国家对人事档案的越来越重视，人们查阅确认自己出生日期、参加工作时间、入党团时间等方面信息的需求逐年上升，无形中也增加了组织人事部门的工作量。
　　（二）以个人为服务对象。以个人为服务对象是指，人事档案中非保密的信息不仅可以向组织开放，也可以向个人开放。由于人事档案具有保密性，因此，目前只有少数的高校采取向个人开放的人事档案查借阅制度。以河北大学为例，河北大学允许个人查借阅个人人事档案，但其查借阅也具有一定的规定限制。首先，职工查借阅个人人事档案，只限于查询其中如出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、职称评审等非保密内容。其次，职工个人查阅人事档案信息，需要说明使用人事档案信息的用途。最后，职工个人查阅人事档案信息只限于职工本人，并需要携带有效身份证明。
　　以个人为服务对象的人事档案查借阅制度，突出了以人为本的服务理念，最大程度上满足了职工的需求，减轻了组织人事部门的工作负担，提高了工作的效率。但另一方面，由于此种制度直面职工个人，在人事档案保密性方面仍存在一定的风险性，需要严格的制度约束。同时，由于人事档案涉及保密与非保密的不同内容，因此，存在与组织人事部门职责划分不清，工作互相推诿等问题。
　　二、人事档案查借阅制度改革的文献分析
　　近年来，在人事档案查借阅制度改革方面，从事档案管理方面的专家，大多建议放宽人事档案查借阅的制度，提高人事档案管理的利用效率。从总体上看，大致包括以下几种观点。
　　（一）放宽人事档案查借阅制度，在一定范围内允许职工个人进行查阅。韩颖在《高校人事档案利用工作的现状与对策》一文中认为：要正确处理档案的保密与利用的关系，实现人事档案信息部分向个人开放。伦凤华则在对北京市大多数高校人事档案管理制度调研的基础上提出：档案管理者要开阔视野，拓宽渠道，积极拓展高校人事档案的利用范围，不仅要提供面对面的服务，遇到校外的电话查询，也应该灵活处理，寻找各种方式确认利用者身份，尽管理者所能为其提供利用。
　　（二）由保管者变为人事信息的主动提供者，提高人事档案的利用效用。学者吴青霞以湖南科技学院的人事档案工作为例，提出要树立超前服务意识，变被动服务为主动服务。即人事档案工作者在掌握本单位人事档案利用规律及发展趋势的基础上，积极编研出全校干部名册，各级干部全校分布情况表，干部队伍学历学位、职称、职级、专业分析统计数据表各种实用的参考资料和分析数据，为学校改革发展提供参谋。
　　三、我校人事档案查借阅制度的历史沿革
　　我校人事档案查借阅制度起初采取以部门为服务对象的人事档案查借阅制度，只有组织部和人事处才有权利对人事档案进行查借阅，职工个人不得查借阅。但是，随着查阅人事档案频率的增加，组织部和人事处的工作任务繁重，增加了组织人事部门的工作负担。之后，我校开始尝试以部门和个人为服务对象并存的人事档案查借阅制度，除组织人事部门外，教职工个人可以持相关身份证明到人事档案管理部门查询本人三龄二历的非保密材料，但是本人不得直接接触档案。同时，组织人事部门以外的其他单位，因工作需要也可以委派两名以上党员持单位证明查询本单位人员人事档案。这种做法提高了人事档案的利用效率，但是有些人事信息是否具有保密性不好界定，查档人员党员身份也无法确认，使得人事档案的对个人提供服务工作仍存在一些问题。
　　四、完善我校人事档案查借阅制度的建议
　　（一）由部门向个人过渡。党的十八以来，习近平总书记一再强调要加强党的执政能力建设，增强执政为民的意识，凡涉及到与群众切身利益相关的事项要公开办事制度，增强办事透明程度。对于人事档案来讲，它跟着我们一辈子，但是谁都无法看到自己的档案里究竟装了些什么，无法确定自己档案里的鉴定是否公正。这种监管的缺失，有可能导致工作的失误，而这个小小的失误，有时能改变一个人的命运。为了避免更多的汤国基事件，人事档案管理工作要走出封闭状态，向个人开放部分人事档案信息。此外，从人事档案包含的十大类材料内容来看，这些材料绝大部分出自本人之手，其内容本人其实已经知道，只有个别材料如鉴定、考核、考察材料本人只知结果而不知处理过程。因此，应适度地向个人公开部分人事档案信息，将人事档案部分向个人开放。这不仅可以方便人事档案本人，方便其查询记忆不清晰的日期等信息，还利于提高人事档案的利用率，使沉闷的人事信息活跃起来，增强公众的档案意识，同时，加强对人事档案工作的监管，提高人事档案的真实性和准确性。
　　（二）加快人事档案信息化建设步伐。人事档案管理部门应认真研究相关政策法规，正确处理保密与利用的关系，严把利用审查关，确保人事档案信息的安全。在此基础上，可以尝试建立方便公众查询的人事档案信息查询系统，个人经过申请授权后，便可以在人事档案信息查询系统中查阅自己所需的信息。当然，个人只有相关信息的查看权，而没有修改权。如对其中某些信息质疑，可提出复核申请。如此，公众便可随时获悉哪些材料已归档，有没有丢失，是否失真，对档案管理人员起到监督的作用，亦可堵住假材料或汤国基材料的可乘之机，提高归档材料的真实性、准确性，实现真正的档若其人。对于组织人事部门而言，一些人员信息的查询也不需再翻阅纸质档案，既可以从繁琐的手工劳动中解放出来，提高工作效率，又避免了重复翻阅档案对档案本身的磨损。
　　（三）明确人事档案管理部门和组织人事部门的职责划分。人事档案管理部门要明确划分出向个人提供服务和向组织提供服务的档案范围，并做好与组织部和人事处的沟通工作，明确三个部门在人事档案查阅工作中的职责和权利，以防止人事档案查借阅工作互相推诿，提高人事档案查借阅工作的质量和效率。
　　【参考文献】
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　　〔3〕池红。高校人事档案利用过程中的难点问题与对策〔J〕。机电兵船档案，2010（3）。
　　〔4〕吴青霞。强化地方高校人事档案利用与服务的思考以湖南科技学院为例〔J〕。科技情报开发与经济，2010（26）。
　　〔5〕李丽环。论人事档案部分向当事人的开放工作〔J〕。山西档案，2016（1）。