做好办公室文书档案管理的思考

　　【摘要】文书档案是医院工作的一个重要环节，是反映医院整体管理和卫生事业发展水平的一个关键指标。本文从办公室文书档案管理的特点出发，结合个人实际工作，分析办公室文书档案在实际工作中需解决的问题，并提出改进方法。
　　【关键词】文书档案；档案管理；办公室
　　医院文书档案是医院长期行政管理的历史记录，其内容囊括了医护管理、党务管理、医政管理、人事管理等许多方面；涉及到了医疗、教学、科研、公共卫生等各种工作的实施和开展情况；保存着医院的规章制度、发展规划、统计资料、会议记录等重要内容，对于医院的日常管理和临床科研都十分具有保存和参考价值。因此办公室的文书档案管理工作显得尤为重要。
　　一、办公室文书档案管理特点
　　（一）文书档案管理涉及面广。文书档案管理工作是通过单位的文档室进行的。文书档案内容丰富，涉及面广。包括来自上级或本单位制定的文件、协议、合同、电子档案、责任书、往来信件记录及其他材料。
　　（二）文书档案管理工作一体化。文书档案来源与文书工作，文书档案的质量直接影响到了档案质量和档案工作，而文书档案管理是建立在文件搜集、运转、催办和承办基础上的，是文书工作的终点。
　　（三）文书档案管理的重要性。由于文书档案主要进行的是文书材料的立卷工作，为了保证文书档案管理工作能更好地为中心服务，起到在工作中的参谋和宣传教育作用。文书档案管理的重要性不言而喻。
　　（四）文书档案管理的相对保密性。办公室文书档案管理人员的首要责任就是维护档案的安全。而医院文书档案具有很强的专业性，档案利用者也具有局限性，为了尊重医患关系，需要相对较高的保密要求。
　　二、文书档案管理现状中出现的问题
　　（一）文书档案管理制度方面不完善。通常办公室文书档案资料都设置于综合档案室或库房里，办公室工作人员由于主观上的个人原因如工作繁重、使用方便等及客观上的存放档案受区域限制，没有及时将文书档案资料归档。这造成管理松散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，十分不利于管理。加之文书档案管理工作得不到重视，管理意识薄弱，档案管理制度不完善，职责分工不明确等最终造成了管理成果与管理标准相去甚远的结果。
　　（二）办公室文书与档案工作认知不足。文书与档案工作相辅相成，目前大多数单位采用的是文书和档案分块管理的制度。虽说这种管理制度具备一定的有效性和科学性，但文书管理人员在实际工作中对档案意识较为单薄，对自身职责认知不清以及档案人员对于其工作内容理解的不到位，不愿意花精力作指导，于是在某种程度上这种制度让文书工作和档案工作产生了分歧，无法真正做到和谐的统一。甚至会导致管辖区内的文书档案管理工作存在一定的滞后性。
　　（三）文书档案管理工作人員缺乏专业素养。由于文书档案的管理人员存在专业知识与文化程度的差异。很多人员基本素质有待提高，新知识明显储备不足。专业知识的欠缺在实际工作中会致使归档文件材料质量不高，文件材料分散不利查阅和管理。再加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明。这些均严重影响了文书档案管理工作的可持续发展。
　　三、办公室文书档案管理工作的有效实施途径
　　（一）完善文书档案管理制度。单位领导需真正认识档案管理的重要性，重视制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入贯彻实施文书档案管理制度。文书是档案的来源。遵照立档归档原则，以医院形成的文书为准则，工作中严格统一工作流程，建立健全归档制度。认真学习省档案局颁布的规章制度，拟定相应的工作计划。并在工作中注意：1。严控立卷归档的时效。2。保证文书的完整并合理分组。3。明确分档的重点。4。定期清理已无保存价值的文档。
　　（二）保证文书档案齐全完整。办公室文书档案管理工作者在工作中不仅要将已形成的档案收集齐全完整，而且还应关心文书档案的形成与办理过程中的相关情况。文书工作者在最初归档时要认真检查材料，发现应有附件而未及时归档的要记得催要；有外借却未按时上交的文件要跟踪收回。在做收文登记后应甄别该文件会否具有保存价值，不具社会价值的无需归档。在检阅完毕后进一步完成归档工作。认真完成从零散页到件，再到装盒为卷的档案入库工作。
　　（三）实施自动化文书档案管理。在自动化环境下，文书的储存、分类、浏览等将更加容易与规范。文档管理数字化、信息化能更加迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率，这是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。
　　（四）加强在职教育，强化管理文员培训。办公室文书档案管理人员的能力直接影响档案管理工作的质量，因此需要具备丰富的档案管理知识与扎实的管理操作能力。1。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，积极完成自我学习并参加相应的省市档案局的有关档案管理培训。2。要进一步提高文档管理人员对文档工作的认识，增强管理意识。3。加强制度建设，建立长效培训机制。4。明确在职教育的原则，选择课程内容。
　　四、结语
　　文书档案管理工作要求既要把握大局，又要严格控制每个工作细节，可从文书档案整理到建立健全规章制度和工作程序等方面入手。做到不断提高办公室人员的文书档案管理水平，认真搞好文书档案与其他工作的衔接。
　　【参考文献】
　　〔1〕徐娜。关于医院文书档案管理工作的相关思考。办公室业务，2015（3）。
　　〔2〕马小英。做好文书档案管理工作的几点思考。城市建设理论研究，2013（33）。