用信息技术改造传统的档案管理工作

　　【摘要】本文就档案管理现代化工作中存在的各种问题进行分析和总结，提出相关的管理工作要点，以供同行参考借鉴。
　　【关键词】电子档案；现代化档案；价值管理
　　近年来，随着我国信息技术的快速普及和发展，尤其是计算机技术及信息技术的快速进步，我国在档案管理方面传统手工检索及人工调卷等管理方法逐渐无法适应快速发展的社會需求，取而代之的是以现代信息技术为依托的现代化的管理方式，其管理理念及管理技术得到升级换代，改变了传统档案管理中的静态管理模式，使得纸质档案管理逐渐被电子档案管理方式所替代，不仅有效节约了大量的人力物力成本，同时也为环保事业贡献了一份力量，推动了档案管理事业的现代化发展。到目前为止，档案管理为了顺应时代发展的需求，在管理人才和技术方面积累了一定的经验，形成了一批有着复合技能的人才管理队伍，使得档案管理事业更加富有创新性，充满现代化气息。
　　一、电子档案的管理原则
　　（一）规范性原则。首先，规范性是加强档案管理信息化、电子化最重要的原则之一，也是在实现电子档案管理过程中需要着重注意的规范之一。所谓规范性原则，其基本要求是：全部档案信息需要根据电子化的要求制定一定的技术模式和文本格式及相应的工作标准，并考虑国际通用标准的基础上，能够实现信息管理标准的统一化。开展档案的电子化管理，其目的主要是为了便于通过网络来实现档案信息的传递、服务及管理。所以，为了实现网上共享及管理的目的，需要对信息进行统一化管理，依据共同的标准来进行建档、保存和管理，采取各方都统一认可的规范与标准。通过这种方式，使得档案信息可以在网络上共享、可查及进行相应的修改、保管等管理，从而有效地避免不同平台及系统之间由于存储格式及软件平台不同而产生的信息无法共享的弊端，提高资源利用率，促进信息的存储传输效率的提高，从而使得档案信息电子化实现统一。
　　（二）效率原则。在开展档案信息电子化时，所需要的工作量较大，涉及的范围较广，耗费大量的人财物力，所以需要重视工作效率的提高，兼顾效益。因此，首先需要事先科学分析和研究，从而选择最佳的档案信息电子化管理方案，要对相应的工作流程进行优化选择，研究科学合理的技术模式，如信息存储格式及信息组织模式等，从而使得档案信息化管理获得较高的效率，使其与经济效益有效结合，促进电子化加工系统设施的有效利用。在这一过程中合理的技术方案确定是整个过程的关键环节，关系着整个档案电子化管理工程的成败及工作效率的高低；同时还需要开发一套科学而优良的电子化加工系统，从而使得档案信息的信息化工作得到有效保障。虽然电子化加工系统在相应的配置设施方面需要投入较大的资金，不过从长远发展角度来看有着长期受益的特点。所以，不仅要配备科学合理的档案信息电子化方案，同时也需要投入一定的资金，从而保障档案信息电子化工程得到健康、有序发展。
　　二、档案管理工作中存在的问题
　　档案管理在社会发展中起到重要的作用，不仅在企业经营中有着巨大的作用，同时在政府及相关公共事业中也有着重要作用，应给予积极的重视。从当前的档案管理工作来看，还存在一定的不足和缺陷，主要表现在：一是在档案管理方面缺少系统的管理，工作人员的专业知识及技能较为缺乏，使得档案管理工作效率低下，质量不高。由于缺乏系统化的管理方式，企业在档案管理方面较为落后，科学技术成果的转化率较低，信息化管理技术低下。二是档案管理工作人员的素质有待提高。由于时代在不断地发展进步，这就使得档案管理工作人员所需要具备的知识和技能也不断更新和充实，从而满足工作不断发展进步的需求。另外在相应的管理制度及职责设定方面，还不够健全，缺乏相应的管理制度和检查、考核方案等。三是在档案管理中还缺乏相应的配套设施。为了更好地做好档案管理工作，还需要投入所需的先进的各种设备、设施，同时为档案管理提供必要的保护措施、档案机密管理措施等，这些条件根据单位的不同所缺乏的设施不尽相同，因此为了更好地做好档案管理工作，需要对原有的设施、设备等进行相应的配套升级，从而提高档案管理的质量和水平。
　　三、应对和研究措施
　　（一）档案是社会信息的重要组成部分。在档案管理中，信息资源的主体是文献信息，因此在建设档案信息化工程中需要做好文献信息资源的开发和建设，对于已纳入信息系统的档案，在开展管理时需要建立科学的信息接收及加工、存储、输出和反馈系统。也就要求档案工作者需要提高信息化意识，不断更新自我信息管理理念，使得档案管理从静态管理变为动态管理，做好信息资源的开发和利用。当前很多电子文献信息已经被收入到各种数据片中，包括了纸质的文献档案资源以及磁盘和光盘等信息资源中，并已加工上网。
　　（二）增强经济效益观念。做好档案保存的目的在于开发和利用。而档案的来源则是社会实践，所以又应该应用于社会实践，从而使得档案管理工作具有所需的社会价值，为社会各界提供有效的服务。因此要以开发、利用档案信息作为整个工作的突破口，逐步开展档案的有偿服务，这不仅可以有效推动社会的进步，同时也可以促进档案事业自身的发展进步，从而使得档案管理更加具有社会价值，将档案信息转化为现实的生产力。
　　四、结语
　　综上所述，档案资源的开发与利用，是档案管理现代化的核心，因此，面对经济时代的迅猛发展，档案管理必须因势利导，运用信息技术改造传统的档案管理工作，实现档案管理网络化，加强档案管理信息高速公路建设，大力培养档案管理新型人才，更好地为社会主义现代化建设服务。
　　【参考文献】
　　〔1〕李来丽。浅谈新时期档案信息化建设〔J〕。科技创新与应用，2013（03）。
　　〔2〕陈萍。浅谈供水档案的信息管理〔J〕。档案与建设，2013（05）。