文书档案管理的办公自动化应用研究

　　【摘要】本文旨在通过分析文书档案应用办公自动化管理的优势，找出影响文书档案应用办公自动化管理的因素，同时提出有效策略，促进文书档案办公自动化的发展。
　　【关键词】文书；档案管理；办公自动化；应用研究
　　档案管理是目前单位工作的重中之重，做好档案工作是相关部门的重要职责。但是由于传统纸质文书档案管理的弊端日益明显，因此档案工作在网络技术和通信技术的影响下迎来了新的机遇，办公自动化管理已经成为文书档案管理的主要发展趋势。
　　一、文书档案应用办公自动化管理的优势
　　文书档案管理的改革和创新在单位发展中起着不可或缺的作用，数字化、无纸化都为新时期的办公自动化管理提供了新思路，在发展中实现了档案信息与用户的无距离交流，实现了档案信息的共享利用。这种文书档案应用办公自动化管理的优势体现在三方面：
　　（一）管理工作更加便捷，办公效率高。目前社会正在数字化、自动化的方向飞跃发展，单一的纸质档案已经无法满足时代的要求。纸质档案会随着时间的发展变得难以保存甚至难以辨认笔迹，对后来的查阅和使用都带来了不必要的麻烦。而改为电子档案后，档案更容易储存，不易丢失而且更易查阅。
　　（二）信息资源的交流更加便利。在传统的纸质档案里，如果想要在查找资料时筛选很多的信息需要浪费精力和时间。但是将文书档案应用到办公自动化管理之后，可以轻易从大量复杂的文件中找到自己想要的资料，极大地节省了时间，提高了单位工作效率，实现了档案信息远程化传播。
　　（三）档案更加透明化。档案在进行管理后更加透明，单位的员工都可以对公开档案进行查阅，而不是像以前那样去档案室翻箱倒柜。这样可以使员工参与到单位的发展中，同时档案工作也接受了员工的监督，保障了档案工作的安全性。
　　二、影响文书档案应用办公自动化管理的因素
　　（一）文书档案管理缺乏统一的规范化软件。文书档案管理的办公需要规范化的软件加持，系统应用软件可以将档案资料的检索、借阅等程序融入办公自动化管理，实现档案管理信息资料的自动检索和数字化传输。但是目前各地单位还没有相对规范的信息管理软件，对档案的整理和查阅都存在很大的限制，各地没办法接收统一的数据和信息，造成档案统计工作上的错乱，影响了文书档案管理工作的权威性。
　　（二）文书档案管理人员素质不高。文书档案管理工作人员是档案工作的实行者和推动者，但由于文书档案管理是单位部门的基础工作，与核心工作的性质有很大差异。一般来讲，单位的档案员很少有专业出身，大多是业余或强制分配，相关部门不重视对档案从业人员的教育培训和理论指导，造成单位档案部门没有权威性，制约了档案信息化的发展。档案工作相对较低的专业要求，缺乏专业知识和法律业务知识和相对欠缺的现代办公能力，都影响了文书档案管理办公自动化建设的推进，难以进行档案管理形式上的创新和内部改革。
　　三、文书档案管理中的办公自动化应用策略
　　（一）增强意识，健全档案信息资源共享的管理体制。网络的发展为文书档案管理的办公自动化带来了新契机，纸质档案在网络环境的影响下逐渐被替代，信息化的档案管理成了当前单位工作的重中之重。在档案信息资源共享的管理机制中，文书档案工作者都应该树立科学的档案信息服务理念，以人为本，保障人民群众的合法权益。加强与群众的沟通，提高人民群众的法律意识，促使他们自觉加入到健全档案信息资源共享的管理体制的工作中。同时，相关部门要加强档案管理工作过程中的联系与合作，提高档案办公自动化的工作能力。
　　（二）统一管理，规划文书档案办公自动化的建设方向。当前的文书档案办公自动化建设仍不完善，在不断向前推进的过程中需要付出艰苦的努力来加以健全和完善，这是一个长期的过程。所以在档案管理办公自动化的建设中，首先需要正确的发展方向，做到科学运作、分步实施和循序渐进，只要有了明确的目标和前进的方向，文书档案办公自动化的建设才能合力推进。随着信息化时代的到来，网络环境也在逐步完善。档案部门应该把握住信息技术带来的新机会，不断完善内部分工，转变文書档案发展机制，加快单位职能的转变，建设各级各类档案信息资源数据库，研究开发高性能的档案信息查询系统，提高单位档案工作的效率和准确性以适应社会发展的需要。
　　（三）发挥资源共享的整体优势，建立健全信息化的单位档案管理制度。文书档案办公自动化是一套全新的管理模式，但由于缺乏必要的系统管理模式对其进行有效指导，造成现在很多地区的档案管理建设进度缓慢。所以单位应当结合有关实际情况，建立健全档案信息化建设制度，促进单位档案管理工作效率的提升。在文书档案办公自动化的建设过程中需要发挥资源共享的整体优势，将资源共享的价值在体制建设中逐步挖掘出来，制定统一的标准规范，建立健全自动化的档案管理制度。
　　（四）提高员工素质，奠定文书档案管理的人才基础。在目前的网络环境下，档案工作的开展模式发生了很大的变化，现代信息化正在向数字化、智能化的方向飞跃发展，单一的纸质档案已经无法满足信息化时代的要求，发展起来的电子档案则使办公自动化得到补充和完善。因人才队伍是建设培养的重要活动载体。人才队伍建设在此时期就显得异常重要，单位要借助网络环境的优势，积极探索档案信息资源共享的安全性，围绕人才队伍建设培养，不断创新相关部门的管理机制，开展形式多样、内容丰富的人员活动，加强文书档案管理自动化的专业性。
　　四、结语
　　现代信息技术的快速发展要求相关单位在档案管理工作上做出改变，同时单位文书档案办公自动化要求我们必须具有新时代的管理经验，以现代化的措施使单位更好地向前发展。
　　【参考文献】
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