如何做好高校会议室的管理与维护工作

　　史清华汤伟王福刚
　　【摘要】会议室的管理与维护是党政办公室的基础性工作，是保障高校工作正常运转的基本条件，是做好会议会务、提高开会质量的重要前提。本文基于当前高校会议室在管理和维护过程中存在的问题，并结合我校的实际情况，提出了一些有效措施，希望为高校在会议室管理和维护方面提供一定借鉴作用。
　　【关键词】高校；会议室；管理；维护
　　高校会议室是学校讨论问题、作出决策、部署工作、专题报告、总结表彰等工作的重要场所。如何做好会议室的管理与维护工作，提高会议室的使用效率，让有限的会议室资源在学校发展中发挥最大作用，是考量会议室管理部门工作是否合格的一个重要依据。随着会议室在高校日常工作中的频繁使用，加之管理和使用不当，这就给管理部门带来了一定的压力和负担，从而降低了会议室的使用效率，影响了学校工作的有序进行。
　　一、会议室在管理和使用中存在的问题
　　（一）管理者监管不到位。高校虽然也有相关的会议室管理制度，但会议室并没有专门的管理人员，一般都是由党政办行政秘书代管，平时事务繁杂，很难保证全身心地投入到会议室管理当中，加之对会议室的监管不到位，导致执行力不足。此外，会议室分布相对分散，从而加大了管理和维护的难度。
　　（二）使用者操作不规范。使用者一般没有专门对会议室设备操作进行学习和了解，在使用过程中不按步骤操作、随意乱插乱拔乱按、多次断电，导致投影仪无法正常使用、灯泡寿命减少、电源烧毁、图像不清晰、话筒无声或杂音、空调模式错误不工作等现象。
　　（三）使用者责任意识不强。使用者未向管理人员申请，私自使用，导致与事先借用部门会议冲突，这样的情况比比皆是；有时不按照管理规定进行使用，随意搬动桌椅，张贴条幅，会后不及时恢复，给管理人员工作带来巨大工作压力。
　　（四）双方沟通不及时。虽然日常管理和维護工作都是由管理人员来做，出现的问题也都由管理人员来解决，但直接的却是使用者，管理者对存在或者潜在的问题一无所知，所以等到使用时才发现问题，再找管理人员来解决，则会影响会议的顺利进行，阻碍学校工作的有序开展。
　　二、在会议室管理和维护过程中的改善措施
　　（一）优化管理方法，保障会议室高效运转。建立健全的会议室管理制度，本着服务第一的原则，从实际工作出发，提倡以人为本，注重实效，建立规范化、制度化的管理措施，使会议室的管理人员及使用人员能够按照相关管理制度的要求约束自己，规范操作流程，为会议室的规范使用提供制度保障，以保证会议室的高效运转。根据不同会议室的室内布局及现有设备情况，我们制作了会议室分布布局图贴在会议室醒目位置处，以方便使用人员根据实际情况进行会议室的使用，大大提高了工作效率。同时，管理人员在进行会议室分配时，要根据会议的召开时间、参会人数、活动内容以及实际情况进行合理分配，确保会议室的合理使用。
　　（二）做好日常维护工作，确保会议室正常运行。在日常管理和维护过程中，我们发现大部分故障出现在投影仪、话筒、音响、空调等设备上，所以我们定期会对投影仪、空调等设备进行检查和维护，这样可以有效地减少故障的概率。设备故障的减少可以最大限度保证会议活动的顺利进行。同时，还建立会议室设备维修记录台账，记录每台设备的放置地点、型号、购置日期、故障时间、故障现象、维修日期、更换零部件及费用，保证设备维护有记录可查；当设备出现故障时，根据购置时间，在保修期内，则与招标采购部门沟通联系厂家进行检修；若超过保修期，则联系资产处进行维修。不断积累维护经验，从而提高设备的利用率。
　　（三）加强使用人员的管理，提高责任意识。在会议室使用过程中，很多设备故障都是由于使用人员操作不当造成的，所以规范化的操作离不开使用人员的积极配合。对于不熟悉会议室设备的人员应先学习和了解各种设备的正确操作流程，降低设备发生故障的概率。为此我们专门为使用人员制作了的会议室设备使用温馨提示卡并贴在灯光开关处，将会议室设备使用流程进行了详细的介绍，同时在每次借用会议室时都会提醒使用人员设备操作的注意事项，要求使用者严格遵守流程使用操作，以提高使用人员的责任意识，提升了使用者的设备使用水平，充分提高会议室的利用率，实现了会议室管理规范化、程序化、流程化。
　　（四）增进沟通交流，确保问题及时解决。在会议室的使用过程中，对设备好不好用、哪个设备出现问题，使用人员都有切身体会。因此，为了更有利于会议室的管理和维护，管理人员应当加强与使用人员的沟通，建立畅通的交流方式，听取意见，做到有问题及时解决，不影响会议室的使用。此外，要与相关协作部门分工明确、相互配合、各尽其职，确保会议室在管理和维护方面的正常运行。
　　三、结语
　　高效的会议室管理和维护是高校会议顺利进行的重要保障。如何使用好、管理好、维护好会议室，是一项重要、复杂而艰巨的工作任务。为了提高会议室的使用效率，保证学校正常工作的有效运转，我们要在实践管理中不断总结经验，不断提高管理人员自身的业务水平。对会议室进行科学合理的管理和维护，严格按照规章制度办事，保障会议室顺利运行，使会议室发挥其真正的作用。
　　【参考文献】
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　　〔2〕李风燕，薛宗珑。浅谈高校多媒体会议室的使用与维护〔J〕。科技视界，2012。
　　〔3〕谭书旺。怎样做好会议室管理工作〔J〕。秘书之友，2009。