对项目建设期设备档案管理的若干思考

　　摘要：在项目建设期，设备从购置到安装调试，形成了一系列的文件资料。本文结合档案管理实践，对设备档案过程控制中出现的问题进行了分析，并从建立健全管理制度、落实档案管理工作流程等方面总结了档案管理工作的几点体会。
　　关键词：项目建设期；设备档案管理
　　前言：设备档案是指在设备研制、购置、安装调试、使用维护和改造过程中形成的、应当归档保存的图样、表格、文字、数字、声像等各种载体形式的文件资料。设备档案直接反映了设备的购置概况、技术性能、运行状况，是设备维修、技术开发和改造升级的重要凭证，也是单位固定资产的账本之一。因此，做好设备档案的过程控制，保证设备档案的完整性，对防止资产流失和为科研生产提供有效服务等方面都具有重要的作用。
　　一、项目建设期设备档案管理的问题
　　1、设备档案收集的三率问题
　　档案的三率即归档率、完整率、准确率，是衡量企业档案管理水平的标志之一、归档率不高、不完整直接影响档案信息的开发与利用。
　　（1）设备前期资料累计的问题
　　在项目建设期间，设备资料收集工作的重点在于设备装箱单及开箱检验记录、设备随机资料（质量证明文件、图纸资料等），安装调试记录等文件收集，而对于设备前期资料，如市场调研，设备选型，购置技术、监造资料等文件收集工作投入不够，这直接影响设备档案的归档率和完整率。
　　（2）小型设备、仪表、材料资料收集的问题
　　大型机组和重要设备的资料收集工作会引起各方面的重视，但是一些小型设备因价格低、数量多、安装简单、使用于多个装置部位，对随机文件的收集显得重视不够，这部分资料的遗缺或分类混乱将为设备的维护保养和生产装置的安全运行埋下隐患。
　　2、设备档案信息资源开发利用的问题
　　（1）对设备档案的形成缺乏了解
　　在石化行业中，设备种类繁多，有动、静置设备，压力管道，仪表阀门等。一台设备在各个施工阶段都会产生不同的过程资料和质量验收记录；压力容器、管道的安装更是涉及到厂家与施工单位的资质，特殊材质管道的试验和复验、管道的试压、防腐等。如档案人员只具备一般档案管理知识，对设备档案的形成缺乏了解，这势必阻碍设备档案信息的收集和各个阶层的开发与利用。
　　（2）设备档案管理质量的关键环节不明确
　　设备档案管理文件形成、积累、整理、归档等环节的控制结果，都决定着设备档案利用效果。而企业各部门往往对档案只有利用意识，忽略了归档意识。在项目建设期，各部门的重点工作往往放在了现场施工上，忽视了资料文件的过程控制。因此，在设备档案形成的过程中，应由档案部门发挥牵头，制定出可操作性强的设备管理办法和要求，明确归档职责，定期对设备档案形成部门的档案管理进行监督、指导，随时把握设备档案管理状态，使档案收集、整理、归档做到组织落实、职责明确、管理
　　到位。
　　二、项目建设期加强设备档案管理的对策
　　1、建立健全设备档案收集过程控制制度
　　设备档案的收集涉及到多个部门，包括采购、设备、档案、供货商、安装单位、生产单位、检维修部门等，这些部门由于业务的侧重点不同，各自的要求就不同。所以，建立各部门归档范围确认制度，明确各个部门的归档责任，才能有效地形成一套完整、齐全、系统的设备档案。我认为，归档范围确认制度就是在分析研究各部门（单位）的职能、业务流程和归档的历史情况的基础上，由档案部门编写设备仪器档案的归档范围初稿，提示各部门在日常工作中文件收集的侧重点。然后归档范围责任应得到归档部门的确认，最后形成该部门设备档案的归档范围及责任。归档范围确认制度将会改变你交什么我就收什么的被动局面，使归档部门应该交什么，档案部门应该收什么，都做到心中有数，从而确保了应该归档的文件材料及相应的电子文件全部
　　归档。
　　2、深入现场，管理到位
　　（1）设备开箱到位。档案人员的收集工作要体现在设备开箱验收的全过程。首先、档案人员要掌握设备清单和到货日期。其次，要及时到达现场会同采购部门、生产部门、厂家等共同开箱验收，填写《设备开箱验收记录》。
　　（2）现场管理到位。档案人员要主动参加设备管理的一系列会议，在参与和指导的过程中，一方面学会借势开展工作，通过参加专业会议宣传依法管理档案的重要性。另一方面要倡导全员参与管理，工作布置要条理清晰，档案人员应及时通报设备文件收集、整理、借阅利用的情况，并不断收集现场施工人员、生产人员的信息反馈，协调总包单位、设备管理部门做好设备资料的收集利用工作。
　　（3）加强学习，提高水平。了解石化企业设备的形成特性，掌握从前期形成的调查研究、设计等文件，到后期安装调试、管理使用、维修等资料文件的形成，应该是石化行业档案人员应具备的基本专业素质，只有具有了这些专业知识，才能更好地为石化企業设备档案管理工作服务。
　　3、重视合同约束的作用
　　借助合同的法律约束力，增强档案管理的严肃性，借助财务决算的经济手段，增强档案的及时性。特别是EPC项目，由业主自采设备，签订设备合同协议时，明确档案移交的各项要求，并预留适当的质量保证金。支付设备款时，经档案部门确认设备资料无误后，财务部门才能付款。
　　参考文献：
　　〔1〕《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，DAT282002
　　〔2〕《石油化工建设工程项目交工技术文件归档》，SHT35032007