提高企业办公室行政秘书工作水平研究

　　【摘要】现阶段，随着经济社会的进步以及现代企业制度的构建，各大企事业单位的用人标准越高越高。企业行政秘书若想在竞争激烈的职场占据一席之地，必须不断提高自身行政工作水平。本文对现阶段企业行政秘书工作现状进行分析，并在此基础上改变和创新自身的工作方式与工作理念，不断提高自身的工作水平与职业素养。
　　【关键词】企业行政秘书；工作方式；工作理念
　　一、简析企业办公室行政秘书工作
　　（一）企业办公室行政秘书的岗位职责。第一，负责会务工作。行政秘书需要在会议开展之前做好各项准备工作，对会议内容进行记录以及会议之后的资料整理；负责通知所有参会成员及时参会，并对其出勤率进行考察；负责会议进行过程中的各项服务工作。第二，开展内务管理。行政秘书的日常工作就是协助领导人员开展工作，将各项制度与文件向有关部门进行部署；协助各个部门的工作人员做好安全監督管理以及检查工作；负责部门人员值班工作计划表的制定；对企业内部人员日常工作情况进行考核以及考勤。第三，文书整理。行政秘书在工作过程中对各个部门发出的文件进行及时有效的登记、借阅、归档；对各部门发出的文件与档案进行整理、校对以及存档。第四，对企业的财务进行管理。企业办公室行政秘书对各个部门的经费报销与领取负责；对各个部门领取的办公用品进行记录；对各个部门员工的奖金与工资领取情况进行统计与登记。
　　（二）企业办公室行政秘书的工作现状。第一，企业办公室秘书综合素养与岗位要求不相符。现阶段随着经济社会的发展和企业的壮大，企业对秘书人员的工作要求与标准变得越来越高，其秘书人员当下的工作水平和工作素养与企业的实际发展需求之间存在较大的差距。与此同时，企业在对秘书进行招聘时将更多的关注点放在其职业背景层面，在对秘书招聘后很少会对其进行职业素养与工作技能培训；甚至于一些秘书在开展工作前没有经过正规系统的秘书工作培训，通常都是依靠以往的工作经验或者是一边工作一边摸索规律的形式开展工作，其对于领导人员布置的工作通常难以胜任。第二，企业办公室秘书在工作岗位上处于被动地位。当下企业办公室秘书的工作内容繁多而复杂，需要涉及多个领域的多样内容，在具体工作开展过程中很难对每件事情都做到面面俱到，因而在工作岗位上常常处于被动的地位。
　　二、提高企业办公室行政秘书工作水平的途径
　　（一）树立服务意识。企业办公室秘书的主要工作职责就是服务于上级领导人员、服务于企业的经营与发展，其内在本质与核心就是服务。以此，若想提高其行政工作水平，必须要牢牢树立服务意识，并以此为基础开展各项工作。企业办公室秘书在日常工作中要时刻保持一颗充满活力与热情的心，对于上级领导布置的工作任务要协同各个部门积极主动地去完成；对待那些来请示以及意见征询的基层工作人员要以笑脸相迎，保证信息传达的及时性与可靠性。只有企业办公室秘书以服务至上的理念来开展工作，真正服务好领导人员与企业的日常工作，才可以将企业办公室的中枢调节职能发挥到最大效用，进一步促进企业的经营与发展。
　　（二）清晰的角色定位。当下企业办公室秘书行政水平提高与发展的首要前提与基础就是对自身的工作岗位有清晰明确的认知，并对自身的工作职责与工作角色进行定位。首先，企业办公室行政秘书需要对自身的工作发展以及职业素养进行全面细致的思考与规划，根据自身不同阶段的发展情况为其制定具体而详细的计划。其次，企业办公室的行政秘书还需要对自身的心理状态、家庭情况等方面进行科学评估，了解现阶段自身的职业技能与工作能力。最后，企业办公室秘书还需要对现阶段企业的经济发展状态与运行情况进行了解，根据自身情况制定长期、中期、短期三种不同的职业发展规划。
　　（三）提高自身工作能力。提高企业办公室秘书行政工作水平的首要途径就是要通过培训来不断提高自身的职业素养与工作技能。首先，办公室秘书在选择培训机构时需要从工作能力、知识技能、思想行为等方面进行综合考量，在学习秘书学的相关知识后对政治、经济、文化、法律等学科进行学习，为今后高效秘书工作的开展奠定坚实的基础。其次，秘书作为一门需要负责诸多内容的岗位，其不仅需要掌握多项现代化办公技能，还需要综合学习社交文化、公关礼仪、办公程序等内容，逐步提升自身行政工作素养，帮助上级领导解决诸多工作问题。
　　（四）提升文字功底。现代化企业办公室秘书工作的最基本要求就是具备扎实的文字功底。因而，企业办公室秘书文字功底的提高需要从以下几个方面入手：首先，办公室秘书在日常工作中要细心观察写作的特点与方式，对多样的作品结构与格式进行全面透彻的分析，掌握与了解作品后将其转化为自身的写作素材。其次，企业办公室秘书要做好充足的思想准备工作，在接到上级领导的写作任务后要快速准备材料与素材，尽早完成上级领导交代的工作任务。
　　（五）提高技术素养。现阶段随着科学信息技术的进步与经济社会的发展，企业秘书原有的工作模式已经远远不能满足现代化企业的实际发展诉求。因此，提高企业办公室秘书的工作技术水平变得尤为重要。首先，企业在对办公室秘书进行招聘时要将更多的关注点放在其职业素养与现代化工作水平层面，入职后还应该定期开展现代化技术水平培训。其次，企业的相关领导人员还应该定期在内部对秘书的电脑操作技术、电子邮件查收与发送、信息查阅等技能进行考核，对现代化办公技术水平较高的秘书进行相应的奖励与表扬，对于那些工作技能较低的人员进行处罚与批评，促使秘书在权责一致的条件下不断提高自身的技术素养。
　　（六）提高创新思维。企业经营模式的改革与创新，使企业对内部工作人员有了更高的要求与标准。因而，企业办公室秘书若想在竞争激烈的秘书行业占据一席之地并形成自身强有力的核心竞争力，必须要随时代变迁不断发展自身的创新性思维。例如：在企业内部组织管理活动时，领导人员在给秘书安排征集活动时，应该在满足领导意图的基础上融入创新性元素，为秘书今后的发展提供保障。
　　（七）提高政治素养。一名有广阔发展前景的企业办公室秘书必定是具有较高职业素养与政治素养的，因而为了提高办公室秘书的实际工作水平，促进企业的长足发展，必须要不断提高秘书人员的政治素养。首先，企业办公室的秘书人员要根据企业的实际发展情况以及自身的实际工作状态，树立正确的就业观与职业道德观。其次，企业办公室秘书还需要充分了解我国政治发展方向，并将其与企业实际发展进行有机融合，为企业今后的发展壮大提供坚实的理论基础。综上所述，在企业培训中将秘书的道德素养与政治素养融入其中，借助相关管理制度提高其行政水平尤为重要。
　　三、结语
　　企业办公室行政秘书的主要工作职责就是服务于上级领导人员以及内部工作群体，这些工作都要求其具有较高的职业素养与工作水平。因此，在新形势下，企业办公室行政秘书应该随着企业的发展不断提升自身的工作水平，以自身专业技能的提升来促进企业的高效运转与经营。
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