新时期学校档案数字化建设的途径

　　【摘要】檔案作为学校建设与发展的真实记录，极具保存与利用价值，做好档案管理工作可以为学校教学、科研和管理等工作提供可靠参考依据。在新时期，学校要加快档案数字化建设，利用高科技提升档案管理效率，也提升档案检索与查询的效率，真正发挥出档案应有的价值。本文简述学校档案数字化建设的意义，并就学校档案数字化建设的现状提出了具体可行的策略。
　　【关键词】新时期；学校档案；数字化建设
　　在社会进步与发展过程中，学校教学管理体制也加快了改革步伐，且学校规模的扩大、招生数量的增加，极大增加了各项工作量，每天都会形成大量的档案资料，为档案收集、整理、分类和管理等工作带来了巨大的难度。在信息化时代，我们应该对传统档案管理模式进行创新，将数字化技术引入档案管理中，这样才能让档案管理人员工作负担得到减轻，也让各环节档案管理工作更加高效进行。因此学校要创造条件促进档案的数字化建设，提升档案管理的规范化、科学化和现代化要求，确保发挥出档案的作用，为学校的进一步发展打牢基础。
　　一、学校档案数字化建设的意义
　　以往学校档案管理工作主要以人工方式进行，不仅档案查询与利用不便，也会浪费大量的人力、物力和财力，容易引起档案资料的损坏与丢失。而通过档案数字化建设，在计算机上存储档案，在利用时只需要简单扫描即可，能快速获得所需档案信息。同时学校建立档案数据以后，也能够节省档案存储空间，有利于进行维护，确保档案资料的完整性与可靠性，并有效共享档案信息。因此，学校加强档案数字化建设具有重要的意义，这样可以有效减轻档案管理人员压力，利用计算机等先进设备管理档案，可以提升档案管理的效率，促使学校档案利用效率得到提升。
　　二、学校档案数字化建设的现状
　　第一，学校档案数字化建设投入较少，基础设施设备也不完善。以密集柜为例，仍然为传统组合铁皮柜，缺少智能系统，不能发挥出自动定位与监控档案等作用，需要作出更换，学校要提高重视程度，逐步加大投入。有的学校运用了档案管理系统，不过仅仅实现了档案目录管理电子化，归档文件主要是传统纸质文件，未能真正实现档案的数字化转换。第二，在档案数字化建设过程中，需要将现代信息技术应用到档案管理中，确保档案管理工作效率获得提升。现阶段学校档案数字化建设中缺乏相应的规章制度，操作标准不够统一，要想加快档案数字化建设步伐，应该结合具体状况完善制度，让档案收集、整理、归档及利用等工作有章可循。第三，学校档案数字化建设中，对档案管理人员也有较高要求，需要他们掌握计算机技术、网络技术和图片处理技术等，但是现在很少有人能达到这个要求。学校也不注重开展对档案管理人员的培训工作，导致他们的专业素养长时间得不到提升，为学校档案数字化建设带来了阻碍。
　　三、学校档案数字化建设的策略
　　（一）增加资金投入，完善基础设施。在学校档案数字化建设过程中，需要在设备、技术和人才上加大投入力度。学校要结合实际情况，为档案数字化建设提供专项经费，这样有利于完善基础设施，将先进技术引进来。学校档案管理部门应该用好专项经费，选择购置性价比最高的数字化设备，让现有资金得到充分利用。在学校档案数字化建设中，应该配置数字化办公设备，结合已有的设备与规模，购进数字化智能档案柜，并考虑到档案电子系统的需求，升级或配置计算机、扫描仪等基础设备，同时及时对系统进行优化与升级。要考虑到学校档案高效管理与利用的要求，逐步增加所投入的资金，充分运用各种先进技术，如网络电子技术与数据库等，让学校档案在收集、整理、储存和利用等各环节都实现数字化。
　　（二）完善档案数字化建设制度。建立健全的档案管理制度，有利于学校档案数字化建设高效进行。学校要从实际发展状况出发，结合《档案法》中相关规定，不断完善各项规章制度，明确档案数字化操作标准。在建立各项规章制度的时候，应该以实际调查分析为前提，建立起档案保密制度、电子文件归档管理制度、数字化查阅利用制度、档案鉴定及销毁制度和网络安全管理制度，且力求各项制度有较强的操作性、规范性和科学性，能够让档案管理人员得到有效约束。档案管理人员要充分考虑到各项规章制度的要求，将自身职责履行到位，做好本职工作，且根据学校档案数字化建设的新要求，不断对规章制度作出调整，跟上时代发展脚步，提升各项规章制度的可操作性与权威性，确保学校档案管理效率与质量都得到提升。
　　（三）建立统一档案数据库。为了加快学校档案数字化建设步伐，应该尽快打造完善、统一的档案数据库，这样才能够提升学校档案数字化管理水平，保证档案资料价值真正得到体现。从学校档案数字化建设现状来看，很多学校在很大程度上忽视了数据管理工作，在检索查询、整理编目、系统维护和实体管理等方面，还未能将管理标准统一下来，且学校档案应用软件也未能自成一体。一些应用程序和学校档案数字化管理出现了脱节的现象，在文件归档上还不够及时，在面临检索需要时，检索功能不能充分发挥出来，难以满足实际要求，这样学校档案管理的现代化、规范化水平难以得到提升。针对这种情况，学校要尽快建立起完整、统一的档案数据库，积极引进先进的设备与技术，保证数据平台的可靠性与安全性。在选择应用系统的时候，要采用可以读取标准的数据库与可以发挥出多媒体功能的语言平台，让学校档案数据库建设能够和常规档案管理工作相结合，让学校数据库更具实用性。
　　（四）完善网络档案信息检索系统。学校通过档案数字化建设，能够让信息检索变得更加高效与快捷，在信息资源建设过程中，需要以完善信息检索功能为前提。学校通过建立完善的网档案信息检索系统，才能让信息化建设顺利开展，将传统纸质档案尽快转换为数字化档案，在有效共享档案信息的基础上，也真正发挥出了学校档案应有的价值。但是在现阶段学校档案信息检索系统建设中，还有着很多不足之处，如系统检索功能不完善，只可以用于学校局域网信息组织的管理技术与方法，且在本校网络环境下在信息使用权限设置上也有问题。针对这种情况，需要消除技术衔接方面的问题，让学校信息检索系统的作用充分得到发挥，提升服务质量，促进学校科研、教学和管理等工作正常开展。
　　（五）提升档案管理人员综合素质。在学校档案数字化建设过程中，让档案收集、整理、归档、存储和利用等环节有了巨大变化，要求档案管理人员具备丰富的知识面，既要有档案方面的专业知识，还要掌握计算机技术和网络技术，熟悉档案电子信息的查询、发布与利用，懂得数字化档案处理方法。信息化背景下让学校档案数字化管理面临着新的挑战，档案管理人员必须具备较强的档案信息意识，主动提供服务。这要求学校为档案管理人员提供更多的培训机会，促使档案管理人员掌握更多数字化方面的知识，实现自身业务素质与能力的提升，能够严格按照国家相关规定，结合学校档案数字化管理要求，有效运用数字化技术开展档案编目、分类、整理和利用等工作。此外，通过培训还要让档案管理人员掌握扫描仪、数码相机和音频采集等设备的使用方法，促使学校档案管理效率与质量都实现提升。
　　四、结语
　　总之，在学校档案事业发展过程中，需要提高对档案数字化建设的重视程度，通过将纸质档案转变为数字化信息，能够为学校档案信息资源的开发利用创造更加有利的条件。因此学校各级领导应该增加投入，将档案数字化建设所需设施设备配置齐全，并建立完善的档案数字化管理制度，提升档案管理人员素质与能力。这样才能更好地管理档案，实现档案信息资源的共享，为学校科研、教学和管理等工作提供更好的服务。
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