论公证的审查范围和核实义务

　　摘要：公证活动是围绕对公证事项的审查与核实而展开的，公证人员在办理公证业务过程中如何做到事实清楚，法律关系明确，关键在于做好认真细致的证据核查。虽然在《公证法》和《公证程序规则》中均有关于公证审查和公证核实的规定，但均为原则性的规定，全国法院已经出现多起因当事人提供虚假证明材料而判决公证机构承担赔偿责任的案例。本文主要通过论述公证的审查范围和核实义务，阐述我国建立审查制度和核实规则的必要性。
　　关键词：公证；审查范围；审查原则；核实义务
　　公证的目的是通过对一系列证据和事实的认定来证明当事人的某种权利或资格。《公证法》第二条规定公证是公证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请，依照法定程序对民事法律行为、有法律意义的事实和文书的真实性、合法性予以证明的活动。〔1〕公证活动是围绕对公證事项的审查和核实而展开的，公证人员在办理公证业务过程中如何做到事实清楚，法律关系明确，关键在于做好认真细致的证据核查。全国法院已经出现多起因当事人提供虚假证明材料而判决公证机构承担赔偿责任的案例。依据《公证法》和《公证程序规则》的规定，结合我国公证业务实际情况，本文简要论述我国公证的审查范围和核实义务，阐述建立公证审查制度和核实规则的必要性。
　　一、公证的审查范围
　　公证审查，是指在公证机构受理当事人的公证申请后，制作公证书之前，对当事人申请公证的事项及其提供的证明材料从法律和事实两个方面检查核对是否真实、合法所进行的工作。〔2〕公证机构必须审查当事人的身份和行使权利、履行义务的能力；审查当事人申请公证的事实和文书以及有关文件是否真实、合法。公证人员应当通过询问证人，调取书证、物证、视听资料、现场勘验、进行鉴定等方式认真收集证据。公证人员询问当事人和有关证人时，应当告知其权利、义务、法律责任和注意事项，并制作谈话笔录。
　　（一）关于审查范围的法律规定
　　《公证法》第二十八条规定：公证机构办理公证，应当根据不同公证事项的办证规则，分别审查下列事项：（一）当事人的身份、申请办理该项公证的资格以及相应的权利；（二）提供的文书内容是否完备，含义是否清晰，签名、印鉴是否齐全；（三）提供的证明材料是否真实、合法、充分；（四）申请公证的事项是否真实、合法。〔3〕
　　《公证程序规则》第二十四条规定：公证机构受理公证申请后，应当根据不同公证事项的办证规则，分别审查下列事项：（一）当事人的人数、身份、申请办理该项公证的资格及相应的权利；（二）当事人的意思表示是否真实；（三）申请公证的文书的内容是否完备，含义是否清晰，签名、印鉴是否齐全；（四）提供的证明材料是否真实、合法、充分；（五）申请公证的事项是否真实、合法。〔4〕
　　（二）审查的原则：形式审查和实质审查
　　公证审查重点是根据所证明的对象不同而进行的，对于各类公证事项提供的证据不可能适用同样的审查要求。以身份为证明对象的公证，身份审查就是工作记录或接谈笔录审查重点；以文件、事实为证明对象的公证，审查的重点应为文件、事实本身真实性的审查。
　　由于业务量很大、出具公证书的期限短，公证机构对于每份申请公证事项都进行实质审查是不现实的，也是不可能完成的。因此，公证审查应当坚持形式审查和实质审查相结合的原则。
　　（三）审查的方式、方法
　　概括起来，任何类型的公证都必须审查的基本内容有如下几项：当事人的身份真实；当事人与公证事项有利害关系；当事人具备相应的行为能力。笔者仅就实务中经常遇到的一些审查事项的审查方式、方法提出一些个人观点：
　　（1）姓名。当事人提供的身份证、户口簿、死亡证明上记载的姓名与财产权属证书上的姓名不一致，可以通过查阅户籍档案或人事档案中曾用名的记载、结婚证、驾驶证等其他证件上姓名予以证明。
　　（2）出生日期。依据《最高人民法院关于贯彻执行中华人民共和国民法通则若干问题的意见（试行）》第1条的规定，出生日期以户籍记载为优先，其次是医院的出生证明，再次是其他证明。
　　（3）住所。住所地对于公证业务的管辖非常重要，由于户口迁移并不一定更换居民身份证，公证机构一定要注意核实，对于特殊管辖的公证事项应要求当事人同时提供居民身份证和户口簿。
　　（4）死亡及死亡时间、地点。死亡事实可以依据以下一种或者几种证据予以确认：县级以上人民医院出具的医学死亡证明；殡仪馆出具的火化证明；生前户籍所在地派出所或公安局出具的死亡证明；墓证；死亡公证书；继承公证书；法院的宣告死亡判决书。由于死亡的事实及死亡时间、地点具有非常重要的法律意义，公证机构应当根据当事人提供的资料或者到相关单位调查，核实死亡事实以及死亡时间、地点。
　　（5）婚姻状况。全国各省民政局婚姻登记管理部门没有统一联网，民政部又于2015年9月21日出台了《关于进一步规范（无）婚姻登记记录证明相关工作的通知》的规定，目前公证机构只能向当事人户籍所在地民政局婚姻登记发函协助查询。对于当事人有意隐瞒其在户籍地之外的国内其他民政局登记结婚以及在国外结婚的情况则束手无策。
　　（6）自然人身份。《公证机构审查自然人身份的指导意见》第二条规定公证机构在办理公证过程中应当对当事人的身份进行审查。目前公证机构只能利用二代身份证读卡器核查身份证，公安部全国公民身份号码查询服务中心网站也可以查询身份证信息。但对于其他身份证件（临时身份证、户口簿、中国护照、外国护照、军官证、武警警官证、士兵证、港澳居民来往内地通行证、台湾居民来往大陆通行证，等等）尚没有专业的识别仪器，只能采用视读的方式辨别真假。
　　（7）人证相符的审查。主要是公证人员将当事人提供的身份证件上的照片与前来办理公证的当事人进行比对，目前尚无相应的辨识机器，只能凭经验进行判断。
　　（8）利害关系。根据当事人个人信息、提供的证明材料、申请办理的公证事项等进行判断。
　　（9）行为能力。通过与当事人的交谈、询问，结合申请办理的公证事项，具体判断当事人是否具备相应的行为能力。对于涉及人身、身份、处分财产、遗嘱、放弃继承等重大公证事项时，公证机构必须严格审查当事人的行为能力，一旦有疑义，应该立即停止办理，要求当事人提供具有相应行为能力的证明。当事人不能提供或拒绝提供的，应当终止办理。
　　二、公证的核实义务
　　核实是公证机构为确认公证事项的真实性、合法性而到公证机构以外进行实地调取证明材料、审核证明材料是否属实的工作，是公证机构获取证据的重要方式之一。〔5〕出现以下两种情况时，公证机构应当进行核实：一是按照有关办证规则需要核实的；二是公证机构对当事人申请公证的事项或提交的证明材料有疑义的。公证人员应当尽到谨慎注意义务，无法核实的，告知当事人并由当事人承担举证不能的责任。
　　（一）公证核实义务的法律规定
　　《公证法》第二十九条规定：公证机构对申请公证的事项以及当事人提供的证明材料，按照有关办证规则需要核实或者对其有疑义的，应当进行核实，或者委托异地公证机构代为核实，有关单位或者个人应当依法予以协助。〔6〕
　　（二）核实的方法、范围和程序
　　公证机构的工作重点在于固定、收集与当事人意思表示和待证事项有关的证明材料。核实的手段比较单一，主要是询问当事人，有时也可以通过互联网查询进行印证。而外出调查证明材料并制作核实记录的仅限于特定的或极个别的公证事项，如继承公证中外调被继承人档案等。下面仅就常规的核实情况的核实方法、范围和程序提出一些建议。
　　（1）做好核实的准备工作。根据需要核实的内容，结合核实的对象、核实的地点等具体情况，拟定有针对性的核实提纲，做好预案。
　　（2）客观、全面的收集证据，切忌断章取义。
　　（3）注意外出核实时要遵照法定程序，如除核实、收集书证外，应由两名公证人员共同进行，做好核实笔录并交被核实人签名，等等。
　　（4）对于无法核实或者经过核实仍然存疑的证据，应当及时告知当事人补充资料。
　　（5）委托核实。委托核实仅是公证核实的一种特殊方式，目前委托核实的一般多为其他公证机构出具的公证书的核实。委托其他公证机构代为到其他单位进行核实的情况极少且难以执行。
　　三、我国目前急需建立公证审查制度与核实规则
　　《公证法》和《公证程序规则》都明确规定对当事人的身份审查是公证机构应当履行的义务，但是公证机构又应当如何履行身份审查职责才是尽到了身份审查义务呢？《公证法》和《公证程序规则》没有明确的规定。由于相关法律法规对于公证机构审查范围和审查义务没有明确的界定，造成一旦出现当事人提供虚假资料骗取公证书，公证机构尽管已经尽到了充分注意义务，最终仍然被判决承担赔偿责任的结果。
　　依据《最高人民法院关于审理涉及公证活动相关民事案件的若干规定》，人民法院对于公证过错的核心观点是以公证机构是否依法定程序、采用合理方式、审慎做出审查作为判断公证机构是否存在过错的判断标准。只要公证机构在履行职责过程中依法定程序、采用合理方式、审慎做出审查，即使最终不能发现当事人提供虚假资料，也应当认为公证机构已依法履行其审查义务而不能认为公证机构存在过错，公证机构不应承担赔偿责任。因此，无论从规范公证行业的角度，还是从人民法院审判有法可依的角度，建立公证审查制度和核实规则都是十分必要的。
　　公证机构在法定的证据效力约束下必须承担一定的法律审查责任，但这种审查责任不能被无限地夸大，公证的审查具有自己的工作规则，这一点不同于国家行政机关，也不同于国家司法机关。对于公证审查，理论和实践都没有一个清晰的法理解释和说明。笔者认为，从法理上说，公证的审查应该是一种以程序审查为主，同时结合了适度实体审查的工作方式。公证证明活动就是證明公证事项具有真实性和合法性，而对于这种真实性和合法性的探究主要采用的是对当事人提供的证据材料以书面审查的方式，依据相关的法律规定，遵照一定的证据认定规则，从程序上得出符合法律要求的结论。作为公证机构和公证人员，如果在其能力范围内，无法发现当事人一方用伪造身份证件冒充身份，或者用伪造的文件来造成具备某种权利的表象，或者公证人员在执业中未能克服通过正常途径得到的官方资料文件中无法预见的空白或错误的困难，应当解脱所有的责任。但这要依赖于我国公证审查制度和核实规则的建立。
　　参考文献：
　　〔1〕《公证法》第二条。
　　〔2〕中国公证协会组编：《公证员入门》，法律出版社，2007年1月第2版，第85页。
　　〔3〕《公证法》第二十八条。
　　〔4〕《公证程序规定》第二十四条。
　　〔5〕中国公证协会组编：《公证员入门》，法律出版社，2007年1月第2版，第89页。
　　〔6〕《公证法》第二十九条。