如何防范员工的泄密

　　2008215来源：《牛津管理评论》
　　使你疲倦的不是远方的群山，而是你鞋里的一粒石子。让企业恐惧的不是强大的对手，而是自己的商业机密变成了对方手里的底牌机密到底是怎样泄漏的？
　　离职高峰潜伏的风险
　　年底将至，企业开始渐渐进入一年中的跳槽高峰期。
　　最近一份调查显示：85的职员可以轻松地下载有竞争力的资料和信息，然后带到下一份工作中。尽管大部分工作者可以从现在的公司下载资料，但只有32会为了增加在下一份工作中的竞争力而出卖资料。超过80的人承认从工作中下载资料文档等回家使用，最常用的方式是使用USB传输数据。
　　对于企业来讲，那些即将离职的员工是很危险的。因为不论出于什么原因，他们都希望能够为自己以后的工作获取必要的资源。一位离职员工很坦然地说：实际上，离职员工通过各种手段从原公司拿走一些资料已经成为一种习惯，当然这些资料只是方便以后工作，而不是直接用来出售。当然，也有些员工为了在应聘时博得新雇主的喜爱，而积极地回答雇主的疑问，而其中有许多问题都是新雇主为了获取竞争对手的资料故意设置的。
　　当然，也不乏有员工故意泄露企业商业机密，以为自己牟取利益。
　　在几年前，可口可乐曾出现过员工出卖公司资料的事件：总部设在纽约的百事可乐公司向可口可乐提供了一份邮件复印件。而该邮件是用可口可乐正式商业信封寄往百事的，寄信人德克自称为可口可乐高层雇员，并提供了十分详细的机密信息。可口可乐立即与联邦调查局取得联系，后者当即展开了秘密调查。此后，这个自称德克的泄密人又提供了另几份被确认为商业机密的可口可乐绝密文件，并提供了一份机密的可口可乐新产品样本。
　　几天后，一名联邦密探提出以150万美元向德克购买其他商业机密。后被证实这个机密为可口可乐正在开发的新产品样本。最后，3名嫌疑人得到了应有的惩罚，而可口可乐公司也重新审核了其资料保护的相关政策、程序及制度，以确保知识产权不受侵害。
　　那么，职员什么样的行为算泄露公司商业机密？企业该如何预防和应对雇员泄露公司商业机密呢？
　　到底什么才是秘密
　　对于企业来说，什么才是商业秘密？商业机密的范围很广，任何与社会竞争、经济利益相关的特定信息都可能构成商业机密。比如：产品配方、工艺程序、研发材料、机器设备改进方案、图纸、客户资料、财务数据、商业计划书等。同时，商业机密是特指不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。
　　在许多企业中，商业机密的泄密事件每天都在发生。然而，对于这种信息流失，企业和员工却有可能是全然不知。比如：作为老板在工作会议中无意中就透露了商业机密，而不要忘了说者无意，听者有心，因此要避免祸从口出，首先就要从高层树立起保密意识，并且要身体力行，才有可能让你的员工有意识、审视和意识到自己的行为，是否已经是泄密了。
　　有位老板说：他曾经有一个员工，在离职时带走了自己设计的软件。因为他的理由是：软件是自己设计的，就应该是自己的所有权，如果公司要用，那么就要付费，否则就是侵权；还有的员工认为：客户是我开发的，我为什么没有权利带走他们的资料？于是，员工普遍理直气壮，而企业又有些束手无策。
　　然而，在法律上有一个关于职务发明的界定，而这类发明的所有者就是企业。职务发明指执行本单位（包括临时工作单位）的任务或者主要利用本单位的物质技术条件（是指本单位的资金、设备、零部件、原材料或者不对外公开的技术资料等）所完成的发明创造。那么，基于职位获得的客户资源，毋庸质疑的应该是企业资源。
　　因此，企业就要想方设法地收集和存储这些资源，充分做好知识管理；而研制新产品的过程中，其实是保护最薄弱的时刻。因此，在企业里要相对封锁消息，让最少的人知道新产品的动向。然而，为什么会有员工泄露公司机密和出卖情报？不可否认，出卖情报有时可以成为赚钱的手段，跳槽的资本或者要价的砝码，甚至是报复的暗箭。
　　那么，又该如何看好企业的机密库？
　　看好企业的机密库
　　无论是当年秉承着企业是家文化的联想，还是百度这个近年来的最佳雇主，都曾因闪电裁员而备受争议。尽管这不能不称其为保护商业秘密的好方法，但确实会让人难以接受这种太过冰冷的方式。但不可否认，联想在裁员前先封掉其局域网中ID的做法，不失为一种办法。
　　随着科技程度的提高，一个小小的闪存、一封EMAIL、录音、偷拍等手段都可能使机密瞬间不再是秘密，甚至随着知情人的增加，连追究与索赔都变得十分困难。
　　那么，如何防范员工的泄密问题呢？
　　第一，大量的泄密是通过计算机和拷贝，所以技术泄密的问题必须用技术的方法去解决。比如：加载防止拷贝的软件。既要设置专人的监管，也要通过技术性的监管。
　　第二，就是分割条块，稀释机密。企业不妨根据信息的价值，来确定保密的等级和涉秘的人群。由于一个项目的开发需要众多人的合作，如果部门之间完全没有秘密的时候，那么公司也就没有秘密了。因此，有一个重要的保密原则就是稀释核心机密，让需要的人只知道可以知道的东西。也就是说，把一定的事项方案和计划分成若干部分和环节，允许不同的人知道，但每一个人只知道自己的一部分，而谁都不清楚全部，也就是不把鸡蛋放在同一个篮子里的原则。
　　第三，绝密文件的使用需要有法人代表进行审批。同时，要建立严格授权制度，以及泄密的问责制度。对于企业来说，保密的重点不是已经成熟的技术，而应该是正在研发的技术和核心的新技术。因为这些技术还没有受到专利保护，一旦泄密的话，会成为被竞争对手打击你并战胜你的手段。信息安全不是一个部门的事情，而是需要在信息形成时期，就开始安全防护。根据机密的价值，设定保护的成本，以被保护商业秘密的价值，来确定适合的保护范围。同时，知道的人越少，当一旦有机密的泄露，也相对更容易界定责任和责任人。
　　第四，注重细节管理。确定关键岗位和关键部门实施重点防护。同时从内部流程制度建设上，完善保密程序。尤其对于研发、财务、信息系统等核心部门，更要注意其人员的素质水平，不仅要注意管理和激励，更要让他们感受到信任和责任感。同时，企业要关注员工的情绪和心理感受，以防止产生恶意的泄密现象。
　　第五，健全制度，依法维权。加强保密教育和培养保密意识，是企业不仅要做，并且是要根据企业的具体情况制定出保密制度。比如：与核心员工进行的竞业禁止协议的签订，电脑硬盘的管理，离职前的交接，客户信息的集中管理等。竞业禁止协议固然重要，然而企业的保密文化的建设、员工激励、对员工的信任，以及高管自身的职业操守的加强则更为重要。
　　道德与利益的博弈，无时无刻不存在。邓小平曾经说过：在安全战线上没有朋友。对于企业来说，如何让离职员工，心中充满感恩而不是怨恨，甚至依然能和企业是朋友，的确需要一种文化的境界。