大数据条件下高校档案馆室的规范化建设

　　【摘要】大数据时代的来临给高校档案馆（室）带来了深远的影响。本文分析了高校档案馆（室）的大数据特征，针对大数据条件下高校档案馆（室）如何夯实各项基础工作以顺利推进规范化建设提出了相应的对策及措施。
　　【关键词】大数据；高校档案馆；规范化；建设
　　一、大数据概述
　　大数据就是指数据规模巨大。随着社会的发展和科技的进步，数据量也以前所未有的速度大幅递增。一般认为，数据量达到Terabyte和Petabyte之间则称为大数据。大数据也称巨量资料，它是继物联网和云计算之后IT产业又一次颠覆性的技术变革。大数据通常具有4V特征，即数据体量大、处理速度快、类型繁多、价值高等等。大数据不是对数据量大小的定量描述，而是一种在种类繁多、数量庞大的多样数据中进行快速信息获取。从本质上来说，大数据其实是信息时代对有价值的数据资源进行专业化加工和处理，使其核心价值进一步被深层次挖掘出来。
　　作为一项新兴技术理念，当前仍有很多人对大数据的内涵认识模糊并存在误区，大数据在实际应用过程中有时候只有百位级GB的数据量就能算是大数据了。在实际工作中只有相对于数据固定的阈值才能解决问题。实际上从普通数据发展到大数据的过程不是数据的积累过程，大数据与传统数据概念完全不同，来源、处理方式和思维也不同。大数据时代的来临，标志着传统的数据挖掘方法与工具技术已经无法适应日新月异的数据环境。高校信息系统也是数据生产大户，高校用大数据帮助进行教学管理、招生宣传推广、科研计算等等，师生们从大数据技术中获取收益。
　　二、高校档案馆（室）的大数据特征
　　高校信息系统是非常庞大的，多年来已经日积月累产生了海量数据。随着高校档案馆（室）加大馆藏档案数字化进程和接收数字化归档电子文件的不断深入，馆藏档案信息资源已经具备大数据特征。
　　（一）高校档案馆（室）藏生成海量数字化档案信息资源。在数据量快速飞涨的今天，大多数信息资源最终的归宿是档案馆，因此，档案馆的存储量也逐日递增。高校档案馆（室）经过不懈努力，通过一切可能的途径，已经存储了海量的数字化档案信息资源，据有关统计数据得知，高校档案馆（室）藏档案资源每年增幅达10以上。随着各高校档案数字化工作的进一步深入，许多纸质档案已被数字化为电子资源，后以文本、图片、音像等多种格式存储起来。这些以指数级速度增长的电子文件生成了海量的数字化档案信息资源数据。
　　（二）馆（室）藏数字化档案信息资源品种多。通过对一些重要的国家级和省级档案馆调查了解得知，馆藏档案资源已经不再是单纯的纸质等实体档案，而且又增加了近几年接收进馆的归档电子文件、各种载体的数字化声像档案以及各种形式的数据资源。这些数据的格式、特征等形式多样，各馆之间更是差异明显，从而形成了大量的异构数据。由于数字化档案信息资源的品种多，来源多，都将是档案馆形成大数据的主要来源。
　　（三）馆（室）藏数字化档案信息资源价值高。档案是一种最真实、最可靠的、最具权威性与凭证性的原生信息資源。不论何种载体何种形态的数字化档案信息资源，都具有重要价值。由于高校档案部门对馆（室）藏各种形式的载体的档案信息资源的品质和质量加大了鉴定和监控力度，对保存价值不大或没有保存价值的档案信息资源坚决给予清除。因此，各档案机构保存下来的档案信息资源都具有很高的价值。
　　三、大数据时代高校档案馆（室）的规范化建设
　　大数据时代来临将对档案馆的工作产生深刻的影响，为了更好地适应大数据技术管理的需要，必须加快馆藏档案数字化工作的速度，完成档案资源由实体向数字化转换，将档案馆建设成为资源信息聚集、存储、服务中心。在大数据条件下，要让档案资源更好地的发挥作用，档案馆（室）的规范化建设至关重要。笔者认为，高校档案馆（室）的规范化建设应从以下几个方面着手。
　　（一）基础设施建设。基础设施建设是档案管理信息化的重要保障。加强高校档案馆基础设施建设是高校档案持续发展的必由之路，也是新时期档案管理的新趋势。各高校不但要加强档案馆（室）基础建筑建设，还要不断提高基础业务建设。只有逐步改善档案馆（室）工作的软硬件环境条件，使硬件设备能够保障信息化管理的需求，使软件系统能满足数字档案馆的智能化管理与要求，使海量档案信息资源真正为社会服务创造良好的利用环境。
　　（二）制度建设。没有规矩，不成方圆。规章制度是档案工作人员和用户在利用档案信息活动中必须遵循的规范和准则，具有权威性和强制性，它能保障档案工作正常有序地进行。大数据时代，高校档案馆（室）制度体系建设是一项复杂的系统工程。在依法治国的大环境下，高校档案部门应以《中华人民共和国档案法》为基本法则，结合相关法规和地方条例、办法，及时修订推进馆（室）规范化建设的各项管理制度，保持规章制度的周期性和实用性，并制定合理有效的保障措施，强化对制度体系的监督、检查，以形成长效保障机制。
　　（三）信息资源建设。信息资源建设应当说是数字档案馆（室）建设的基础，而馆藏资源数字化又是信息化建设的核心，它直接决定了数字档案馆的建设质量与成败。我国高校档案馆（室）已经形成了重馆（室）藏档案资源建设的传统，表现在十分注重档案资源的收集和管理工作。但是，在馆（室）藏档案资源使用方面仍旧停留在较低的层面上，存储的各类数据相对独立、各成体系，没有进行整合，不能真正发挥其应有的作用。信息时代，人们对于数据权的要求与档案馆（室）所面临的激烈的数据竞争将进一步加快档案资源开放的进程。高校档案部门应对馆（室）藏档案数字化信息资源进行有效整合、优化处理、数据分析、资源分类、挖掘个性化服务元素，对用户需求模式分析和馆藏档案信息资源按服务模式进行精细化分类，以满足对档案信息资源特殊的需求。充分运用大数据强大的信息处理功能，从而实现对档案数字化信息资源的精细化管理，为档案利用者提供精细的档案数字化信息资源服务。
　　（四）安全体系建设。大数据如同一把双刃剑，社会因其获益匪浅，但是由于它具有数据量大、信息量多和涉及面广等特点，如果出现问题，造成数据泄露，便会引发极其严重的后果。同时大数据的价值潜力也使得个人信息被更多采集和利用，公民的隐私无法得到全面的保护。因此，必须牢固树立安全意识。不仅要充分利用大数据技术改变档案工作环境，而且要注意凡是应用新技术和新方法时，一定要筑牢安全防护体系，在档案信息资源安全体系构建、档案信息资源共享、核心信息的保密和档案信息资源监管等方面建立安全预警机制，杜绝任何可能危害档案信息资源安全的漏洞。
　　（五）人才队伍建设。大数据对档案工作人员个人素质提出了新的要求，因为，档案工作的内容和要求发生了根本性的改变，档案馆（室）将改变以往传统的业务模式，而是转向对档案资源进行数据分析和数据挖掘的新型模式，这对档案工作人员的现代化操作手段和操作技能提出了更高的要求。同时，大数据的发展将逐步实现真正的个性化服务，提供给用户的不仅仅是其需要的信息，更为重要的是必须通过分析提供基于海量分布式资源的精细化知识组织输出，即最终实现信息加解决方案的全方位服务。为了适应新时期档案工作的需求，高校档案机构必须培养出适应大数据时代发展的复合型人才，以保障档案事业的可持续发展。
　　面对大数据时代的机遇与挑战，高校档案馆（室）的规范化建设的重要性和紧迫性日益凸显。加强高校档案馆（室）的规范化建设既是新形势发展的需要，也是高校档案工作的根本任务。高校档案部门应紧跟时代发展的步伐，创新培育用数据来说话、用数据来管理、用数据来决策、用数据来创新的档案工作理念和档案数据文化，按照档案规范化和标准化的更高要求，努力推进高校档案工作信息化建设健康快速地发展。
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