财务管理系统礼品卡管理

　　本文总结了FMS财务管理系统中的礼品卡管理，以及如何根据不同类型卡的流程和管理，进行相应的账务处理。
　　目前在各大电子商务网站或APP购买商品时，在支付时有很多网站都可以使用礼品卡，对于礼品卡的管理也是公司及财务部重点关注的，国家商务部对于礼品卡的销售与使用都有严格规定。
　　那么对于礼品应该如何管理呢？
　　本篇就简单介绍下有关礼品卡的内容，希望对大家能够有所帮助。
　　一、礼品卡
　　1。礼品有哪些种类？
　　礼品卡按介质可以分为实物礼品卡、电子礼品卡两种类型；按照面值又可以分为元、10元、100元、500元等；按照是否储值分为储值礼品卡与非储值卡；目前在京东、家乐福等大的电商网站及超市都有实体礼品卡销售。
　　2。为什么会有礼品卡？
　　从字面就可以看出礼品二字，这既可以是互相礼赠的一种形式转换，也可以是公司福利的一种方式，又可以是公司为促进销售而开展的一种特殊促销手段，礼品卡可以打折销售，可以大宗购买；在日常生活中已经成为非常常见的一种形式。
　　3。礼品卡与财务的关系及重要性？
　　我个人理解，礼品卡现金，它实际上销售的就是现金，和钱有重要的关系，所以对于礼品卡（现金）的管理，财务部是非常重视的，需要严格的流程和制度来管理控制。
　　礼品卡不同于优惠券或红包、积分等，礼品卡是现金的载体，实际上就是现金，不论你使用或不使用它的价值都是存在的；而优惠券、红包、积分是商家为了促销而采取的一种手段，你使用它就有价值，不用它就没有价值，当然积分如果可以兑换成现金时，那么它也有其价值。
　　综上所述，在财务系统中要监控与现金流有关的内容，尤其是礼品卡。
　　4。礼品卡的风险有什么？
　　因为礼品卡可以当现金购买商品，所以盗刷的风险需要重点防范，这需要系统在设计时充分考虑这部分安全性。对于实体卡的出入库、绑定、挂失等也要有相应的制度策略。
　　提前预知风险制定防范措施、实时监控数据是减少风险的必经之路。
　　笔者在这里主要以有面值的礼品卡来作说明（对于折扣卡、提货卡等可以参考），卡的类型不同流程和管理都不相同，财务在账务处理上也不相同。
　　二、礼品卡生命周期
　　要管理好礼品卡，就需要有完整的数据来记录礼品卡的生命周期，主要的过程如下：
　　生成：即根据业务部或公司需求生成礼品卡（卡号、密码）。
　　制作：如果是实物卡，则需要联系礼品卡制作方印刷制卡。
　　入库：当礼品卡制成后，需要先进行抽样质检，主要检查卡号与密码是否正确（密码是有涂层保护的，质检的卡需要作废），合格后其余卡进行入库，一般礼品卡的管理在仓库都是作为高值品保管的。
　　出库：用户购买、公司领用后，都需要进行下订单或领用单；然后仓库做出库操作，出库的礼品卡要按卡号或唯一码管理出库流程操作。
　　使用：首先用户要绑定礼品卡（礼品卡充值可以在此节点或在出库节点），用户购买商品进行支付。
　　终结：最后礼品卡金额使用完后，礼品卡余额变为零，状态为结束；如果礼品卡到期未使用，礼品卡状态变为到期终止。
　　三、礼品卡状态
　　对于礼品卡的管理，实际上也是其状态的流转，类似于订单的流转一样，每个环节都有相应的逻辑处理，这里简单列出几个状态，供参考。
　　四、礼品卡与商品关系
　　礼品卡最重要的信息是卡号，它是唯一的，里面的金额变动是用户与公司最关注的；但是在入库、销售时礼品卡是作为商品进行收货和销售的，所以它实际是一种商品即SKU。
　　说明：
　　入库：根据SKU创建采购订单而不是礼品卡号。
　　出库：在网站或APP上销售礼品卡时，选择商品SKU加入购物车，当商品在仓库出库时才会根据礼品卡号（唯一码）进行出库。
　　批次：同一批次礼品卡申请时，可能包括不同面值的礼品卡，所以批次号与SKU对应关系是n：n。
　　五、流程
　　下面再简单说明一下礼品卡生成与入库流程和销售与出库流程两个流程：
　　1。礼品卡生成与入库流程
　　说明：
　　电子卡一般是按销售订单生成，所以不涉及入库，这里主要是指实体卡。
　　一般的实体卡面上有卡号（配有条形码或二维码）、面值、使用说明、有效期（一般3年有效期），公司的Logo等。
　　礼品卡申请：根据业务及公司需求需要申请礼品卡，每个申请批次可以申请多种面值的礼品卡，由业务部门（市场部）提出申请。
　　财务审核：财务要核实申请的礼品卡面值总金额（一旦卖出此部分礼品卡就是预收款项）；如果是实物卡要考虑制作成本费用。
　　审核：系统启动礼品卡生成服务开始生成礼品卡卡号、密码（密码要经过加密保存），关于礼品卡卡号与密码的管理，可以参照用户管理模块（只不过密码是固定的不能重置），后续在礼品卡绑定时也会用到；卡号生成要有规则建议不要采用顺序号。
　　实物卡：需要进行制卡，此时需要导出卡号与密码，此部分在流程上要有所控制，与制作方签订保密协议等手段。此部分有一定的卡号与密码泄露风险（所以卡未出库不会充值）；同时密码是有涂层保护。
　　创建采购单：当卡制作完成可以创建采购订单，供应商可以是本公司或分公司，根据SKU创建入库的礼品卡数量，生成采购单，传到仓储准备入库。
　　仓库入库：要按礼品卡管理流程操作，用礼品卡号（唯一码）方式入库保存；对于礼品卡属于高价值商品，所以与普通商品的管理有区别，一般设置有专门的高值区严格按流程操作。
　　2。礼品卡销售及出库流程
　　说明：
　　销售订单：订单类型为实物礼品卡或电子礼品卡订单，用户下单购买。
　　出库：电子礼品卡直接发送给购买用户（手机短信方式通知卡号密码），实物礼品卡按礼品卡出库流程进行，出库后的礼品为已激活状态（未绑定）
　　用户绑定礼品卡：用户输入卡号、密码进行绑定，此时需要礼品卡卡号密码管理接口进行验证；此外为了保证安全性，还需要调用礼品卡出库接口来验证礼品卡是不是正常的销售出库，如果不是则不能绑定；双重验证能够相对减少风险。
　　六、礼品卡财务报表
　　以上简单描述了相关流程，这几部分在财务上都需要进行礼品卡的跟踪监控，尤其是已经销售出库的礼品卡及其使用情况。
　　1。礼品卡库存
　　是财务盘点及跟踪的一个方面，此部分库存与SKU的商品库存管理不同，要细化到礼品卡号维度。要有礼品卡SKU库存数量与礼品卡卡号的核对机制（未出库的礼品卡数量SKU数量）。
　　2。礼品卡跟踪报表
　　每个礼品卡是哪个销售订单出库的？
　　哪个用户绑定了？
　　哪个普通订单支付时使用了此礼品卡，使用了多少钱？
　　礼品卡余额多少？
　　礼品卡当前状态是什么？
　　礼品卡什么时候到期？
　　这些都需要每个礼品卡都有一个自己的台账，清晰了解每张礼品卡的生命周期。
　　3。礼品卡汇总报表
　　这里主要是汇总已经销售出库的礼品卡的使用情况，为什么要这么做呢？
　　因为礼品卡销售出库了，就会有预收款（实际为负债），所以统计本期使用的礼品卡金额是多少；已到期未使用的礼品卡金额是多少；未到期未使用的礼品卡金额是多少；期初礼品卡金额是多少；计算期末礼品金额是多少，并核对差异。
　　此部是不是与商品的动态平衡表有些类似，确实如些，礼品卡要管理的足够详细，财务在账务处理上才能更准确，更方便；报表一般按月生成（具体看财务要求）。
　　七、礼品卡账务处理
　　这里列举下财务在礼品卡销售和使用时如何记账以帮助理解。
　　例1：用户购1000元礼品卡的会计处理：
　　例2：接上例，当用户绑定礼品卡后使用了礼品卡支付（1000元支付）：
　　例：用户购1000元礼品卡，公司按92折销售，用户实际支付920元，这个会计如何处理：
　　有两种方法：
　　第一种是按礼品卡面值确认收入，将折扣金额作为销售费用处理。
　　当用户使用时礼品卡支付1000元，如下：
　　第二种是按实际收款确认收入。
　　这里小结一下，销售礼品卡的收入只能作为预收款入账，只有在用户真正使用后才会确认收入；如果礼品卡到期后未使用，会计上会结转预收款余额作为其他收入入账；对于领用礼品卡等的会计处理是要作为费用进行会计处理的，有兴趣的可以百度下这部分内容，这里只是把知道的一点记录下来。
　　总结
　　最后说明一下，礼品卡的管理可以理解为一个小的进销存管理，它的库存与商品库存管理类似，也有动态平衡报表，礼品卡期初金额礼品卡金额变动（有正有负）礼品卡期末金额，财务最终确认收入也是等用户使用了才可以作账，否则销售礼品卡金额为负债，此外礼品卡使用时不能开具发票（因为购买时已经开具发票）。
　　再强调一下礼品卡等同于现金，非常得要，感谢您的阅读！