下载个当助理可好

　　有哪些你正在使用的办公工具是10年前没有的？这是我最近向一群朋友提出的一个问题，希望能够收获一堆关于技术正在如何转变工作场所面貌的有趣例子。
　　但是，这个由保险经纪人、言语矫治师以及企业家等组成的差异很大的人群给出的答案让我意外。他们列出的所有新式数字产品实际上都是秘书替代品。
　　我听到的称赞是：航班搜索网站Skyscanner安排商务差旅是多么有用，用谷歌文档（GoogleDocs）安排轮流休假是多么便利，用EchoSign软件在文件上进行电子签名是多么有价值。
　　不论是在哪个行业，也不论级别多高，人们还都会提到文档加密服务以及为防止没完没了的电子邮件往来而设计的工具。
　　这是自助式服务的生动实例，它也形象地说明了行政类职位为何频频领衔受自动化威胁最大的工作榜单。
　　2001年时，英国有近40万个秘书及个人助理类职位，而现在仅有不到20万个。
　　曾在办公室生活中扮演关键角色的人的消失，受到两个因素的联合推动：一是金融危机过后的削减成本（从2009年至2010年，秘书及个人助理类职位的数量就下降了12），二是互联网革命。
　　对于急于削减预算的企业来说，行政类职位的薪酬被证明是一个诱人的靶子；砍掉此类职位还能带来额外好处：比如美其名曰现代化以及拥抱新的工作方式。
　　但对效率的追求是否已走得太远？企业需要某人来打字并将纸质信函存档的旧时光早已远去，但数字时代带来了自己版本的行政苦差。这些工作并没有消失，而只是被广泛分散给了员工队伍。
　　虽然淘汰那种仅仅转动把手的工作是向更高技能员工队伍转型进程的一部分，但这是有后果的。调查公司Qualtrics近期的一项调查显示，英国的工薪阶层人士估计，他们在工作场所仅有不到65的时间是有成效的。为了试图让计算机审批系统理解某个特例所浪费的大量时间，是人们在酒吧吐槽的常见内容。
　　为比尔盖茨（BillGates）和其他组织培训行政助理、使她们掌握微软（Microsoft）技术的维基索科尔埃文斯（VickieSokolEvans）表示，各类组织都面临着巨大压力，要求它们用更少的资源办更多的事。
　　但她指出，效率来自于对技术的有效利用，而不是仅仅将技术扔给员工，然后期待他们自己搞定。让20名销售人员都自行处理他们个人的费用报销以及差旅事务真的更有效率吗，抑或一个既懂软件又了解相关规章制度的人有助于让公司生活少一点烦扰？
　　这还意味着，销售队伍能够腾出时间履行他们的本职工作：推销产品。
　　当然，顶级高管们设法保住了他们的秘书现在这类职位往往被称为行政助理。但这些岗位如今的职责范围比过去广泛多了。
　　监控预算、撰写报告、设计幻灯片，诸如此类的任务日益成为行政助理的必备技能。猎头公司Hays近期为《行政秘书》（ExecutiveSecretary）杂志所做的一项调查显示，约90的高级职员表示，没有个人助理的话，他们做不了自己的工作。（索科尔埃文斯女士将在该杂志于伦敦举办的会议上发言。）
　　佩吉格兰德（PeggyGrande）曾为美国前总统罗纳德里根（RonaldReagan）当了10年的行政助理。她表示，没有什么技术或是虚拟助手领域的突破能够替代人的因素。她补充称：这不仅关乎目前必须完成的任务，还要走在前面，超前三步。
　　索科尔埃文斯女士表示，据她所知，至少有一家跨国公司正在评估其向个人助理提供的职业发展选择，并正在试图构建一种双轨结构：一条面向那些想要承担更大责任、拓展自身角色定位的人，另一条面向那些从确保系统有效运转获得工作成就感的人。
　　数字革命的速度没有显示出任何放缓的迹象，10年后几乎不会有哪项办公室工作还保持今天的面貌。但这也意味着，帮助人类员工和数字系统有效融合的任务变得愈发迫切。有些时候，一个沉着冷静的人类帮手能够比一次软件升级带来更显著的效率提升。
　　译者邓影