讲真不会开会的公司离倒闭就不远了

　　这是弘禾师兄的第23期分享
　　作者弘禾师兄
　　来源弘禾师兄（jxbj100）
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　　当一个公司开始走下坡路的时候，从两个方面可以看出来，一是严控考勤打卡，另一个就是开会太多。
　　国际知名管理咨询公司BCompany，曾针对美国17家大型公司发起过一项关于会议的调研。
　　调研结果显示，这17家公司的雇员中，15的时间都用在了开会上，高层管理平均每周有2天时间用于开会上。
　　其中20的人平均每半小时，至少会发送3封邮件。
　　如此频繁的会议，不仅占用大家的工作时间，也会严重影响大家的工作效率。
　　工作中，很多人被这样的会议捆绑，甚至感到力不从心，其实你真正讨厌的并不是开会本身，而是讨厌没有效果的会议。
　　无效会议的几大特点
　　1、开会没目标
　　有的公司老板一声令下，领导便召集部门员工去会议，在踏进会议室的那一刻，大家都很懵，根本不知道这会议要干啥。
　　会议过程中，你一言我一语，会议都快结束了，有些人还不清楚本次会议到底要解决的核心问题是什么。
　　这样的会议毫无目标，不仅浪费大家的时间，还会让大家产生厌烦的情绪。
　　2、开会没主持
　　有些公司的会议，没有设立主持人，对会议的环节，人员的发言都没有限制和制约，当大家跑题时，也没有负责人及时将大家拉回到主题，无形中浪费了很多时间，也让会议效果大打折扣。
　　3、发言没主次
　　会议组织者把部门的所有人召集到了一起开会，之前并未通知大家开会要讨论什么，谁来发言，结果大家都因为没有提前做准备。
　　在老板要求每个人发言时，要么大家逃避发言选择沉默，要么就是发言就杂乱无章，毫无逻辑。
　　这无疑是场无效会议，长此以往，还会对大家的积极性产生很大影响。
　　4、问题说太多
　　开会的目的是解决问题，但是一场会议讨论的问题太多，难免分不清主次。
　　5、问题没解决
　　开会时还有一种常见的现象，就是将会议变成工作汇报，每个部门都是把自己的成果展示出来，并不会提及什么问题，企业存在的问题，跨部门沟通的问题，业务存在的问题等。
　　结果就会导致上次会议的问题还没有解决，加上这次会议的问题越积越多，陷入一个恶性循环中。
　　6、结果没跟进
　　会议开的热火朝天，问题讨论的深入浅出，甚至罗列出一大页纸的问题。
　　可是会后如何跟进与解决，没有明确的解决方案，没有明确的负责人，没有明确的完成时间节点。
　　这样的会议只是问题的生产会，并不是问题的解决会。
　　无效会议是企业管理中一种常见的现象，如果不能在会议中很好的解决问题，那么你的会议多半是无效的会议，不仅浪费时间，还影响大家的工作效率。
　　因此，如何解决这一现象成为众多企业的管理者需要重点考虑的问题。
　　高效会议的方法
　　1、会前准备的5W2H原则
　　（1）谁（Who）：明确本次会议由什么人参加，所有与这次会议相关的人员都有谁；
　　（2）讨论什么（What）：明确会议讨论的内容及主题，不必每件事都进行讨论，选择最有价值的部分进行即可；
　　（3）何时（When）：开会的时间尽量在活动进行之后，立即进行反思与讨论；
　　（4）何地（Where）：选择离行动越近的时间和地点，有助于开放学习的地方；
　　（5）多久（Howlong）：时间尽量不要过长，1小时内最好，15分钟左右最佳，但应使内容得到充分的讨论。
　　（6）提前多久通知（Howlongnotice）：开会前要提前通知参会人员，提前多久要看会议的类别而定。
　　设定会议的形式可以是正式的，也可以是非正式的，但尽量减少学习与行动之间的循环时间。
　　会议也不一定非是问题导向，也可以是为了学习而进行的。
　　2、会中讨论：讨论如何进行
　　（1）明确行动目标是什么？
　　当初行动时候的目标是什么？当初想达成的结果是什么？结果是否如实达成？是怎样达成的？
　　（2）明确过程中发生了什么？
　　实施过程中发生了什么事？为什么会发生？怎么发生的？
　　但是想要真实客观的重现过去所发生的事，并不是很容易，人们的推论过程和不同的角度观点都会造成偏颇，有两个方法可以有效预防这种情况：
　　按照时间先后顺序对事件进行重新梳理；
　　优先分析会议参与人员认为关键的事件；
　　（3）经验总结，从过程中学到了什么？
　　在事件发生的过程中，我们有哪些收获？如果再进行此类事件，我们怎么做能做的更好？
　　（4）将会议所得经验进行转化
　　将好的经验进行固化，形成之后做同样事物标准，将需改进的问题进行优化，提出新的解决方法。
　　（5）下一步的行动
　　规划下一步的行动，考虑接下来该做些什么？哪些是可以直接行动的？分别由哪些人进行跟进？什么时间跟进完成？要有明确的规划、负责人和完成的时间节点。
　　（6）经验传递
　　将会议梳理出来的知识和经验，分享给需要的其他组织或人，将积累的经验进行传递。
　　3、会中如何记录
　　（1）会议主持
　　会议要找到一个主持人，提前安排好会议议程，并在会议过程中把控时间和发言人；
　　（2）把控时间与顺序
　　提前罗列好开会发言人的顺序与时间；
　　（3）领导点评
　　如需，每个人发言过后，可由领导逐一进行点评；
　　（4）会议记录
　　会议进行过程中，安排专人负责记录会议纪要，并于会后进行输出。
　　4、会议纪要模板
　　分享给你一个会议纪要模板，希望对你有帮助。
　　5、会后跟进
　　会后将下一步的工作安排进行实施与跟进，待下次会议时，及时将上次会议的后续问题进行复盘与总结。
　　最后的话
　　频繁的会议，不仅占用大家的工作时间，也会严重影响工作效率，让会议变得高效，需要掌握以下几个技能：
　　1、会前的5W2H原则
　　谁（Who），讨论什么（What），何时（When），何地（Where），开多久（Howlong），提前多久通知（Howlongnotice）
　　2、会中讨论：讨论如何进行
　　明确行动目标是什么？
　　明确过程中发生了什么？
　　经验总结，从过程中学到了什么？
　　将会议所得经验进行转化；
　　确定下一步的行动；
　　经验分享传递。
　　3、会中如何记录
　　设立会议主持；
　　把控时间与顺序；
　　领导点评；
　　会议记录。
　　4、会后持续跟进进度