新时期背景下管理类档案归档整理工作实践探讨

　　摘要：在现今信息化的时代中，原来传统意义上的纸质档案，已经被电子文件所取代。但很多单位为了实现双重保险，两种办法都在同步使用，那么怎样实现整个管理工作的最优化呢？本文从管理类档案归档整理开始论述，简要分析了整理工作中出现的问题，最后并提出了相关的解决建议。
　　关键词：管理类；档案；归档整理；工作时间；探讨
　　为了适应我国整体经济的发展需要，与现代档案归档整理相匹配，整体提高工作效率，加快工作进程，结合档案管理工作的实际状况，最后形成了相应的工作模式，即档案工作的数字化、信息化、文档一体化的目标。这种工作模式的建立，在很大程度上促进了我国档案归档整理工作的进程，也为后期高效、准确的工作服务，打下了坚实的基础。
　　一、管理类档案归档整理概述
　　管理类档案，又被称之为文书档案，它指的是企业单位在各种活动中形成的、具有保存意义的管理性文档。归档则是说单位的文书处理部门以及职能部门，在办理完相关的事宜之后，按照有关的规定，将档案文件转交给档案部门保存的过程。将文件归档之后就是档案，所以归档就是文件转化成档案的标志，这个就是文书处理的最终目的，当然也就成为了整个档案管理的开始。
　　整理归档的文件，就是将已经办理完毕、但具有利用价值、能够提供信息的文件，作为管理类的档案进行保存。一般我们是以件为单位进行统一的装订、分裂、编号、装盒等工作，使它最后能够成为一个完整的程序。这项工作十分重要，它上承文件材料的收集，下启档案管理，是保证系统工作顺利开展的关键环节。整个归档工作如果能够按照要求收集完整、划分准确、装订有序，这样就为后期高效准确查找资料奠定了基础。
　　在现在这个信息化的时代，传统意义上的纸质文件已经逐渐开始被淘汰，与之盛行的是电子文件。快捷方便的电子文件，在整个归档工作中发挥着极其重要的作用。但是，这个时限是短期的，电子文件自身的可更改性、以及不稳定性等，都是整个文档管理工作中的大忌。针对一些重要的档案，电子文件毕竟没有纸质档案稳定。所以面对这个问题，现阶段的单位管理类档案，国家相关档案部门都是采用双重保护机制在设置电子文件的同时保留纸质档案，这样就可以解决这些不必要的问题。
　　二、简析管理类档案归档整理工作实践中问题
　　第一，新时期背景之下，档案管理部门在日常的管理工作中，确实存在一些问题。比如说纸质版的档案是否和电子文件相匹配，数据读取的设备是否能够配套，这都是现阶段档案管理工作的要求。而在进行档案管理类工作的时候，我们一般是纸质版和电子版的同时进行，那么这就需要检查软硬件的设备能否跟得上系统，对于储存较长的数据是否方便读取，有没有存储介质损坏的现象。这些工作，其实都是档案管理部门需要去注意避免的。
　　第二，现代档案管理的人员专业素质不高，存在着依靠主观意识去判断事情的现象。其实，现代很多企业的档案管理人员，其技术水平都是存在参差不齐的情况。而对于档案管理的相关规定，也是各种各样的理解，更多的都是依靠自身的工作经验、或者主观意识，进行档案的划分。在这样的情况下，划分出来的档案必定会出现划分不标准、归类不正确的情况，不方便档案的后期查找，也发挥不了档案自身应有的作用。
　　第三，档案管理的工作并没有受到重视，这样就导致档案收集的工作存在缺陷，出现档案收集不完全的情况。在单位中，有一部分人对于档案没有正确的了解，档案的相关知识淡薄，脑海中也没有存档的意识。这样就会导致一些会议之后的文件，或者其他相关联的文件，不能够及时予以保存，甚至有些人还不知道怎样去处理文件。而相应的档案管理人员，也不知道文件的存在，导致有些重要的档案资料被丢弃或者销毁。这样的行为会严重影响档案工作的进行，破坏了档案建立本身的意义和目的。
　　第四，管理类档案不应该交由某一个机构进行排列，这样不便于后期档案的查找。截至目前，有不少单位都是采用年代保管期限机构这样的复合式方法来管理档案，为档案排序。但在实际的工作中，却会遇到很多文件所涉及的并不是单单一个单位或者部门，仅仅依靠一个单位或者部门，根本完成不了这些工作，这就牵扯到工作中多个部门共同协作、合理完工的现象。所以，在对这一类的文件进行保存的时候，我们不能只是将这份档案保存在某一个单位或者部门，这种做法不合适，并且也不利于后期档案的查找以及使用。
　　第五，管理类档案中会有大量的密级文件，需要明确是否需要按照密级来分开保管这些档案。在档案管理的过程中，会涉及到很多密级文件，这些资料一旦泄露会造成严重不利的影响和重大损失，做好对这类档案资料的管理工作至关重。那么怎样来保存这类档案，一直是档案管理人员比较头疼的问题。在国家保密安全问题严峻，整个保密机制开始完善的状况之下，将企业这些档案如何放置，是现阶段需要重点考虑的问题，正确的保存模式，才能保证整个档案工作的顺利开展。
　　三、解决管理类档案归档整理工作问题的建议
　　（一）多渠道提升全民的档案意识，加强档案工作的宣传
　　档案工作本身其实就是属于辅助性服务工作，所以一直以来都没有受到重视，甚至有些人都不知道有这样一个部门。在很多单位中，职工并不知道还有档案相关法规，也不知道将重要的文件送到档案室存档。这就要求多渠道去提升全民的档案意识，加强档案的宣传工作，真正将档案工作放置在合适的位置上。
　　（二）加强档案管理人员的业务能力，提升专业素质
　　档案管理人员因为自身能力的不同，理解上的差异，对于档案方面的政策法规也没有清晰明确的认识，管理上各种细则把握也不够准确、研究不够，平时没有积累工作经验，专业能力以及素养都相当匮乏等，这些都是影响档案管理人员业务能力相当重要的因素。所以，现阶段的工作中，必须想办法全面提升档案管理人才的能力。对于档案管理工作的重视，也是整个工作中特别重要的一环，只有真正意义上重视档案管理工作，才能促进档案管理的发展。
　　（三）修订档案管理细则，适应新时期档案工作
　　现阶段，很多单位的档案管理归档工作，基本都是按照以往的归档办法进行整理，并没有跟随新时期档案发生变化，这样就会导致整理的办法不能够适应现代信息化的步伐，从而存在着许多问题。管理人员在实际的操作中，没有根据实施的相关办法实行，而是根据自己的主观判断开展工作，这样在很大程度上降低了工作质量，也不利于档案的查询以及使用。针对于此，要求相关管理部门制定适合新时期的相关管理细则，从本质上解决工作人员的问题，减轻工作压力，真正将精力投放到档案管理的工作中去。
　　（四）采用新型的排列方式管理档案
　　在信息急速发展的今天，很多办公单位都实现了办公自动化，所有的文件也就自然而然在单位信息系统上进行处理。并且，很多文件都是采用大流水号进行登记，在查询的时候，只要输入关键字或者词就可以进行查询。如此，大大节约了工作时间，也提高了工作效率。而针对纸质档案，我们可以配合计算机进行大流水号排序，可以减轻工作人员管理文件的压力，也减少了分类判断，同时提升了整体的查阅速度，促进档案管理工作有条不紊的进行。
　　四、结语
　　综上所述，伴随着信息技术的飞速前进，档案管理工作越来越依赖计算机进行工作。这就要求尽快改变原来的档案管理办法，重新修订新办法，再结合信息技术的支撑，才能真正意义上实现档案管理工作的优化，从而发挥档案自身的功能以及作用。
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