事业单位档案管理存在的问题和对策

　　【摘要】在事业单位的发展中，档案管理占据重要位置，直接关系着单位的工作效率和未来发展。对此有必要加大研究力度，改变档案管理观念，加强档案管理力度，在不断提高档案管理效率的同时为事业单位实现良好的发展奠定基础。
　　【关键词】事业单位；档案管理；信息化
　　事业单位的档案管理工作主要是对单位相关资料进行收集、整理、统计、存储、编辑、分析和处理，主要的作用就是为相关业务的处理提供依据，在事业单位的发展中有着重要影响。对此，有必要加大此方面的研究，全面分析存在的问题，并针对实际情况选择合理的措施予以解决，从根本上提高档案管理效率，使其更好地为单位服务。
　　一、事业单位档案管理的意义
　　档案管理的过程中包括信息收集、分类、整理、记录、使用等一系列工作，信息化时代的到来决定着这些工作都要采用信息化手段来完成。档案管理对于事业单位来说属于一项基础性工作，要想得到长久的发展，高效的档案管理工作是必备的条件。对此，相关部门必须要对此予以高度重视，强化档案管理手段，将信息化作为单位发展的必然趋势，有效利用高科技信息技术，这样才能促进其健康、长久、稳定地发展。
　　二、事业单位档案管理存在的问题
　　档案管理工作具有一定的综合性。随着经济的不断发展，传统的档案管理手段已经逐渐无法适应社会需求，导致事业单位在进行档案管理的过程中逐渐显现出了更多的问题，具体如下：
　　（一）档案管理制度不够完善。从眼下来看，很多事业单位在档案管理制度方面存在问题。一些单位没建立档案管理制度，另一些单位虽然建立了制度，但只是表现在形式上，并未严格执行。导致档案随意堆积在一起，经常出现丢失、残缺的现象。除此之外，对于档案也没有进行严格处理，手续不全，经常出现有借无还问题。还有一些人员为了一己私利对档案数据进行擅自更改，降低了档案资料的真实性。
　　（二）档案管理手段不够先进。传统档案管理中对于档案资料的管理主要以纸质的方式为主，由于档案数据信息涉及到的内容广泛，信息量较大，自然而然就增加了信息储存的难度。经常出现纸质档案易受潮、发霉等问题，因此必须要定期进行查看和整理，所以存储的时间也較短。而且由于内容较多，所以档案准确性和完整性也就难以得到保证，同时也在很大程度上增加了人们查找信息和阅读信息的难度。
　　（三）档案管理人员专业水平较差。要想提高档案管理效率，档案管理人员的专业水平和职业素质是重要的影响因素。但是从目前的情况来看，如今的事业单位档案管理人才比较匮乏。专业水平差、职业素质低的人员比比皆是，各方面都无法满足实际标准。在工作的过程中没有责任心，态度较差，积极性也不是很高，不利于档案管理工作的正常开展。
　　三、加强事业单位档案管理的有效途径
　　（一）强化对档案管理的认识。要想最大程度上提高事业单位的档案管理效率，首先要做的就是强化对档案管理的认识，管理层要予以高度重视，基层则要明确自身职责。同时做好相关宣传，全面贯彻档案管理知识，强化档案管理人员的服务意识，不断提高档案管理的效率。
　　（二）建立科学的档案管理信息系统。提高档案管理效率的最有效途径就是创新管理手段，改变管理观念。眼下计算机技术发展迅速，事业单位可以将其适当应用在档案管理中，建立科学的档案管理信息系统，实现档案信息化管理，不仅可以有效减少人工工作量，也可以提高档案管理效率。具体如下：1。建设存量档案全文数据库。根据单位的实际情况建档案全文数据库，对纸质档案进行数字化处理，转变成其他格式存储在数据库中。对于光盘类的文件，应该注意其格式的规范性，然后统一进行归档处理。2。建设专题数据库。建立专门的档案网站，利用其发布一些重要信息，同时也可以方便用户检索信息。通过这个网站的建设发布信息的时候可以不受任何限制。3。建设完善的信息安全保密体系。加强应用系统以及数据库的安全建设，加强保密管理，避免数据信息遭到窃取和流失。
　　（三）建立完善的档案管理制度。根据自身实际情况加强档案管理工作的监督和控制，制定专门的管理制度，并保证严格执行，出现问题立即调整和完善。同时建立完善的赏罚机制，加强档案管理人员的监督和管理，表现优秀的人员自然要予以褒奖，表现较差的人员要适当处罚和教育。保证档案管理工作的规范性和标准性。
　　（四）加强档案管理人员的管理。1。严格招聘档案管理人员，尽可能招纳业务技术过硬的管理人才，坚持持证上岗。2。加强专业培训。对档案管理人员进行培训，规范流程，保证每一名工作人员都能熟悉并掌握档案管理相关知识，同时也要不断提高员工的计算机水平，加强档案管理信息系统的监督和管理，有效地封堵漏洞，以免档案信息被盗用。3。实施素质教育。注重对档案管理人员职业道德素质的培养，使其不断完善自己、强化自己，端正工作态度，始终保持良好的工作状态。
　　【参考文献】
　　〔1〕杨军。高校人事档案管理策略分析〔J〕。黑龙江档案，2010（07）。
　　〔2〕张鑫。试论新形势下事业单位档案管理与创新〔J〕。群文天地，2010（09）。
　　〔3〕孙要男。浅析提高事业单位档案管理工作的几点建议〔J〕。东方企业文化，2011（12）。
　　〔4〕吴清越。农业事业单位档案管理存在的问题与改进对策〔J〕。广西农学报。2010（01）。
　　〔5〕袁双盛。提升事业单位人事档案管理水平的建议〔J〕。中国商界（下半月），2009（08）。
　　〔6〕王茹丽，吕雪峰，王永辉。立足本职不断创新全面提升事业单位档案管理工作水平〔J〕。吉林农业，2010（12）。