妙用函数快速实现管理

　　将EXCEL电子表格的强大功能巧妙运用于人力资源管理实践中，将会起到事半功倍的效果，使工作效率提高数倍甚至数十倍。以下就是笔者根据自己在企业人力资源管理中的实践和研究，对EXCEL函数在人力资源管理中的运用进行的实例介绍。
　　筛选同名同姓之人或删除重复姓名
　　在成百上千的员工姓名中筛选同名同姓之人或删除重复姓名，用手工操作将是一件十分麻烦之事，而运用EXCEL函数可以快速准确地解决此问题。如图1：
　　众所周知，每个人的身份证号是唯一的，身份证号相同，则表明是同一人，身份证号不同，姓名相同，则表明是同名同姓的两个人。因此，在图中的C列用函数验证姓名是否有重复，在图中的D列验证身份证号是否有重复，然后，用菜单中的自动筛选功能，就可以轻易筛选出姓名相同、身份证号也相同的行，然后将之选中，删除行则可。
　　函数释义：COUNTIF函数意为条件计数。C2单元格中的函数意义为：以A2单元格到A列中的目标单元格为查找范围，统计目标单元格的值在查找范围中出现的次数，如果次数大于1，则显示为重复，否则，则显示为空格。需查找的起始单元格A2中的符号（在纯英文状态下用SHIFT4键输入）表示绝对地址引用，它不随单元格的向下填充而发生改变，其在函数应用中具有举足轻重的作用。D列中的函数运用同理，只需将A2改为B2即可。
　　在身份证号码中自动提取出生年月
　　身份证号码中隐藏着出生年月信息。在建立员工电子文档时，利用函数自动提取出生年月，可省去大量输入时间，并可做到准确无误。如图2：
　　函数释义：LEN函数，统计文本中的字符个数；MID函数，从文本字符串中的指定位置始，返回指定长度的字符；符号（在纯英文状态下用SHIFT7输入）的作用为连接文本字符。B2单元格中的函数意义为：判断C2单元格中身份证号的位数，如果等于18位，则从C2单元格中身份证号的第7位开始，提取4位字符，然后用符号连接，再从第11位开始，提取2位字符，然后用符号连接，最后从第13位开始，提取2位字符；如果身份证号为15位，其意义依此类推；如果既不是18位，也不是15位，则在B2中标注符号？。如果出现了？号，则表示其对应的身份证号输错了，提示操作者检查重输。
　　自动计算年龄或工龄
　　如图3：
　　函数释义：DATEDIF函数返回两个日期间的年数、月数、天数（均为整数），引号中y表示求年数，m表示求月数，d表示求天数；NOW（）表示返回当前的日期和时间。D2单元格的函数意义为：从B2单元格中的日期始，到当前日期止，求两个日期间的周年数。
　　进行逻辑判断
　　IF函数具有强大的逻辑判断功能，前面的例子中已将此函数配合其它函数套用，显示了此函数的一些巧妙用法。只要读者举一反三，定能在实践中找到此函数的更多巧妙用法。下面，再举个简单而实用的例子：某公司在春节前准备给普通员工发放慰问金，进行了如下规定：凡进入本司后工龄在5年及以上的，发放慰问金500元；工龄在2年以上5年以下的，发放300元；1年以上2年以下的，发放200元；1年以下的，发放100元。要求人力资源部据此打印花名册。只要用IF函数，即使有成千上万的员工，也能在一二十分钟内，迅速准确地完成。如图4：
　　用条件求和函数进行工资统计
　　举个例子：公司需要抽调部分员工作为机动人员，在多个车间进行顶岗，所在的车间负责核算这部分机动人员的考勤和工资。次月初，各车间将员工工资和考勤报到了人力资源部，要求人力资源部进行汇总统计。
　　看似杂乱无章的原始资料，只要借助于高级筛选功能和SUMIF函数，此问题就能迎刃而解。首先，进行如下操作：将光标移动到A列点击菜单上的数据筛选高级筛选，出现了高级筛选界面，选择将筛选结果复制到其他位置，并在选择不重复的记录前打勾，然后在列表区域中选择从A2到A15，在复制到中选择从H2到H16，点击确定，所有不重复的员工姓名就复制到了目标单元区域。如图5：
　　然后在I2中输入SUMIF函数，向下填充即可。如图6：
　　函数释义：SUMIF函数格式为：SUMIF（需进行计算的单元格区域，条件，实际求和的单元格区域）。
　　批量查找
　　在人力资源管理中，经常会遇到批量查找工作，如查找某些员工的工资额、身份证号、员工档案编号、年龄等。若只采用编辑菜单中的查找复制功能，在任务较多时，则显得相当繁琐。用VLOOKUP或HLOOKUP函数，则简易多了。如图7：
　　函数释义：VLOOKUP函数以列的方式查找，HLOOKUP函数以行的方式查找。其格式为：VLOOKUP（需查找的值，查找区域，查找到目标后需返回的查找区域中对应的列的序号，参数）。说明：目标值所在的列的起始序号为1；参数FALSE表示精确匹配，即查找值与目标值完全一致。
　　计数统计
　　人力资源管理中，经常需要统计诸如公司共有大专文化的员工多少人、40岁以上的员工有多少人、月工资2000元以上的有多少人等等，只要请出COUNTIF函数，这些都是极其简单的工作。COUNTIF函数格式为：COUNTIF（统计的区域范围，条件）。如图8：
　　在企业管理中，许多工作都可以形成EXCEL电子文档，借助函数及其他功能实现办公现代化管理。以上只是一些简单的实例，EXCEL中还有许多函数，还有许多其他功能（如选择性粘贴、内容重排、公式审核、条件格式等），只要勤学勤动脑，做到举一反三，定能大大简化繁琐工作，成倍提高工作效率。