简析行政事业单位档案管理创新思路

　　摘要：本文浅析从档案管理制度、人事档案管理、档案利用、档案保密等角度做出改进、完善、创新和提高，力求在最大程度上优化事业单位的档案管理水平。
　　关键词：事业单位；档案管理；创新思路
　　一、行政事业单位档案工作的现状
　　1、档案工作重视程度不够。部分行政事业单位在档案工作开展过程中，对其重视程度不够。管理人员相关意识较为薄弱，监督工作不够到位，使得档案工作流于形式，未能充分发挥作用。同时，在档案工作投入上较为不足。无论是人员、财力还是相关设备，均存在捉襟见肘的情况，无法让档案工作顺畅进行。另外，行政事业单位内部未能形成一套标准化的档案工作机制。
　　2、档案室设备较为落后。很多行政事业单位尽管都有单独的档案室，但相关设施较为落后，于标准要求存在较大差距。一些单位档案室设施十分陈旧，与现代化档案管理要求格格不入。同时，档案柜形式多样，统一性较差，十分凌乱。另外，档案室缺乏有效的管理机制，使得档案保护工作受到影响，造成部分档案资料受损。
　　3、档案管理人员业务技能水平有待提升。行政事业单位档案管理是一项专业性的工作。然而，很多单位档案管理人员都是兼职，其专业技能水平不足，在归档、档案文件整理、保管等工作存在缺失，并容易出现档案移交、立卷不及时的情况。少数档案人员对档案工作认知不够到位，未将责任贯彻于实际工作当中，有敷衍工作的情况，影响了档案管理的质量及效率。
　　二、行政事业单位档案制度建设原则
　　在行政事业单位档案制度建设过程中，要把握一定原则，才能保证制度充分发挥效用，从而形成一个良好的档案管理内部环境。首先，要保证制度的规范性与灵活性。行政事业单位档案管理制度建设以国家相关标准文件为主要参考。在此基础上，要兼顾到权益与职责，并将职责融入到岗位标准当中，将责任落实于人。与此同时，要注重档案工作人员的合法权益保护，为其创造出一个稳定的工作环境，保证其薪酬待遇。并可通过激励机制调动其工作积极性，使其全身心投入到具体工作当中，以保证档案管理质量。其次，要加强制度执行力。在制定相关制度的同时，还要不断增加制度执行力，将制度落于实处。另外，要对制度进行持续优化，做到动静结合。制度形成后，可在一段时间内保持不变。但在实际工作开展过程中，要善于收集问题，发现制度漏洞，并及时完善，使制度更加合理化、科学化。
　　三、行政事业单位档案管理创新策略探究
　　1、加强内部档案管理制度建设。要完善行政事业单位档案管理工作，必然需要一套健全的制度作为导向，这就要求行政事业单位内部要不断完善档案管理制度建设。首先，相关制度必须具备科学性、合理性的特征。制度要与单位实际情况及档案管理实际需求相契合。其次，制度要简明实用。制度必须具备良好的操作性，实用易行，能够在具体工作中发挥指导作用。再者，制度要保持双向约束性。它既要具备约束员工的功能，又要具备约束领导的功能，这样才能构建出一个相对公正的内部管理环境。另外，制度执行时要保持严肃性。档案部门是制度制定的主观部门，也是执行部门。在制度执行工程中，要保持严肃性及权威性，做到赏罚分明。
　　2、完善组织领导，促使人事档案管理水平不断提升。行政事业单位要给予档案管理工作足够的重视，将其纳入议事日程。一方面，要构建专门的领导机构。由领导机构作为导向，对档案管理工作进行指导、监督。同时，结合档案管理工作实际开展状况，构建出档案达标升级考核机制，从而对档案管理进行量化考评，使其得到进一步完善。另一方面，各单位要对制定出一套与实际要求相符的档案质量评价标准，推动档案工作制度化、科学化、高效化建设。
　　3、加强档案管理信息化建设，提升实际工作效率。要实现档案管理现代化，就必须加强档案管理信息化建设，通过利用信息化技术提升档案管理效率及质量，让档案管理达到新的层次，使其充分发挥作用。一方面，各级行政事业单位要充分落实信息管理工作，注重档案信息錄入，将其准确地输入至数据库平台当中。同时，可利用计算机、扫描仪等设备将文字、图片、声像等资料转变为数据信息资料进行存储，让电子化档案与传统纸质档案共存。另一方面，利用网络技术及计算机技术构建出一个档案信息管理平台，以实现档案信息资源共享，为社会群体提供高效、优质的档案信息服务，促使档案利用效率不断提升，方便于大众进行档案信息查询。
　　4、加强行政事业单位档案保密工作。对于行政事业单位档案管理而言，档案保密工作是重要环节之一。从客观角度来看，档案库房建设过程中应该按照国家相关规定执行具体事项，但不是任何办公室都可用作档案存储，要进行合理筛选，保证办公室条件符合档案库房要求。从保密性角度来看，档案库房不得建在办公楼最底层。且库房门、窗需要进行专门加固，以此来预防盗窃。同时，要将库房与办公室、阅览室等分离，并指派专人负责监管，构建出严格的库房管理制度，无关人员严禁入内。另外，要做好档案的保管期限与保密期限的区分工作。相关管理人员要准确分析并鉴别档案内容的历史作用与现实作用，结合行政事业单位工作需求，全面确认档案信息的保存价值，以判断出档案的合理保管期限。
　　四、结语
　　尽管行政事业单位档案整体管理水平较以往有所提升，但部分单位依然有所欠缺，影响了档案工作本质的经济与社会服务功能的发挥。在新形势下，行政事业档案工作需要与时代发展的任务、特征及要求紧密关联起来。通过创新服务、更新体制，让档案管理工作得到优化，使其达到更高的层次，从而为社会群体提供更为可靠的服务。