浅谈档案基础管理工作的重要性

　　【摘要】本文首先从基础档案管理工作的角度阐述其在现代化档案管理工作中的作用，进而结合当前的管理现状指出现代化档案管理中基础档案管理工作存在的问题，最后提出相对应的改进建議和措施，希望能助力我国档案管理工作的进步与发展。
　　【关键词】现代化档案；基础管理；工作重要性
　　随着我国教育事业的不断进步以及九年义务教育的普及，我国教育模式和教育理论的不断完善和成熟，教育水平日渐提升，所培养出的人才质量和人才数量也越来越高，但在如此多的人才背景下，也使得我国的就业压力越来越大，人才优势并没有充分地转换为经济优势，因此新时代下如何更好地管理和利用人才成为如今的一个热点话题，而档案管理作为了解和利用人才的一个重要方式，加强其研究有助于更好地实现人才优势的转化作用。加上我国目前档案管理工作存在诸多问题，因此有必要加强基础档案管理工作方面的研究，以更好地实现档案管理工作对于社会发展的促进作用。本文首先从基础档案管理工作的角度阐述其在现代化档案管理工作中的作用，进而结合当前的管理现状指出现代化档案管理中基础档案管理工作存在的问题，最后提出相对应的改进建议和措施，希望能助力我国档案管理工作的进步与发展，实现人才对于经济的推动作用。
　　一、现代化档案管理中档案基础管理工作的重要性
　　档案管理在完善我国社会服务体系方面具有重要作用：一方面可以完善相应数据保管工作，一方面可以更好地完成数据的提取和利用，而档案基础管理工作作为档案管理的重要组成部分，尤其是对于现代化档案管理而言，是其一切工作开展和进行的前提，如果没有基础档案管理工作的支持，现代化的档案管理便是无源之水，无根之木，所得出的各种数据分析和结论便根本没有有效性，相反，如果档案基础管理工作进展得当，则可以极大程度上保障现代化档案管理工作的效率和质量，因此有必要加强这方面的研究，以助力我国档案管理工作的发展。
　　二、基础档案管理工作存在的不足与问题
　　（一）基础档案管理工作质量过低，工作方法缺失。当前基础档案管理工作存在质量过低、工作方法缺失的问题，加上各个时期档案整理规格、要求各不相同，因此造成了档案基础较差、计算机管理适应能力较差的现象，主要存在以下问题：第一，未建立明确的档案档号、目录号，经常出现一卷多册的现象。第二，未制定规范的案卷标题，标题基本要素缺乏或不能反映其主题内容，并且很多案卷没有标题的现象极为普遍。第三，由于案卷目录，许多未涵盖在案卷标题中的内容难以被检索到，且无法得到有效的利用。第四，案卷中未标示页码的现象也极为普遍，若是使用中发生掉页和缺页也不易被发现。第五，卷宗厚薄差异较大，有的一两页纸一卷，有的几百页纸一卷。
　　（二）基础档案管理工作尚未形成相对完善和成熟的管理制度。纵观当前我国档案管理事业的现代化管理工作，普遍存在管理工作制度缺失的问题，导致我国档案管理工作始终难以适应现代化发展的需求，未能有效为我国的社会发展提供强有力的数据支撑，而造成这种情况产生的原因主要分为以下几个方面：一是我国档案管理领域现代化技术应用的时间短，在领域中的运用水平相对较低，因此难以在短期内形成完善的管理制度。二是我国目前更多仍延续传统的档案管理工作模式和方法，目前仍在一定程度上能满足当前的档案管理所需，但未来必将难以适应快节奏、高数量的数据支持需求和服务。三是由于我国当前档案管理的机构和组织更多的属于事业单位性质，并未和市场有过多的联系，因此许多档案管理机构和其从业人员并未在意识上对其有过多的重视，主观上的不足自然导致在制度的约束上相对乏力，导致众多问题的产生。
　　（三）档案管理工作人才队伍缺失。在当前的教育形势下，人们对于文学、经济、建筑等领域的热门学科比较钟爱，而一些环境保护、档案管理等相对比较偏门的学科学习热情明显偏低，有的甚至不知道存在该教育学科，这种整体教育环境上的现实导致我国档案管理的高素质人才比较缺失，反映在档案管理工作中具体体现在以下两个方面：一是反映在档案管理制度及管理模式过于传统和守旧，缺乏制度创新和管理创新，长期以往，档案管理事业必然难以适应时代需求，阻碍社会服务的进一步发展。二是体现在我国档案管理的现代化设备投入不足，许多档案管理机构往往只是简单配备基础的计算机设备以及常规的管理软件来进行数据的管理和保存，在数据分析以及数据筛选方面的现代化处理能力有所不足。除了我国高素质档案管理人才不足的问题之外，当下我国档案管理工作队伍老龄化也是人力管理领域存在的一个主要问题，阻碍了我国现代化档案管理工作的发展。
　　三、改进和提升基础档案管理工作的方法和建议
　　（一）优化基础档案管理工作的方法和形式。对于基础档案管理工作而言，只有完善档案分类号才能使检索查全率得到保证，进一步保证档案检索查全率，而要想确保实现档案管理工作的目的和有效性，单单依靠检索查全率是远远不够的，同时还应保证检索查准率和各种相应的档案案卷的排版和整理以及工作形式和内容的规范性、科学性，所以必须在著录时进行档案的统一规范，优化基础档案管理工作的方法和形式。如规范题名必须要抓住题名的要点和原则，也就是要避免出现文不对题、内容混淆以及计算机识别不清等情况的发生，让档案管理工作变得更加有效；再比如要将拟题名的文种、事由和责任者等填写完整，若无完整的题名要素，就应将其补齐，而对于题名冗长的就应删除多余赘词，为案卷的查阅者提供更多的基础信息以增强搜索和数据提取的准确性，为日后检索工具的制作奠定基础。
　　（二）建立完善成熟的基础档案管理工作制度。为了充分发挥档案对社会的作用，使其为社会所用，需要进一步建立完善成熟的基础档案管理工作制度，加快现代化档案管理建设进程，做好数据准备工作。具体应做到以下几点：一是要明确工作重心，在综合性档案馆中推进计算机管理则应按照卷宗内容、价值大小、重要程度、开放程度和利用率的高低多档案进行分级管理。二是要实施分级次著录整理，按照三个层次实施档案著录整理，对于一些查考价值不高或反映问题单一的档案实行著录整理，对组合级文件等实施分级著录，以节省档案管理工作人力、财力和时间。三是要对档案进行分门别类，利用原基础档案对案卷实施分门别类的管理、著录，并利用计算机程序进行案卷目录。
　　（三）引进和培养高素质的档案管理人才。无论开展哪种工作，人才永远是保证工作有效推动、实现既定目标的重要保障，也是重要推动力，现代化档案管理中的基础档案管理工作亦是如此，唯有精益求精、具备高度责任感的现代型人才才能更好地保证档案数据的有效性和准确性，实现档案管理工作对于完善社会服务、推动社会发展的作用。因此针对我国现代化档案管理工作高素质人才缺失的不足，需要采取以下方面进行改进和提升：一是在各个档案管理组织和机构引进符合时代要求和市场需要的高素质人才，为完善现代化档案管理制度、创新档案管理方法提供人才动力和支撑。二是要加强现有档案管理队伍的培训工作，提升现有档案管理队伍的现代化设备应用能力和水平，以便进一步提升档案管理工作的效率和质量。三是同各个高校进行战略合作，开展档案管理人才培养计划，一方面增强档案管理学科的招生吸引力；另一方面为档案管理机构源源不断地输送现代化的管理人才，实现双赢。
　　四、结束语
　　总而言之，加强现代化档案管理中基础档案管理工作的研究，有助于更好地开展档案现代化管理工作，为其打下坚实的管理基础和数据基础，使其不管是为人才建设，亦或是社会服务都能更好地发挥档案的基础性作用，为社会的发展作贡献。而受限于本人的工作经验和理论所学，本文多从宏观的角度展开档案管理基础工作的建议和措施，并未过多涉及档案管理工作的具体实践，因此仍需要更多档案管理领域的专业人士进行深入研究和挖掘，本文仅作抛砖引玉之用。
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