浅探如何提高机关公文处理水平

　　摘要：实事求是、准确规范是公文处理工作应主要遵循的原则之一，高效率的公文处理工作有助于党政机关工作的顺利运行，对社会发展以及国家发展都具有重要意义。本文主要对如何提高公文管理水平进行分析，仅供参考。
　　关键词：机关；公文处理；合理规范
　　公文处理是党政机关工作内容的重要组成部分，在实际进行该项工作时要求相关部门以及工作人员必须做到实事求是、准确规范以及安全保密。工作面广以及工作量大是公文处理工作的显著特点，这对工作人员具有较大的挑战与要求，工作人员在实际进行公文管理工作时应做到工作衔接有序，相互关联，应对公文水平不断提高。
　　一、严细认真地做好文件签收和登记工作
　　集中统一管理是公文处理应遵循的基本原则，文书人员对文件进行仔细签收和登记是严把守文关的重要表现。不同级别单位送来的公文有着不同的称呼，上级成为文件，平级称为函件，下级称为请示或者报告等。无论是何种形式的公文，相关部门以及工作人员都应该做到专人签收与登记。部门单位在对文件进行签收时，一般由科长、副科长来签收，但在签收与拆阅时可能存在漏签或文件丢失等现象，这对各项工作的开展有极大的阻碍作用。
　　现代社会科学技术不断进步与发展，先进的信息技术广泛的被应用于生产生活的各个领域。公文管理以及文件收发与先进的信息技术进行有效的结合，不仅可以提高工作效率，还可以有效防止漏签及丢失等现象的出现。目前大多数单位在进行公文签收时已经不再使用传统的方法，而是充分利用先进的科学手段进行签收，电子公文系统就是现阶段各级单位进行文件签收使用的主要系统。相关部门以及单位在进行文件签收工作时可对人员进行指定，保证管理工作的顺利进行。拟办、承办、传阅、催办以及办结环节一起构成完整的公文管理工作，相关人员在实际进行公文管理时一定要对上述环节进行考虑，注意每一个细节，对公文管理工作进行整体优化。现阶段我们主要利用办公自动化电子公文系统处理文件进行文件的处理，但是也会收到上级部门的纸质文件，秘密文件，要按照领导的批示进行扭转公文，保密文件要专门的存放，看完就要及时收回，非工作时间一定按规定存放好，并做好记录。
　　二、及时高效地做好文件承办和催办工作
　　对于公文处理工作来说，工作效率受到时效性强弱的直接影响。相关工作人员在对公文进行处理时应以准确、高效为主要原则，采用积极的心态来处理工作，做到细心耐心不应付，做到科学管理，最终实现提高文件办理效率的目标。批办性公文是公共处理工作的重要组成部分，当遇到这种类型的文件时工作人员应该严格按照领导要求将文件进行及时转换，在最快时间内准给有关承办部门，同时主动联系承办方对文件落实情况进行追踪，有效防止表面工程的出现，从根本上杜绝文件的遗漏与错误现象。必要情况下可将文件办理情况向上级领导反馈，整理后交给相关领导或部门。
　　部分文件会存在限时或者特别紧急的状况，遇到该种类型文件相关工作人員可采用打电话或者发短信的方式对其进行跟进处理，同时将办理过程向领导汇报，真正做到实处，对办理文件的要求进行满足。公文办结率是公共处理工作的重点之一，这对文书人员与承办方的责任心都具有一定要求。时间观念以及效率观念也对公文办结率有直接影响，因此文书人员在实际进行工作中必须对自身的责任心以及职业道德进行不断增强，保证在规定时间内高质量的完成工作，避免出现不必要的错误。
　　三、科学有效地做好文件传阅工作
　　文件传阅工作是否正常运行受到基础资料规范的直接影响。因此相关工作人员必须对每一份文件的运转流程进行保证，对文件运转期间的去向做到全面掌握，公文传阅运行表以及收文传阅运行记录都是对文件运转的真实反应。仔细填写好相关表格对文件传阅工作的顺利运行有极大的推动作用。收取公文也是公文管理工作的重要工作内容之一，在实际进行公文收取时，相关人员必须进行初审，根据公文内容以及要求传阅给各部门。遇到批办性公文工作人员应先请示领导，促使传阅工作科学合理的进行。尤其是领导批示意见中涉及到的人员以及先关部门必须完成传阅工作，这不仅对相关单位自身发展有积极作用，还对社会以及经济发展有极大的促进作用。因此，文书工作人员一定要对该项工作进行正确的认识，提高对该项工作的重视程度，促使公文管理工作的科学化、制度化以及规范化。
　　四、细致有序地做好文件保管和归档工作
　　公文办理完毕后，文书人员要将收到以及制发的文件进行有序地保管，对一些重要的、涉密的文件进行归类或根据上级部门要求进行清退，方便查找和利用。目前，在文书归档过程中，应充分利用OA系统及档案管理系统的管理平台，按时完成文件资料的整理和归档工作，是对收到的文件归档，如涉及本单位改制的、单位名称更换的以及领导职务任免的，对单位及个人进行相关表彰、决定等都应进行打印归档，以便查阅；二是对制发的文件归档，须打印发文稿纸，红头文件，连同电子文件等一并整理归档；三是要熟练运用档案管理系统，认真填写标题、责任者、保管期限、发文字号、发文日期、发文页码、附件等条目。
　　五、遵章守纪地做好文件安全保密工作
　　文书人员应按照《保密法》《党政机关公文处理工作条例》的要求，认真做好涉密文件各环节的保密工作。在公文处理中，文书人员既是涉密文件的直接接触者又是保管者，这就要求必须增强保密意识和树立保密观念，要时刻检查自身言行。在文件办理过程中，要严格按文件自身的保密要求和阅知范围进行传阅，确保每一份涉密文件在办理和保管过程中安全保密，绝无一失。
　　参考文献：
　　〔1〕孙丹。浅淡如何提高机关公文处理水平〔J〕。科研，2016（11）。
　　〔2〕段富林，路虹，高美丽。浅谈如何提高机关公文处理水平〔J〕。河北企业，2012（1）。