协调管理用心服务不断提升办文办会办事水平

　　【摘要】办文、办会、办事是办公室的主要任务，也是办公室人员做好工作的基本功。结合多年办公室工作经验，本文就如何提升办文办会办事水平提出了建议，以期对提升办公室工作提供借鉴性思路。
　　【关键词】协调；管理；服务；办文办会办事；水平
　　作为企事业单位的综合管理部门，办公室是协调各级领导、同事、部门之间关系的重要枢纽。办文、办会、办事是办公室的主要任务，也是办公室人员做好工作的基本功。结合多年办公室工作经验，笔者围绕协调、管理、服务几个方面，就如何提升办文办会办事水平提出建议。
　　一、层层把关，加强督办，提升办文水平
　　（一）完善办文流程。我公司被确定为中国石化集团公司公文管理系统第一批推广企业。在系统推广实施之初，办公室就高度重视，高标准、严要求，尽量考虑得更细更到位。除集团公司要求的公文处理必要环节之外，周密考虑，多次与系统推广现场顾问反复讨论沟通，结合我公司个性化需求和新颁布的《党政机关公文处理工作条例》，细化优化工作流程，最大程度地满足了我公司公文流转的需要。
　　（二）层层把关，严把质量关。收文处理流程中，除拟办、领导批示、文书转发、阅办等必要环节外，我公司又根据工作需要新增了承办环节，除仅需阅知的公文，其余所有公文实行闭环处理。领导批示到具体牵头部门和配合部门，牵头部门负责人将具体工作落实到岗位和人员，配合部门负责人明确配合工作人员，具体承办人在工作办结时限内填写工作承办情况。流程结束的公文，牵头部门、具体承办人、工作承办情况明晰，责任到人，确保了工作效率，一定程度上避免了推诿扯皮现象，所有环节都留有办理情况，可备查。发文管理流程中，以公文质量零差错为目标导向，发文流程设置有拟稿、部门确认、会签、核稿、签发、文件预整理、校对、复核、文件整理、用印办结等多个环节，层层把关，各司其职，确保将差错率降到最低。除了从流程上保证公文质量外，公司办公室还强化文秘人员责任心和业务技能培训，努力使每位文秘人员在精于本职工作的同时，还能够了解公文处理的各个环节，能够做到相互提醒、相互补台。例如，发文流程中秘书核稿、复核环节负责对公文内容进行把关，综合管理岗负责文件格式规范，文书负责文件的用印分发，但我公司在具体实践中形成了秘书复核时还要对格式进行把关，综合管理岗文件整理和文书用印分发环节也要对公文中错别字进行最后把关的工作习惯，通过多项措施，确保了每一份公文的质量。文件归档和查询应用环节，我公司实行双轨存档和双轨查询。电子公文方便快捷，能够做到快速查询，但脱密后的公文没有红头，效力较难认定，也在一定程度上存在安全隐患。档案馆存的红头纸质文件查询要求较为严格，不够快捷。我公司在保存电子公文的同时，按照档案管理规定，每年一季度将需要存档的纸质文件整理存档，在保障文件安全和权威性的同时实现了快捷查询，极大地方便了日常工作。
　　（三）加强督办提醒，确保办理到位。一份公文的圆满完成，不仅需要牵头部门负责人、具体承办人的努力，更需要文秘人员的责任心，需要多想一点，多问一句，及时提醒催办。我公司及时修订完善了《督查催办工作管理办法》并发布执行，公文处理的督查催办是其中的重要内容。除系统短信自动提醒经办人外，公司文书人员按照公文处理截至时间，对会议通知和涉及上报材料的通知等时限性强的公文及时进行提醒和催办，确保按时办理。同时，公司文秘人员注重强化自身素质，认真学习研究领导分工和各个部门分工职责，按照责任无限的要求，对公司领导或部门领导批示中可能存在的问题及时予以提醒，确保公文流转准确、顺畅、高效。
　　二、严格管理，注重实效，提升办会水平
　　（一）会前，制定办法，严格管理。根据中央八项规定精神和中国石化集团公司《落实八项规定实施细则》要求，结合公司实际，及时制定了公司《贯彻落实中央改进工作作风密切联系群众八项规定实施细则具体办法》。严格控制会议的数量和时间，会前加强联系沟通，尽量减少、缩短会议，能不开的尽量不开，能够合并开的合并召开。重视会前准备工作，保证会议议程更加紧凑，会议内容更加丰富。同时修订完善了公司《会议管理办法》等制度，强化对公司各类会议及会议费的管理。
　　（二）会中，强化协调。公司级会议一般由办公室牵头负责，根据程序认真做好。一些部门牵头的业务会议，办公室也积极参与，主动服务。每次大型会议和重要接待都要编制会务手册，明确各部室所负责的环节与事项和负责人，并安排专人逐项落实。同时协助牵头部门，制作会标、座签，准备音响、录像等事宜，全力做好协调工作。
　　（三）会后，强化督办抓落实。在减少会议的同时，强化会议督办，抓好会议议定事项的办理落实情况。修订完善公司《督查催办工作管理办法》并发布执行，完善督办工作机制，规范督办工作流程，强化相关部门职责。对会议议定事项，加大督办和协调力度，规定每季度制发工作表单，及时公布重要会议决定事项办理进展情况，确保公司重大决策、重要会议精神的贯彻落实，一定程度上提高了公司运营效率和管理效能。
　　三、突出服务，赢得尊重，提升办事水平
　　（一）固化流程，做好日常的事。办公室日常工作繁琐，要想保证高效运转，就需要从中理出头绪、找到规律，同时形成标准，固化流程。经过摸索，我们努力将日常工作流程化，提高服务质量，提高工作效率。比如梳理办公室主要业务，形成了简明扼要的办事指南上网公布，从而达到规范管理、完善流程、推动工作的目的，方便各部门和职工使用和查询。比如重要宾客接待、主要事项安排，提前手机短信告知，固定短信格式，规范工作标准，提高服务质量，受到用户的好评。
　　（二）优质服务，办好职工关心的事。因办公室电话对外公布，包括公司职工对公司内设机构职责分工和办事程序不了解、不熟悉时总会第一时间向办公室咨询。所以除日常工作外，办公室还有许多额外工作，如业务咨询、工作协调等。办公室人员精简，这些工作也很难预测、归类，不是哪个岗位的份内工作，但往往都是职工关心、急需办理的事情。办公室提出了首问负责制理念，明确规定不管工作多么繁忙，工作时间文秘人员办公室必须有人值守，不能唱空城计，其他人的工作电话值守人也要及时接听。即使非自己职责范围内的事，首问责任人也要热情接待，并根据事由，负责引导该人到相应部门，方便、快捷地找到经办人员并及时办事。确实无法解决的问题，也要及时转告責任人，及时电话回复办事人。实践证明，优质的服务，不仅赢得了干部职工的称赞，也赢得了尊重。
　　（三）留有时间，谋划重要的事。办公室是企业的中枢，既要处理好日常事务，更要站位高远，努力发挥参谋助手作用。一是深入学习，加强对中央和集团公司精神、行业形势和公司实际的学习和把握，增强参谋意识。二是强化调研，深入基层、深入实际、深入群众，了解公司决策部署的落实情况、干部员工的思想动态，总结提炼经验做法、发现潜在矛盾问题，为领导决策提供准确依据。三要充分利用集团公司《办公厅通报》《学习与参考》和《调研情况通报》，做好公司政务信息工作，更好地履行参谋助手作用。
　　【参考文献】
　　〔1〕刘恩龄。抓基础重管理充分发挥办公室综合服务职能〔J〕。办公室业务，2017（11）。