关于文书档案管理信息化的研究

　　【摘要】进入新时代，文书档案管理信息化已经慢慢取代了传统的档案管理模式，它通过建立完善的数据库，以其便捷的操作方式，极大地提高了办公的效率，通过简单的操作，我们可以实现档案信息的共享，也可以确保文档资料传递的快捷性、高效性和安全性。档案管理信息化的普及，使企业或者部门可以朝着更高效、更健康的方向去发展。
　　【关键词】文档资料；档案管理；管理信息化
　　传统的文书档案管理，对于品类繁多的文献资料，与日俱增的数据整理，冗长繁杂的归档分类，需要付出更多的人力、物力和财力，才能保证把文书档案管理做到完善，但是在信息和科技高速发展的电子信息化时代，这种传统的文书档案管理模式，已经越来越满足不了我们生活和办公的需要了，所以把文书档案管理信息化迫在眉睫，本文主要探讨文书档案管理信息化的优势，以及对于档案管理信息化的改革，提出一些建设性的意见。
　　一、文书档案管理信息化的优势
　　（一）办公效率显著提高。文书档案管理，就是对已有文档资料的一种整理和保存，對没有却需要的文档资料的一种搜集和归纳。传统的文书档案管理，我们需要对不同的文档进行分门别类，对于一些大型单位来说，有太多的部门分支，每个分支还有不同类型的文档资料需要分类整理，这就导致工作的任务量非常繁重，为了解决此类问题和保证文书档案管理的准确高效，就需要投入大量的人力和物力来完成这项工作。繁重的工作，不可避免地导致出现一些人为的失误，比如对文档资料分类错误，在文档资料移动过程中，对纸质文件的二次破坏，在分类过程中，标注错误，造成文档资料涂画痕迹严重等各种类型的问题。这些都严重影响着对文档资料管理的效率，但是，如果把文书档案管理信息化，就能显著提高办公的效率，通过信息化处理的方式，利用计算机对每一件文档资料进行归档和整理，一次整理，终身受益，对以后文档资料的借阅和查询提供便利的条件，大大减少了人力和资源的投入。对于通过计算机整理和归档好的资料，如果需要修改和整理，只需要通过计算机更改即可，避免了纸质文件的涂画破坏。总而言之，文书档案管理信息化的加入，方便了办公，提高了效率。
　　（二）资源检索方便，信息随时共享。传统的文书档案管理，如果需要查阅一份资料或者文件，就需要登记，然后在已归档整理的资料中慢慢寻找，这样既浪费了人力，又耽误了时间，降低了工作效率，但是把文书档案管理信息化，就大大方便了资源的整合和查找，利用计算机技术，可以把所归档的文档资料从纸质文件变成电子文件，这样既方便了查阅，又保护纸质文件不被损坏，然后对归档的资料，做一个体制性的管理，每一种文档做一个对应的检索，方便利用者在查阅时及时找到所需要的内容，这样就提高了效率，节省了时间。通过互联网技术，对文档资料做一个资源共享，把线上和线下相结合，使利用者在需要资料的时候，足不出户就可以访问到所需要的内容，充分利用信息数据的便捷和高效，提高办公效率，方便资源查找，把信息共享做到最大化。
　　（三）文件存储快捷且稳定。传统的文书档案管理，载体主要是一些纸质文件，或者图片、影像等内容，特别对于纸质文件，其保存过程中，容易受周围环境温度、湿度影响，造成文件的破损，或者字迹模糊不清等现象，最后对文档的借阅和使用造成麻烦，随着电子科技化的发展，信息化的成熟，我们对文件的存储和管理，不再局限于传统的纸张，我们可以把纸质文件转化为能在计算机上传递和存储的电子文件，这样就极大程度上方便了办公，电子文件最大的优点就是快捷并且稳定，我们利用存储设备，可以快速得到我们想要的资料，并且确保稳定，不易丢失，总而言之，信息化的加入，让存储更稳定、更快捷。
　　（四）文件传输速度和安全性得到保障。传统的文书档案管理，如果需要借阅资料，就得打开档案盒，根据分类要求，再一遍遍的查询自己想要的资料，一旦资料管理松散或者不到位，就容易造成资料的丢失，有些人为了得到想要的资料，会发生私自保存，不再上交的情况。所以在资料传递上，存在很大的缺陷，特别对于一些大企业来说，总公司和分公司有时需要互相传递一些文件资料，如果在传递上仅仅依靠快递运输方式，就无法确保办公的时效性和快捷性，对以后文档资料的归档存储也会造成麻烦和影响，但是文书档案管理信息化，就确保了文档资料传输的安全性和快捷性，即使是远距离的传输，我们通过计算机信息技术，可以快速高效完成，也可以确保传输过程的安全性，明确文档资料传输的双方，一旦出现问题，可以立刻解决，从而进一步提高了办公的效率。
　　二、文书档案管理信息化系统的介绍
　　（一）分类检索。文书档案管理信息化系统具有分类检索，查询快捷的优点，管理人员将不同的文档资料分区整理和录入，不同的资料可以编写不同的代码加以区分，但是每一个代码与每一份资料匹配和吻合，这就保证了办公人员在需要查询自己想要的资料时，做到快捷匹配，确保搜索内容符合要求，此外，还可以提供模糊查找，如果工作人员对所要的资料不是太清楚，可以通过关键字来模糊查找，更大程度上方便了办公，提高了效率。
　　（二）权限管理。对于文书文档管理中的部分资料，我们只可以借阅查看，而不能对其随意更改或删除，为了保证信息管理的科学化，这就需要对文书文档信息化管理做出权限要求，对于普通的职员，你的账号只能负责借阅和下载；对于管理员，可以对文书文档管理工作做出修改或者维护，确保管理工作的顺畅进行，对权限加以管理和约束，确保整个文书文档管理工作健康运转。
　　（三）增添档案资料。在单位或者企业漫长的发展中，不可避免的要对以往的资料进行整理，舍去废弃的文件，加增新文档，文书档案管理信息化保证了对资料增添的便捷性，对于个别文件，需要加增注意事项，或者需要修改日期的，都可以通过计算机信息化技术，快速检索，快捷修改，也避免了在文件上修改的麻烦，方便了日常办公。
　　三、文书档案管理信息化的若干建议
　　（一）加强档案管理信息化，势在必行。传统的文书档案管理模式已经越来越满足不了生活和办公的需要，要想提高办公的效率，确保信息管理的高效性和科学性，就必须改变传统的文档管理模式，切实引进档案管理信息化，通过计算机信息化技术，做好文档资料的保存和整理工作，使文档管理工作成为一个健康健全的管理体系，确保资源优化整合，当然，要想实现文书档案管理信息化，离不开领导部门的决策和意识，投入物力、人力和财力，使整个信息管理形成一个庞大的工作体系，加强管理力度，确保档案管理向自动化和信息化高速发展。
　　（二）提升人员专业操作能力。要想加快文书档案管理信息化的发展步伐，除了要完善基本的配套设施，还应加强档案管理人员的自身技能和知识的提升，首先提高管理人员对于管理层面的理论知识，对于如何管理要有深层次的认知，单位可以不定期举办管理知识的培训和学习。其次需要提高人员的计算机操作技能，懂得利用先进的计算机网络技术完善档案管理。单位也可以专门聘任一些既懂档案管理知识，又有实际技能，并且能够熟练操作计算机的专业人才，确保档案管理信息化日趋完善。
　　（三）建立数据库。档案信息的管理，是一项非常繁杂的任务，需要针对各种各样的文档资料，分门别类，而有些资料甚至是相对保密的，这就需要我们对这些资源和资料进行数据整合，使之成为一个完善而又庞大的数据库，这个数据库相当于我们的档案室，利用计算机网络技术，实现资源的共享和优化，数据库的建立，方便了工作，提高了效率，使文书档案管理信息化更加完善和健全。
　　四、结束语
　　日新月异的信息科技，使传统的文书档案管理模式变得不再实用；反而，文书档案管理信息化，已经成为一种势在必行的趋势，它通过完善的数据库，便捷的操作方式，很大程度上提高了办公的效率，也实现了资源的优化和共享，信息化的出现，使档案管理工作变得不再冗杂和单调。希望通过本文的介绍，大家可以明白档案管理信息化的优势，也可以利用档案管理信息化，为企业（单位）带来更大的帮助。
　　【参考文献】
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