石油企业文书处理中的常见问题及处理

　　张海玲马岩张玉婷
　　摘要：随着信息化建设在众多企业的推广，石油企业的文书处理效率也得到了有效提升。但就目前而言，石油企业的文书处理工作仍然存在着一些常见问题，需要企业采取相关措施进行及时处理，从而确保企业文书处理工作的高效开展。
　　关键词：石油企业；文书处理；常见问题
　　近年来，各大石油企业陆续启用了办公自动化系统进行企业办公室工作的处理。而文书处理是企业办公室工作的重要组成内容，其能够反映出一个企业的内部管理水平和办公人员的业务素质，所以值得企业给予足够的重视。因此，基于这种认识，本文对石油企业文书处理中的常见问题展开了探讨，并且提出了相应的处理措施，从而推动石油企业的快速发展。
　　一、石油企业文书处理中的常见问题
　　（一）文件传达不顺
　　就目前来看，尽管石油企业已经开始采取QA办公系统进行文书处理，但是企业内部仍然有一定数量的人员对办公自动化的认识不够。在日常办公的过程中，仍然有人员依赖于文件的手工流转模式，只能够看见办公桌上的纸质公文，却无法及时发现电脑OA软件中需要处理的电子公文。此外，一些基层单位目前的自动化运用程度仍然不高，对OA系统的接受能力较差，基本难以利用OA系统进行文书的高效处理〔1〕。在使用OA系统时，也仅仅是利用系统对公文进行接收。而一些基层人员甚至对办公自动化引入存在抵触情绪，从而导致了涉及到发问格式、发送要求和安全要求的文书处理要求无法得到落实，以至于导致了企业的文书在运转的过程中被滞留。
　　（二）文种界定不清
　　在石油企业中，基层一线单位的文书人员大多身兼数职。同时，这些人员也大多是非专职从事文书工作的人员，所以很难清晰界定各类文种和文书的适用范围。在这种情况下，石油企业的文书处理中有时就会出现错误使用文种的现象。比如，一些文书人员就较难区分通报与通知的区别，并且容易将报告与汇报弄混，从而导致很多报告中夹带请示事项。而一旦遇到这种情况，文书审核人员往往需要重新进行文书的归纳、组织和整理，所以将影响文书的及时传递。
　　（三）文书处理时效性差
　　在石油企业内部，由于文书处理不规范的现象时有发生，所以导致了企业的文书处理时效性较差。首先，在文书审核方面，企业的公文审核制度执行力度不足，从而导致联合进行文书发布的部门之间缺乏沟通。在这种情况下，公文发送时常会出现发送对象不准或发送渠道违反保密规定的问题，以至于在一定程度上影响了文件传递的及时性〔2〕。其次，在文书接收方面，各业务部门容易出现相互推诿的问题，以至于文件的分发不及时。同时，由于没有专门的部门或人员进行OA系统里的催办节点的管理，所以文化催办不到位的现象也时常出现，从而导致文书处理的及时性遭到了降低。此外，也有一些单位不严格按照系统规定程序进行文书处理，将文书在领导和机关部门之间横穿直送，从而导致正常的文书处理程序遭到了扰乱。
　　二、石油企业文书处理常见问题的处理
　　（一）规范文件传递流程
　　为解决石油企业文书处理的常见问题，还需要使企业文件的传递流程得到规范。按照OA电子文件运行系统的使用要求，企业需要制定相应的文书处理制度，从而使公文发文、收文和呈批阅办的程序得到统一规范，并且使文书的体例格式得到进一步规范。针对文书处理的常见问题，需要制定有针对性的管理措施，并且进行统一和标准的公文模板的制作。同时，企业还需要建立确保文书能够及时在油田公司内部转发的文书处理制度，同时也需要建立完善的方法和流程机制，并且进行相应的红头文件的发布。此外，为了确保文书的规范运行，石油企业需要加大技术和资金投入，从而使基层一线单位的信息化办公条件得到改进，继而确保文件传达的渠道保持畅通。
　　（二）加强文书处理人员培训
　　从根本上来讲，文书处理效果的好坏与文书人员有直接的关系。所以，石油企业还要加强文书处理人员的培训，从而使企业文书人员的素质得到整体提高。就目前来看，石油企业的文书处理工作集信息处理、知识管理和业务流程为一体，所以文书人员不仅需要掌握文书处理的知识，同时也需要掌握计算机技术和档案管理知识，从而更好的运用OA系统进行企业文书的处理。为此，石油企业不仅需要引进先进人才，同时也需要建立相应的竞争和激励机制，从而督促企业文书人员加强学习，并且尽快向通才转型〔3〕。此外，石油企业也需要为文书人员提供参加各种文书处理的业务交流、讲座和培训活动的机会，继而使文书处理人员的知识和技能能够满足现代文书处理工作的需要。
　　（三）强化文书处理检查评比
　　想要确保文书处理的质量，还需要加强对文书的层层审核管理。而除了在各环节设置文书审核人员，还需要确保各个环节都具有较强的严肃性和时效性，从而在杜绝公文文书差错的同时，确保文书处理的时效性。具体来讲，就是每年不定期的进行基层单位文书处理工作的检查，并且在现场给予指导或要求单位进行整改。而通过对企业各部门、基层单位的文书处理工作进行总结和评比，并根据评比结果执行相应的奖惩措施，则能够督促各级单位和部门做好文书处理工作。
　　三、结论
　　总而言之，无纸化公办系统的建立，使石油企业的文书处理工作水平得到了有效改进。但是，想要使OA办公环境下的企业文书处理工作能够保持较高的效率，还要善于发现目前企业文书处理中的常见问题，并且需求相应的处理方法进行这些问题的解决，从而使企业的办公室工作得到顺利开展。
　　参考文献：
　　〔1〕林梅，季晓云。高效处理文书工作的有效方法〔J〕。中国石油企业，2012，06：8687。
　　〔2〕梁宵，高用翠，潘丽娜。浅谈无纸办公环境下文书工作的实效性〔J〕。办公室业务，2012，15：818290。
　　〔3〕钱惠彩。石油企业文档一体化管理与应用〔J〕。办公室业务，2011，08：6667。