浅谈新时代档案数字化的几点重要意义

　　【摘要】档案数字化是档案工作发展的必然趋势，档案数字化的实现，有效保证了原纸质档案资料的原始性、安全性与完整性，有利于提供高效优质的利用服务；对传统档案的立卷整理有很大改善，在优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质等方面有着特殊意义。
　　【关键词】意义；档案管理；数字化
　　当今社会科学技术迅猛发展，人类社会正向信息化、网络化、数字化社会迈进，这就给储存和提供利用信息资源的档案馆提供了新的发展方向。通信技术、计算机网络技术、多媒体信息技术的不断发展，正在改变知识的产生、存储、获取、传播与保存的方式，数字资源及相关服务将会以不可阻挡的态势替代现有的资源及相关服务设备。
　　国家档案建设管理部门在统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生了巨大转变，从以档案实体保管和利用为支撑点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，逐步将档案信息资源数字化、规范化、网络化、社会化。档案信息资源的数字化对保护原纸质档案和改善其利用方式、促进现代管理技术应用、优化管理者知识结构、提高管理者素质等方面有着特殊意义。
　　一、保证纸质档案的原始性、安全性与完整性
　　原始性是档案的本质属性。档案是形成者当时当事直接使用的原始文件的转化物，这决定了档案和普通图书、资料的本质区别，判断一份材料是不是档案，关键要看它是不是具有原始性。
　　漫长的社会发展历史和悠久的档案存储历史，促使我国现存的档案和书刊种类众多，其价值不可估量，这些古老的珍贵文献和档案记载着中华民族灿烂文化与悠久的历史，必须加以妥善保管，要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这一目的，但数字化管理，如利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理，制作数字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间，以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损，甚至是在出现天灾人祸的情况下遭致毁灭性的破坏，起到了保护的作用。
　　二、改善了档案资料的前期整理工作
　　档案一种丰富的信息资源，它记载着社会发展各历史时期进展的全过程，汇集着丰富的、大量的各方面的知识，使档案的整理工作繁琐，劳动强度大。数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，因此不可避免地产生分类不准的现象，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以卷为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，提高了工作效率。二是用传统的文书立卷方法立卷，当发现立卷的文件有遗漏和收集不完成时，就要拆卷，并对卷内文件重新排序，卷内文件目录也要重新填写，重新编号，重新装订。而利用计算机立卷发现文件遗漏时，插入非常方便，只需修改一下文件的目录就行了。三是人工立卷归档时，稍不留神，就会破坏文件全貌甚至切掉重要的批示和领导的签字。使用计算机立卷归档提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按时完成归档工作，不至于出现文件积压现象。从而使档案管理人员从繁重的立卷中解脱出来。集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作。
　　三、优化管理者知识结构，提高管理者素质
　　传统纸质材料在管理和使用过程中存在诸多不便，借助信息数字化在社会各领域的拓展，档案归档的材料由原始的纯纸材料向多样化发展，如磁盘、光盘、录像带、彩色照片等，而磁盤、光盘、彩照、录像带等归档材料易受潮、受损，管理工作更是不容忽视。数字化档案管理要求档案管理人员必须加强学习，更新专业知识，使专业知识和管理知识互为补充。如何使现有的管理人员适应档案数字化管理这一新事物的要求，使从事档案管理的人员既有档案管理方面的知识，又懂得并掌握计算机信息管理等方面的技术技能。目前各档案部门一是有针对性地吸纳专业型人才充实到档案队伍中来，如掌握计算机软、硬件技术或数字通信技术，接受过大学教育的档案管理人才。二是加大教育投入，培养一批既能熟练计算机技术和信息、网络技术，又热爱档案事业的专门人才，以满足电子档案管理的需求。三是抽调一部分档案管理人员，进行电子档案基础知识、计算机管理技术、数字通信技术的强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的技能，优化管理者知识结构，提高管理者综合素质。
　　另外，必须加强档案数字化和数字化档案信息管理人才的培养。档案数字化及数字化档案信息管理，涉及到计算机软硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术和档案管理的基础知识，绝不是只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人所能胜任的，所以应加强这方面技术人员的培养。面对诸多问题，我们一定要不断探索和研究新方法，分析新形势，解决新问题，加快档案数字化的进程。
　　【参考文献】
　　〔1〕吴心音。浅谈新时期的档案管理〔J〕。甘肃科技，2003（8）。