如何高效召开产品会议

　　低效的产品会议不仅不能做到促进各方沟通，提升团队凝聚力，使产品获得成功还会耽误工作进程，损耗团队心力。那么，如何做才能使产品会议高效进行呢？本篇文章将为你解答。
　　团队合作是我们天性中根深蒂固的一部分。人类之所以在群体中进化，是因为群体才能产生更大的影响力。对产品团队来说，道理也是一样的。那些经常开会协作的团队（无论是远程还是面对面）最有可能获得成功。
　　然而矛盾的是：大部分产品团队觉得开会是浪费时间，有些甚至讨厌开会。
　　这究竟是怎么回事呢？
　　大部分团队的问题在于：没想清楚就开会，这会带来潜在的危害。
　　对设计师、开发者、作家等创作者来说，会议会打断他们的工作安排以小时为单位是难以设计出好作品，编出好程序或写出好文章的；也就是说日程表里分散的会议对他们而言弊大于利。
　　对管理者来说，那些组织匆忙、计划不周的碰头会牵涉了太多人员，难以产生任何推进作用，处在这样的会议中同样是在不断浪费时间。
　　而对企业而言，开会的成本很高。假如一个80人的团队每周开会5个小时，那公司每年就要为此支付60万美元（以IT界平均薪水来计算），这无疑是一项巨大的投入。
　　所以，如果会议安排不当，消耗的人力和成本是显而易见的。当然，这并不是说不要开会，如果会议安排得好，它可以起到帮助传递想法和策略，稳固团队关系的作用，还有利于产品取得成功。
　　下面我们来看一些巧妙的办法，帮助你有效召开产品会议。
　　一、用设计思维开会
　　产品设计的过程包括识别问题，然后设计解决方案，通常优先考虑外部问题代码、用户界面或用户体验中的问题，这些面向客户的问题最明显，因此引人关注。
　　但是，你要将这种方法转向内部，因为内部的情况直接影响你在解决的外部问题。处理这些内部要素，比如开会解决问题的能力，需要用到解决设计上的问题时同样的方法。
　　《会议设计》的作者凯文霍夫曼建议把设计思维的方法作为计划和评估会议的清单，以帮助改善会议通过迭代、周期性调整的方式来找到最佳的会议方案。
　　这一过程包括三个步骤：
　　界定问题（Define）：清楚地指出会议需要解决的问题，这样可以引导团队找到解决方案。这个基本问题要能够量化，以便在解决问题的过程中跟踪进展；
　　设计实验（Experiment）：自由尝试不同的会议形式，看看哪一种形式能够有效帮助解决问题。当然，设计时要考虑会议的时长和推进会议进行的方式，或进一步研究其他会议形式，比如Goalfest、亚马逊叙事备忘录或者Google微会；
　　迭代优化（Iterate）：跟产品一样，会议需要不断改进才能成功。一旦找到一种有效的会议形式，就要迭代优化，并保证它与手头上要解决的问题是相关的。
　　一个问题往往不止有一个原因，也不止有一个答案，这也就是设计思维的方法能在会议设计中产生效果的原因。设计思维能帮助你识别问题，并找到针对这个特定情况的解决方案。
　　二、关注参会者的注意力
　　所有会议都有一个共同点：有人参与。
　　这会带来一个挑战，即人们在会议上共享了信息，但他们理解和回忆这些信息的能力是有限的。
　　如果会议没有条理，各种想法、观点和指示乱成一团，那大家在理解和回忆这些信息时就会很困难。想法无论是好是坏都混在一起，一些人跑了题，一些人一脸懵，这造成的结果就是会议开不开都没什么两样。
　　在尝试会议设计时，你就要开始解决这些问题，一般要考虑以下三大要点：
　　（1）设定合适的节奏：
　　我们的记忆一次性能记住四到五个新东西，而能够转化为长时记忆，日后还能回想起来的，是那些得到最多关注的，又或者与记忆中原有信息相关的信息。
　　所以，为了帮助团队吸收尽可能多的信息，可以考虑将会议分割为几个部分，每个部分包含四到五个相关的条目，而且每部分的结尾要留出反思和提问的时间。
　　另外，将信息片段联系起来，给团队更多时间来处理这些信息，这样就能帮助团队将更多的信息从暂时的记忆转化为长时记忆。
　　（2）选择合适的时长：
　　听是人们在会议上输入信息、形成记忆的主要方式。然而要形成良好的记忆，光靠听的话，效果是有限的，因为听是个苦差事。
　　《讲课有什么用？》的作者唐纳德布莱做了一个实验，实验结果显示：学生在听讲座的时候，心率不断下降，导致他们精力涣散。听课20到30分钟以后，学生就开始难以吸收新信息。
　　根据这个观点，设计会议时应该把每个部分（包含45个条目（item））限制在25分钟内，来保证参会者集中注意力。具体执行时，可以先用10分钟回顾内容细节，再用10分钟讨论；最后，在开始下一个部分之前，用5分钟进行总结反思。
　　限制会议时长，不仅有助于我们集中注意力，还能让沟通更简单有效，迫使人们更快说到点子上。
　　（3）选择合适的媒介：
　　听和说并不是人类唯一的交流手段。
　　嗅觉和味觉可能和会议设计没什么关系，但视觉和触觉却与之相关。
　　多种交流方式并用更能促进理解，因为当大脑将听觉与视觉或触觉联系起来时可以挖掘更多含义。
　　例如：视觉性的资料能让人获得更深层次的理解，而其他手段无法做到。在某些情况下，视觉性的资料是让人理解的唯一手段。所以我们用图表来演示数据，绘制模型来解释概念，使用便利贴来建立结构。
　　鼓励在会议中使用低高保真原型，这是另一种让团队做出更好成果的方法。一定要准备好速写本，这样团队成员就可以写写画画分享知识，解释那些难以用语言表达的想法。
　　将会议落实到行动
　　任何会议的关键都是利用团队的综合能力，朝着期望的目标前进。如果会议没有落实到有助于目标实现的行动上，那就是失败的。
　　以下是一些帮助你将会议落实到行动的基本策略：
　　（1）精挑细选参会人员：
　　参会人员越多，会议耗时越长，管理难度越大。反之，参会人员越少，会议耗时越短，管理难度越小。要想让会议落实到行动，小型会议永远好过大型会议。
　　结合具体情境来说，三个人开会，可以连成三对两两对话；五个人开会，就增加到十对；七个人开会，则直接增加到二十一对。嘈杂的对话很难让每个人都维持在同样的进度，这是很痛苦的一件事。
　　想想经典的亚马逊两个披萨参会人数限制原则。两个披萨大约够六个人吃，将两两对话限制在十五对，可以保证会议迅速进行。
　　（2）明确会议议程：
　　每一次会议之前，都要明确指出会议上要讨论的问题或目标。这样团队成员就有机会进行准备，在会议上适当地出谋划策。提前通知团队会议的内容可以帮助他们花多点时间考虑问题或目标，从而产生更多好的点子。
　　（3）一定要有主持人：
　　一个好的主持人是公正的，并且有足够的权威保证会议正常进行。为了达到最佳效果，会议应在主持人的组织下，以分歧开始，以共识结束。这种方式可以让团队先从不同角度看问题，鼓励参会者发挥创意，再探讨项目范围内可行的方法，得出结论，最后以一个果断的行动方案结束会议。
　　结论
　　无论团队是否喜欢开会，会议都是产品开发中的一个组成部分，不应该把开会当成形式化的事情。与其抱怨开会浪费时间，不如转换视角，把会议当作一个设计问题。
　　如何有效开会，并没有唯一的解决方案。但如果积极试验，优化开会的方法，就能想出更好的主意、策略，形成更良好的团队氛围。
　　原文作者：TyMagnin