信息化背景下中学档案数字化管理与建设研究

　　【摘要】本文立足于当前中学档案管理工作的普遍现状，分析信息化背景下中学档案数字化管理的重要意义，并从建立数字化档案工作体系、档案信息数据库和提高档案管理人员信息技术水平三个方面出发，探究中学档案数字化管理与建设的有效策略。
　　【关键词】信息化；中学档案；数字化管理
　　中学档案数字化管理与建设指的是以数字化的信息为基础，依据计算机技术和校园网络系统，通过扫描、存储、数据库上传等途径将各种纸质、声像等传统介质的档案信息转化为数字化的档案信息，最终形成档案信息数据库。数字化的管理与建设对于实现档案资源的共享，使中学档案原始资料得到充分的利用具有非常重要的作用。但由于当前中学档案管理人员的观念落后，信息技术水平不高、数字化建设投入经费不足等问题的存在，中学档案数字化管理停滞不前。正是基于上述背景，笔者结合多年的工作实践经验，从以下几个方面出发分析信息化背景下中学档案如何实现数字化管理与建设。
　　一、当前中学档案管理工作的普遍现状
　　中学的档案管理工作从开展以来，使得学校更加重视自身历程的发展，档案管理工作的逐步完善为中学招生、宣传、教学、学校管理建设等方面都起到了不可小觑的作用。随着信息化时代的到来，当前的中学档案管理工作已向数字化管理与建设方向发展，将信息技术应用到中学档案信息的收集、上传等管理过程当中，但由于起步较晚，大部分中学档案管理还是以纸质、声像等传统介质的档案管理为主，没有充分挖掘各个系统的各项功能。所以当前中学的档案管理工作仍然存在诸多的问题，影响着档案管理功能与作用的发挥，主要包括以下几个方面：
　　第一，重视程度不高。在当前的中学档案管理工作中，没有对档案管理形成正确的认识，一般都是将档案进行整理后就归档，然后保存管理就算完成了工作。没有后续对档案信息的有效利用。同时由于对档案管理的重视程度不高，所以一般的中学档案室多是处于学校的办公角落，环境差，纸质档案在这种环境下容易受损，影响了档案的完整性。
　　第二，与时代发展脱节。中学档案的管理工作方式仍沿用传统的方法，当前管理工作与全新教育理念脱节，从而使中学教育教学与学校发展步履维艰。同时计算机设备等现代技术设备并不完善，缺乏相应的技术支持。
　　第三，档案管理人员素质低。大多数档案管理人员并不具备专业的档案管理知识和管理技能，职业素养不能与中学档案管理工作的需求相适应，使得档案管理缺乏科学性、有效性。
　　二、信息化背景下中学档案数字化管理的意义
　　传统的中学档案管理工作无论是在档案信息的收集、汇总、归档还是保管上，都费时费力，而且查阅起来也要耗费一定的时间精力，档案管理的效率低。所以在信息化背景下，实现中学档案数字化管理具有重要意义：
　　第一，节约大量资源。传统的中学档案管理模式中，需要每次都配备专门的人员、设备和资金用于档案的整理、存储和打印中。实现中学档案的数字化管理与建设后，档案管理人员可以直接将档案信息进行电子资料的上传、拷贝、存储，同时也可以不用再重复进行纸质档案的保存与复印，能够实现一次投入、重复利用，节省人力、物力和财力等资源。
　　第二，便于档案资料存储。传统的档案管理工作中，档案信息资料大多是以纸质档案等方式进行整理、归档和保管存储，但是纸质档案极容易丢失和受到外界因素的影响而损坏，给中学档案资料的存储保管工作带来一定的困难。实现档案的数字化管理与建设后，能够直接通过计算机技术、扫描技术等直接将纸质档案中的信息上传到电脑或者网络中，以数字化的方式进行存储，既有利于档案资料的存储保管，节约存储成本，还能够实现永久保存。
　　第三，实现档案数字资源共享。传统档案管理由于档案存储方式以及时间、空间的限制，实现学校与学校之间档案资源的共享有一定的困难，档案资源得不到有效且充分的利用。而数字化档案管理能够将上传到计算机和网络当中的档案信息资料进行传输，实现有计划、有效率且针对性的档案数字资源的共享。其次，数字化档案信息也支持计算机的快速检索与筛选，能够提高档案信息的开发与利用率。
　　三、中学档案数字化管理与建设的有效策略
　　（一）建立数字化的档案工作体系。建立完善的数字化档案工作体系是实现中学档案数字化管理与建设的基础。因此中学和档案管理人员要在档案工作的各个环节建立数字化的工作流程、制定数字化工作和管理制度。首先，在数字化工作流程方面，要确立完整科学的工作流程体系，即要先通过计算机网络建立数字化文件和档案的一体化管理归档与收集模式。档案管理人员要将档案信息的电子文件及时发给档案室，完成档案信息文件的归档。其次，在数字化工作的管理方面，要保证数字档案的设备安全和数字化档案信息的安全。要做好对数字化档案设备的管理，规定使用的权限，避免被他人盗用。更要做好对数字化档案信息的加密技术，在档案系统中设立防火墙或者杀毒软件，避免信息丢失、被非法更改或者盗用。例如，在当今信息化时代，信息化飞速发展，很显然纸质档案依靠人工以及大量时间处理的工作方式已被淘汰。所以，学校要符合时代发展脚步，完善校园档案管理的体系，建立数字信息化档案管理工作体系。在我校，没有大量的档案管理者，也没有忙忙碌碌整理大量档案的工作，这是因为我校已全面建立了信息化的档案管理体系，档案管理者仅需要掌握数字化设备的使用与维护，便可提高工作效率。虽然建立了数字化档案系统，但是在工作上，我校依然保持了一贯的严谨之风，根据数字化建设工作的发展特点，制定了完善、独特性的工作制度，以保证数字化档案工作安全有序地开展，如，定期检查档案信息、更新档案记录内容等。这样，在中学档案数字化管理中，通过建立数字化档案工作体系，确保了档案工作的顺利完成。
　　（二）建立数字化的档案信息数据库。向档案信息的利用者直接提供其所需要的档案信息是数字化档案管理与建设的最终目的，因此建立数字化的档案信息数据库至关重要。首先，需要确立数字化档案数据的来源，保证档案数据的完整性。其次，要建立数字化档案的基本目录数据库，根据中学档案的分类情况，基于原始档案建立基本目录数据库，使数字化档案信息一目了然。再次，建立数字化档案内容专题数据库。根据中学档案的主要内容和应用对象，将档案信息分为几个大的专题，包括学生学籍、科研成果、教师教学、学校发展历史等，让利用者可以根据功能进行快速查阅和筛选，提高利用效率。例如，在学校举行大型例会时，档案管理者可以将会议内容以视频的形式记录下来，再通过数字化设备将视频格式进行输出，保存至U盘中并做好相关记录，完成档案管理的工作内容。档案管理者可依据不同的内容将档案进行分类，方便日后的调查及使用，在学校举办大型运动会或是大型晚会时，档案管理者可将其归类到活动类，大型例会可归类到会议类，通过不同分类的档案，档案管理者建立相关的档案数据库，保证档案的完整性及保密性。再比如，每逢新生入学时期，就会有大量的学生档案归属到我校，在传统的档案管理中，这个时候都会令档案管理者忙得不可开交，而现在，我校利用数字化设备建立了学生学籍档案数据库，将学生档案转化成电子档案收录在数据库中。根据学生信息数据，将每届学生的姓名、性别、出生日期等基本信息情况以及在校期间各种有关数据都收录在一起，形成数字信息化学籍档案数据库。档案管理者还可以建立学生成绩档案数据库，将学生每次考试的学习成绩汇总建立学生个人成绩库，这样无论在升学或是评三好学生时，只需输入学生姓名便可轻松了解情况。这样，在中学信息化档案管理中，通过建立数字化的档案信息数据库，形成健全的档案管理体系。
　　（三）提高档案管理人员信息技术水平。当前的档案管理人员受传统管理理念和传统档案管理模式的长期影响，并不具备全面的信息技术知识，所以，面对档案数字化的不断建设和发展，必须要提高中学档案管理人员的信息技术水平。一方面，中学要着重引进档案管理的优秀人才，组建一支高素质的档案管理人才队伍。并通过聘请专家和计算机技术人员来对档案管理人员进行专业知识和技能的培训，提高档案管理人员的信息技术水平；另一方面，档案管理人员應该突破传统管理观念的束缚，转变观念，充分重视信息技术在档案管理工作中的重要作用，并通过不断学习来提升自身的信息技术水平和专业素养，推动档案管理工作的数字化建设。例如，数字化信息档案的管理要依据管理者的信息技术水平，有些学校虽然信息化设备都较为完善，但是档案管理人员却缺少相关技能，造成档案的缺失，使档案缺少了准确性和科学性。所以，要想提高校园数字信息化档案的管理效率和管理质量，必须要提高档案管理人员的信息技术水平。如，定期对档案管理人员进行培训，增强档案管理人员的专业技能；利用网络学习平台丰富档案管理人员的专业知识。这样，在中学档案数字化管理中，通过提高档案管理人员信息技术水平，保障了数字化信息档案工作的高效性。
　　四、结语
　　总而言之，实现中学档案的数字化管理与建设是信息化发展的必然趋势，更是中学信息化教育的重要推动力。所以无论是学校还是档案管理人员，都需要认识到传统中学档案管理的不足和数字化管理与建设的重要意义，从建立数字化的档案工作体系、建立数字化的档案信息数据库和提高档案管理人员信息技术水平等方面出发，推进中学档案的数字化管理与建设，使档案更好地为学校发展建设而服务。
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