新审计档案管理办法驱动下的审计档案改革

　　王舰范秀玉
　　中图分类号：F239文献标识码：A文章编号：10025812（2017）14009602
　　摘要：针对2016年1月颁布的《会计师事务所审计档案管理办法》以及信息化时代对会计师事务所审计的新要求，文章通过分析传统审计档案在使用过程中的诸多不便，提出了电子审计档案改革，并对电子审计档案改革中将会遇到的阻碍提出了相应解决对策。
　　关键词：信息化时代电子审计档案解决对策
　　自20世纪80年代恢复重建，特别是2009年国务院办公厅转发财政部《关于加快发展我国注册会计师行业的若干意见》（国办发〔2009〕56号）以来，我国注册会计师行业的执业环境不断改善、内部治理不断优化、人才队伍不断壮大、执业领域不断拓展。财政部会同国家档案局顺应历史潮流，于2016年1月11日，颁布了《会计师事务所审计档案管理办法》，自2016年7月1日起施行，这可以看作是财政部和国家档案局响应国务院2015年7月4日印发的《国务院关于积极推进互联网行动的指导意见》（国发〔2015〕40号），更可以看作是审计领域的一次机遇。
　　一、实施审计档案改革的必要性
　　随着信息技术的发展和证券市场的发展，以及审计职能的拓展，社会对审计质量的要求有所提高，传统的纸质审计档案已经不能满足需求。同时，随着审计手段的变化，传统审计档案保存所依赖的媒介不再能满足完整保存审计档案的需要。
　　（一）传统审计档案资料记录不够全面。传统的审计档案对被审计单位凭证的留存一般是以复印件的形式或者是经过加工整理之后的数据，鉴于事务所空间的限制，复印件的数量不是很大，相应的资料不是很全面，事务所只是把必要的资料保存起来，大量的原始凭证没有被保存。这就造成了有结果但是不知道为什么会产生某一个数据或者结论的问题。而电子审计档案不仅是指用磁盘、光盘等介质保存的资料，还包括对经过特定软件或者特定系统加工处理会计资料的过程的保存。这样保存下来的电子审计档案就有据可循，既有原始数据，又有对原始数据的加工过程，对审计过程的记录比较全面详尽。
　　（二）传统审计档案查询不方便，再利用效果较差。要查阅传统的审计数据，经过相关人员或者机构的审批之后，一般要在工作时间经过卷宗类别案卷目录卷内目录案卷页码这个流程进行资料查询，面对档案室中繁多的审计资料，会造成审计档案利用效果较差，没有效率。由于传统审计档案不完整而且查询不方便，加之会计师事务所更换项目比较快，项目比较多，相关人员对特定审计事务的记忆有限，造成审计档案再利用效果不佳。而且，如果在必要时要将审计档案运用于讼诉程序，提供相关证明，传统审计档案由于审计资料的局限和审计人员的记忆有限，很难起到有效作用。而电子审计档案由于记录档案的媒介多样，保留的审计线索较多，还有相关原始数据和影像资料的存储，能提供更加丰富的资料，而且可以帮助审计人员记忆相关信息。
　　（三）实现审计档案信息化是档案事业发展的需要。会计师事务所的审计档案管理是档案管理的一部分，以现代通信技术和计算机技术引领的信息革命在不断推动着社会的发展、进步，如果档案管理仍然使用传统的手工收集、保存、查询的方式，已经不能适应信息社会对档案的需求。档案的发展要求用数字化的方式加工、收集、处理、保存档案，加强检索使用。因此，档案的管理必须走信息化发展道路，用信息化来管理和使用档案，提高档案的整理和使用效率。审计档案管理作为档案管理的一部分，更要跟随时代的步伐，不断更新管理方法，使用最先进的方法和手段来不断变革。
　　二、实施审计档案改革的路径
　　实现审计档案电子化并对电子化档案进行信息化管理是一项科学的工程，不论是政府、企業还是会计师事务所都要持认真的态度，要有坚决贯彻的决心才能实现理想的效果。同时，提高审计档案管理水平所依赖的技术手段对改革的成功有着非常重要的意义。
　　（一）推动各方贯彻执行审计档案改革。电子审计档案及档案的信息化管理是迎合信息化世界发展的必然选择，需要各相关利益群体不论是从态度上还是从行动上都要积极配合。从政府的角度来说就是修订相关法律法规，贯彻实施并严格监管执行过程。政府的强制力会对执行起到一定的推动作用，审计档案是政府执行相关工作的需要，在使用审计档案的过程中政府可以监管相关法律法规的贯彻情况，同时政府作为需求方，规范的审计档案管理也有利于政府其他方面工作的开展。从企业的角度来说，首先应该树立积极的态度，企业的配合有利于建立一个健康的经济环境，积极配合会计师事务所的审计工作，及时提供相关审计资料，树立正直诚信的形象，有利于加强投资者和政府对企业的认可。此外，会计师事务所是关键的一环。会计师事务所作为第三方，有保存完整审计档案的义务，如果会计师事务所没有足够的责任心可能不会尽全力去实现审计档案的完整性和使用的便利性，所以在客观上应该加强对会计师事务所的监督，同时建立相关利益机制，让审计档案的利用效果与会计师事务所的评价挂钩，审计档案的效果直接影响着会计师事务所在公众心目中的形象，进而影响其收益，会计师事务所自然就会贯彻执行相关法律和规范。
　　（二）提高审计人员意识，培养复合型人才。新时代的思想仍然是以人为本，建立新的管理制度、管理方法的关键是人才，审计档案的改革离不开高素质的管理人才。因此，需要培养一批既精通信息技术，又懂档案管理，并且还有一定量会计、审计基础知识储备的复合型人才。一方面要对计算机专业技术人员加强档案管理方面的培训，只有精通档案管理的精髓才会设计并运用相关软件，并且使档案管理科学化、调度档案有序化；另一方面要加强技术人员对会计、审计相关知识的掌握，定期对相关技术人员进行专业知识的培训，让他们了解审计工作的原理，同时增强其管理档案的技巧，以达到事半功倍的效果。此外，定期对所有审计相关人员进行审计档案相关法律、法规、政策的培训，只有及时更新已有的信息储备，才能增强审计档案管理的科学性。endprint
　　（三）审计档案管理标准化。会计师事务所或者政府相关部门应该制定一套审计档案管理的标准和规范，使审计档案的管理标准化。要实现审计档案改革，必须建立在严格的标准、专业化的分工和广泛的合作的基础上，因此实现审计档案管理的标准化是审计档案改革的基础。通过制定各项标准和制度，使各项档案管理工作井然有序，使各个部门审计人员的工作标准有据可循，实现审计档案管理的各项工作有序衔接，才能在最短的时间内使审计档案管理取得最好的效果。具体的标准和规范包括每个职位人员的分工和对审计档案负责的方面、电子文档的生成方式和格式、传递方式和保存的程序等，即贯穿审计档案的收集过程、整理过程和保存过程。
　　（四）实现企业会计档案管理与审计档案管理的无缝对接。实现ERP、报账、资金等与会计电子档案相关的业务系统与审计档案系统的在线对接。通过归档接口將跨系统的业务关联条件同步位移到档案系统，在档案系统中按照跨级档案管理要求进行关联、重组，还原业务原貌，实现业务关系追溯。通过这种途径，会计师事务所可以接触并保存从原始凭证、记账凭证再到会计账簿的相关证明，并且可以按照规定的文档格式保存、导出相关资料。
　　（五）防控审计档案改革的安全性问题。实现审计档案电子化是个庞大的工程，需要对前期的审计档案进行大量处理，所以，档案数字化外包将成为会计师事务所加快数字化档案管理进程的主要手段。档案数字化外包涉及的工作环节比较多，为了确保档案信息化工作的安全有序进行，档案数字化外包工作应该按照合理的步骤加强控制，从规划阶段到前期处理阶段，再到数字化处理阶段，以及到最后的验收阶段都应该明确每个环节的安全管理要求，为档案信息化建设部门和档案数字化加工单位提供全面、系统、科学的操作指南。首先，会计师事务所在选择外包机构时要充分考察外包机构以往的工作情况，最好选择行政部门授予相关专业资格的外包机构。其次，在外包机构接触审计资料的全过程中指派专门人员进行监管，防止实体资料损坏、丢失或者外包机构工作人员擅自复印资料的情况发生。最后，验收阶段，会计师事务所的档案管理部门等相关部门要严格把关，不仅要保证信息化档案的安全，也要注意实体审计资料是否有损坏。
　　此外，电子审计档案在流通过程中的安全问题也值得关注。传统的纸质档案存放在档案室中，只有相关工作人员在获得批准之后在规定的时间内才能进入档案室接触审计档案。而对于电子档案只要操作人员拥有或者取得相关权限，就可以跨区域访问、传输，这对电子审计档案带来了很多安全隐患，所以电子审计档案在传输过程中，要关注安全性问题。首先，在系统的设计方面要特别考虑安全性问题，在经技术人员多次试验和考察成熟后系统才能使用。其次，对于相关档案管理人员的权限问题，对不同职责的档案管理人员设置不同的权限，并且制定相应的规则。最后，对于档案的再利用问题，经过不同权限的工作人员确认、审核之后才可以获取已经保存的电子审计档案，还要对涉及到电子档案的问题进行全程监控。
　　参考文献：
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　　〔2〕王海洪。应用审计软件辅助完成报表审计〔J〕。商业会计，2015，（01）。