采购流程化的风险是什么如何避免采购流程化的风险

　　在企业信息化建设的背景下，电子化流程是优化采购流程的必由之路。下面采购流程e化的风险是什么？如何避免采购流程e化的风险呢？
　　电子采购流程的风险。
　　电子采购流程的最终目标是优化采购流程。在信息时代，企业之间的竞争更多的是供应链之间的竞争。以下小系列已经准备好了电子采购流程的风险，供大家参考！
　　对于企业采购管理来说，电子化流程意味着采购周期大大缩短，数据系统化，管理精细化，采购成本降低，工作效率大大提高。但是优势和风险总是并存的。与电子采购流程相关的风险总是会让电子采购流程的实施者深深体会到理想是充实的，现实是骨感的的含义。
　　供应链思想与软件的适应性。
　　电子采购流程的理论基础是供应链的思想。采购作为供应链中的一个环节，涉及到订单、计划、库存、供应商等各个方面。因此，当流程面向电子商务时，必须考虑供应链的特点，如流程性、系统性和链接性。供应链的理念本身就是一种舶来品。现实中的ERP系统一般都是基于供应链的思想，面向整个供应链，展现具体的工作流程。所以很多企业在申请过程中水土不服。造成这种现象的根本原因是国内企业管理体系不完善，企业文化和采购管理方式无法真正与这类软件融合。
　　逻辑混乱的采购过程。
　　如今，许多企业的采购流程将整合到各种ERP系统中，希望实现电子采购流程，最终优化采购流程。这些ERP软件包含详细的采购计划，如生产计划、物料需求计划、采购计划等。然而，在ERP系统上线之前，企业通常会遇到两个问题：一是采购流程不清晰，二是ERP系统提供商的选择。
　　对于前者，很多企业并不了解自己采购流程的现状，什么是标准采购流程，电子化后哪些项目应该纳入采购流程。都很迷茫，不知道为什么。在不了解标准采购流程的情况下，企业会陷入盲目的境地，这将大大增加采购流程不正确的风险。
　　第二个问题是第一个问题的延伸。如果企业购买了ERP系统，ERP系统提供商提供打包服务，他们的技术人员会根据企业的实际情况对ERP基本流程进行改造。如果企业不清楚自己对电子采购流程和标准采购流程的需求，就会盲目购买很多不同用途的采购管理软件，盲目相信咨询师做的业务流程再造会帮助企业实现电子采购的承诺。然而，在电子采购流程转型后，他们发现许多业务根本无法在系统中实现。
　　流程无效。
　　流程无效是另一个问题，主要表现在两个方面：一是Eprocess只是纸上谈兵，没有现实的执行，Eprocess是为了Eprocess。造成这种现象的原因有很多，主要有两个。一是采购人员不认同E化改造后的流程，认为机器过于死板，没有直接沟通那么直接；另一个原因是电子商务流程不彻底，没有信息氛围。比如，有些企业只对采购流程进行电子化处理，而销售和生产环节仍然采用传统的工作模式，采购流程不能以信息化的方式与其他流程连接，这样电子化处理的效果会大大降低。
　　另一种是流程执行的成本大于实际流程处理事件的价值。比如采购大型钻井设备的采购流程是用来采购普通办公用品的，E之后的流程是不用于尖端的。
　　数据丢失或错误。
　　电子采购流程弱化了人的功能，强化了数据的重要性。采购过程中的语言都是预先定义好的，包括物料、供应商、客户、库存等信息。这些信息的代码是唯一的、标准化的，不会出错。同时，系统还存储了采购产品在整个流程中的状态。因此，由于购买数据的丢失或错误而导致的结果可能是致命的。然而，数据系统的稳定性是任何一个人都必须面对的问题。
　　过程的标准化和灵活性之间的矛盾。
　　E后的采购流程是一个非常标准规范的系统，所有代码和数据都使用相同的流程语言。以ERP为例，采购流程非常复杂，包括全面库存调平流程、采购入库流程、招标采购流程、库存退回流程等等。每个流程都是严格标准化的流程。但标准化的反面是灵活性差。
　　记者曾与一家钢铁企业的采购人员谈论过他们企业使用的ERP系统的灵活性。采购人员告诉记者，他们的采购是以标准销售订单为导向的，他们将根据销售订单购买尽可能多的相应原材料。一旦订单生成，系统将自动计算他们想要购买多少铁矿石和煤炭。然而，在他们的ERP系统中，销售人员只有下订单的权力，而没有取消订单的权力。因此，如果订单需要取消，但销售人员与采购人员沟通不畅，相应的原材料采购可能会继续实施，无形中增加了企业的库存压力。由于权威的设定，标准化过程缺乏一定的灵活性，这在现实中并不少见。
　　风险总是跟随着事物的发展过程，不可避免却可以避免！如何在不断变化的环境条件下保持动态系统处于平衡或稳定状态，答案是控制！诺伯特维纳（norbertwiener）在解释他创立控制论的目的时说：控制论的目的是创造一种言论和技术，同时寻找一套合适的思想和技术。采购过程系统是一个典型的控制系统。如何将控制思想渗透到每一个环节、每一个时间节点，是企业规避采购过程电子化风险的重要问题。
　　预控需求调查流程规划。
　　需求调查是电子采购流程的重要前提，可以有效避免采购流程逻辑混乱的风险，保证电子采购后的流程切实可行。在调查了目前的物资管理情况、物资管理的发展需求、公司电子商务部门的自然条件和工作职责、ERP项目的开发实施背景后，确定了与采购相关的17个主要流程：国内物资采购需求计划、采购价格、招标采购、谈判采购、其他采购、采购合同、供应商市场审批、应付款确认、预付款结算和付款审核、库存安全管理、采购物资入库、库存盘点、物资储存流程、物资交付流程、物资质量管理流程、物资退货流程、采购数据统计流程。并对相应的业务流程进行编码。
　　除了确定主要的采购流程，研究还可以使整个采购流程的细节浮出水面。比如库存方面，具体的安全库存、最大库存、库存有效期都需要通过调查确定。
　　需求研究和流程规划紧密相连。在流程规划中，要从全局的角度去理解流程网络，根据调查结果，明确组织中各流程之间的逻辑、接口、等级和重要性。设定过程策划的目标尤为重要，过程管理部门不应想当然，而应考虑组织的实际情况，如目标的紧迫性、目标实施的路线图、目标的可行性、目标实施的难度等因素。彻底的需求调查和完善的流程规划是确保电子采购流程有效性的重要手段。
　　软件供应商的合理选择。
　　由于ERP系统是从国外进口的，很多企业愿意从国外ERP供应商那里购买软件，这是可以理解的。毕竟他们经验丰富，但是这里也有一个问题。国外很多ERP供应商对国内的商业环境和管理模式不是很了解，与客户沟通有一定的障碍。另一个重要的问题是，他们的服务费普遍比较高，企业为此要付出很高的成本。
　　所以对于很多企业来说，选择国内供应商提供的ERP软件是明智的。毕竟在经济全球化的背景下，各国技术发展的时差已经大大缩小，国内企业和国外企业提供的产品差异也没有以前那么大了。而且，由于国内企业的本地化特点，他们可以根据企业的现状制定更有效的解决方案和应用模式。
　　供应链知识和企业资源规划应用的培训。
　　培训是提高员工对供应链的理解和使用ERP积极性的重要保证，是防止群体出现ERP无用论的有效手段。完成需求开发后，抚顺石化ERP项目组对所有用户进行了多次培训，开设了14个预约（计划）提交流程Adobe在线审批班，培训570多人；设立了两个采购流程专业策划班，培训了70多人；开设了三个储存过程管理员班，培训了100多人；建立了综合管理版，培训了60多人。通过培训，最终用户对ERP系统的运行流程有了全面的了解，为ERP上线营造了良好的氛围，为ERP上线提供了有效的保障。
　　过程控制动态过程校正和过程固化。
　　标准化和灵活性既共生又矛盾。动态过程修改的目的是在两者之间找到平衡。通过调整销售人员的权限，可以缓解上述钢厂采购过程中标准化和灵活性之间的冲突。但是权限的调整也要考虑一个度，因为如果销售人员有下订单和取消订单的权力，那么还有其他风险。因此，如何从另一个方面制衡销售人员的权力，是企业在修订采购流程时必须考虑的问题。
　　一般来说，经过实践检验和修订的采购流程应该更符合企业的实际情况。这时候就需要固化流程，固定修改后的流程，扩展到整个供应链系统。对于一个企业来说，适合企业的采购流程就是一个好的采购流程，一点一点的修正，一步一步的固化。不完善的采购流程会越来越接近完美。
　　事后控制IT审计。
　　IT审计，也就是信息系统审计。按照国际标准，IT审计有六个主要内容：评价信息系统规划、管理和组织结构的战略、政策、标准和相应的实践过程；评估技术基础设施和操作实践的有效性和效率；评估信息资源在逻辑访问、操作环境和IT基础设施方面的安全性；评估系统灾难恢复和业务连续性的能力；评估业务应用系统开发、实施和维护的方法和流程；评估业务流程的风险管理水平。
　　it审计可以贯穿于电子采购的全过程，电子采购前有计划审计，电子采购后有维护审计，可以发现采购过程中的漏洞，将采购过程中的IT相关风险控制在可接受的水平，防止前述数据丢失现象，及时发现系统中的数据错误，提高信息系统的安全性和稳定性。
　　通常ITaudIT可以由企业的内部审计部门来做，当然也可以由第三方的专业IT审计机构来做，这样可以保证公平性，获得更客观的结果。目前IT审计师行业已经诞生。CISA是国际注册信息系统审计师的缩写，也称IT审计师。他们一般对计算机硬件和软件有全面的了解，对网络和系统安全有独特的敏感度，对单位财务会计和内部控制有深刻的理解。