试论电子档案和传统档案在管理中的区别和联系

　　摘要：随着信息技术的快速发展，档案管理的手段和方式发生了巨大变化，电子档案逐步被纳入到档案管理的范畴内，并成为档案管理的重点。相比较传统档案而言，电子档案具备信息容量大、利用率高、存储空间小等优势，有利于推动档案管理工作的改革与发展。本文对电子档案与传统档案在管理中的区别与联系进行探讨。
　　关键词：电子档案；传统档案；区别；联系
　　一、电子档案和传统档案在管理中的区别
　　（一）归档时限的区别
　　电子档案既可以在文件生成后及时归档，也可以在一定期限内进行统一归档。由电子档案生成部门负责将获取的有价值资料生成电子档案，而后利用局域网将电子档案传输到档案管理部门进行归类、保存，有利于保证档案的完整性，避免出现文件漏归现象。但是对于传统档案管理而言，因其涉及的文件资料较多，所以难以保证档案的及时归档。
　　（二）审核与鉴定方法的区别
　　传统档案的鉴定需要经过资格审核、确定生存期和价值复审三个阶段，鉴定时间较长，并且需要对档案进行逐页鉴定。而电子档案的审核只需要利用相应的计算机算法，便可实现对档案信息的自动校验，大幅度缩短了鉴定的时间。但是，由于辨别电子文件的原始凭证性较为复杂，并且电子文件存在被篡改、破坏的风险，所以在审核和鉴定电子档案时，必须对档案形成过程中的信息认证、数字签名、加密技术以及身份验证进行审核，进而确保电子档案的真实性和原始性。
　　（三）存储空间的区别
　　电子档案具备信息容量大、占用空间小的优势，随着海量存储技术在档案管理中的运用，文字、图像、视频等不同形式的文件也可以直接作为电子档案进行保存，并且不会占用较大存储空间。而传统纸质档案具备信息容量小、占用空间大的特点，在纸质档案不断增加的情况下，存储空间还需要不断扩大，使得档案管理的资源投入也会随之增加。
　　（四）保管要求的区别
　　传统档案保管对象为纸张、胶卷、磁带等载体，要求库房温度为1420，相对湿度在5060之间，并且落实防水、防火、防潮、防霉等措施。电子档案的保管对象为软盘、光盘、磁带等载体，对档案库房环境的温湿度和防磁性有着极高的要求，不仅要求配备防紫外线、防高度磁场和防电场的设施，而且还要加强计算机病毒的防范，确保电子档案的安全性。
　　（五）利用方式的区别
　　传统档案需要根据用户的使用需求，在查询记录位置后再到档案保管室查找所需档案，既费时、又费力。而电子档案可以利用档案管理系统快速调阅档案，在权限允许的条件下，管理人员或用户经过身份确认就可以登录管理界面，随时随地查阅所需档案信息。
　　（六）管理人员素质要求的区别
　　与传统档案管理相比，电子档案管理是一项技术性更强、管理方式更为先进的一项工作，它对档案管理人员的素质要求也越高。档案管理人员在具备档案学知识的同时，还应当掌握计算机操作技能，能够熟练应用相关软件和设备，为用户提供多样化的服务，从而提高电子档案的利用效率。
　　二、电子档案和传统档案在管理中的联系
　　（一）传统档案是电子档案形成的基础
　　电子档案的生成需要传统纸质档案的支持，在收集、整理和加工传统档案的基础上，才能将其转录为电子档案进行存储。电子档案信息的原始性、真实性和完整性，也必须由传统档案作为保证，尤其在电子档案缺乏法律效力的情况下，要充分发挥传统档案的保障作用。
　　（二）电子档案管理是传统档案管理的继承与发展
　　电子档案管理具有其特殊性，然而电子档案管理的形成过程却是对传统档案管理的继承和发展。在管理流程、管理制度、服务内容等方面，电子档案管理均借鉴了传统档案管理的经验，并以此为基础，进一步丰富了电子档案的服务手段，提高了电子档案的服务质量，使电子档案扩展了社会功能。
　　（三）电子档案是提高传统档案利用效率的重要手段
　　电子档案的信息容量大，不仅能够容纳不同载体形式的信息资源，而且还能够将保管期限较长且具备较高利用价值的传统纸质档案转变为电子档案进行保管。如此一来，利用计算机和网络就可以查阅这些老档案，既可以提高老档案的利用效率，又可以避免对原始纸质档案造成损坏。
　　（四）电子档案管理与传统档案管理并重
　　电子档案与纸质档案各有其优缺点，在档案管理中，应当充分发挥两者的优势，取长补短，而不能错误地认为电子档案可完全取代纸质档案。为此，在档案管理中应当实施电子档案与纸质档案并重的双套制，明确双套制的适用范围，在满足档案工作需求的前提下，提高人、财、物资源的利用效率。双套制档案管理模式要根据档案利用需求的具体情况，适时适地进行，根据电子档案的形成规律，尽量采取系统性、阶段性、权威性的电子档案与纸质档案共存形式，从而确保档案的法律效力。
　　结论：总而言之，电子档案已经成为档案管理适应信息化社会发展的必然选择。新时期下，档案管理部门应当认清电子档案与传统档案的区别与联系，构建完善的档案管理体制，充分发挥两者的优势，同时还要重视档案管理人员专业素质的提升，使管理人员既要具备档案学知识，又要掌握计算机操作技能，从而推动档案事业持续稳定发展。
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