技工院校人事档案管理工作改进与创新探究

　　【摘要】本文就现代技工院校的人事档案管理工作中出现的问题进行分析，并针对这些问题提出解决措施。
　　【关键词】技工院校；人事档案；存在问题；创新探究
　　人事档案中的主要内容包括：教职员工的履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料、学历和评聘专业职务材料、政审材料、党团材料、处分材料、工资任免出国材料、奖励材料、其它材料十大类别。随着科技的不断发展，技工学院的工作人员越来越注重人事档案的信息化管理，按照科学的方法来进行档案的收集、分类、整理和保管，这样在领导对员工考察和评估时，对员工的具体情况有一个直观的了解和掌握，对技工院校的长足发展有着不可或缺的作用。
　　一、人事档案管理工作对技工院校的作用
　　（一）人事档案管理的导向作用。人事档案管理在技工院校的管理工作中，占据着非常重要的地位，它不仅是学校日常工作的核心内容之一，还对技工院校日常管理工作有着导向和连接作用。技工院校可以以月或学期为单位对教职员工进行考核和评价。人事管理部门应当将每一位教职员工的自然状况、社会关系和日常表现等逐一记录在人事档案中，并利用计算机等科技手段，对档案管理进行智能的分类与规划，并对教职员工的日常表现进行智能的分析，这对工作人员的评估考核有着非常重要的意义，是考核的重要依据。在对教职员工进行考核评价后，要制定相关的奖罚政策，对取得优秀业绩成果的教职员工给予精神上和物质上的双重奖励，这样可以充分调动教职员工工作的热情，为技工院校今后的工作打下良好的基础，以上是人事档案管理对于技工院校工作的导向作用。
　　（二）人事档案管理的连接作用。技工院校为每一位教职员工建立个人档案，即人事档案，并由人事部门管理和利用。这样不仅可以扩大教职员工对学院的归属感，还会增强他们对于学院的信任感，就如同将自己最重要的个人信息证明放在一个较为安心的地方一样，这样不仅能够保障员工的工作积极性，还可以为员工的日常工作提供一份有力的保障，从而促使院校的发展更加稳定，这样技工院校可以顺利实施日常管理的各项工作，以上可以充分地体现出人事档案管理工作的连接作用。
　　（三）人事档案对技校教师队伍管理的作用。在技工院校中教师的教学是直接影响学生学习效果的主要因素之一，对学生的教学质量、综合素质和综合能力的培养有着非常密切的联系。人事档案中记录着所有教职员工的专业结构、技术考核和教学评价等，它能够将教职员工的综合水平、学术水平、工作水平和综合素质充分体现出来，并在将来的发展和升职中有着历史性的凭证。它不仅具有一定的可靠性，还具有一定的科学性。学校可以以此作为凭证，对每一位教师进行有目的、有计划的培训和选拔，学校可以在职务提拔和申报职称评定时，通过其人事档案进行全面性的考察，这样可以更加客观地筛选出提拔培养对象；而对申报职称的人员也给予准确的评价。这样，使教职员工更加重视自身的工作表现，对院校教学质量有着至关重要的作用。
　　二、新时期技校干部人事档案管理工作中存在的问题
　　（一）滞后的管理意识。对于人事档案的管理工作，许多人事部门的工作人员管理意识都比较强。此项工作有着一定的保密性，且是一项默默在背后付出的工作，所以很多教职员工体会不到它的重要性，甚至错误地认为，档案管理工作是人事部的事情，与自我的工作并无太大关联。更有些院校的领导对于人事档案管理不重视，人事档案管理工作仅流于形式，没有充分的档案利用。此外，缺少了校方和其他教职员工对于人事档案管理的重视，最终会导致人事档案管理出现很多无法避免的错误，对于技工院校的管理工作起到了很大的反作用。
　　（二）滞后的管理机制。在技工院校中的文书、教学、会计等类别档案管理是极其重要的，因它们是院校的基础管理。人事档案应集中统一进行系统的管理，因为它们之间存在着互通性，且有着很大的关联性。很多院校并没有将人事档案与文书档案、教学档案集中统一管理，人事档案是另外单独归口人事部门管理，使档案管理工作分散，这样不便于院校的工作人员整理档案之间的关系，就会导致教职员工的真实面貌不能够全面反映出来，不仅无法真实地还原教职员工的各方面表现，还无法实现几类档案管理的互通性，从而无法实现管理机制的科学性和有效性。在人事档案管理中，收集是工作中的重点和难点之一。现今，收集材料的办法依旧采用传统的方式，人员记录的方式都非常老套且单一，这样就会导致教职员工的个人特性无法真正地体现出来。对于教职员工定性的描述和综合素质的考量，缺乏全面性。人事档案管理中的考核评语也是千篇一律，较为抽象，很少有对教职员工建设性的建议；个人真实情况的反映、人事资源信息资料往往不够准确，最终会导致人事档案管理失去其本身的重要意义。
　　（三）滞后的管理方法。在人事档案的材料中，大多只记录着教职员工的个人履历、学历和评聘专业职务材料、政审材料、工资晋升材料等，而对于员工自身的表现却无法客观表现出来。现今，在人事档案管理中存在的最大问题是：记载的信息过于简单、记录的形式比较单一，大多以文字和表格为主要表现形式，缺乏声音和图像的制作，使用价值较低，这样就无法实现信息资源与科技相结合，从而导致人事档案的信息资源无法得到共享。有些院校的档案管理方式，还处在人工操作阶段，缺乏计算机技术的加入，也缺乏先进管理设备的使用，最终使得人事档案的卷宗管理质量较为低下。使用卷宗的管理方式不仅查找不方便，对于保养工作也存在着很大的弊端，因为大多数档案卷宗是纸质的，所以在日常的利用过程中，容易对其造成一定的损怀，因为纸质载体有一定的特殊性，使用的年限过长就会出现脆、薄，容易造成卷宗的破损；此外，时间一久，纸质会出现发黄和字迹模糊等问题，这样的信息有可能不够准确，档案就失去了它本身的历史可究性和客观性，对教职员工的工作发展有不利的影响。
　　三、人事档案管理工作改革的对策
　　（一）更新人事档案管理工作的理念。随着科学技术的不断发展，技工院校中的各項管理方式和理念都得到了更新，档案管理水平也在逐步提高。但就现状来看，现在的档案管理大多数只做到十类索引目录的程度，对于人员较多的技工院校来说是远远不够的，关于档案的具体内容要实施的更新并录入到电子设备中，完成电子储存的工作，这样在档案利用时，就可以直接在电子设备中进行检索，不仅可以节省查询卷宗的时间，还可以有效提升档案管理的工作效率，从而充分实现档案管理的信息化。所以，技工院校要及时更新人事档案管理观念，将档案管理工作的改革进行不断深化，这样才能使人事档案的管理顺应时代的发展需要。同时，技工院校的人事干部应将人事政策性文件进行归档管理，准确发挥其档案作用。同时，把传统的人事档案管理模式摒弃，这样不仅有利于人事档案资源的开发和利用，还可以有效更新管理人员的管理理念，从而将人事档案工作的作用充分发挥出来，对于技工院校的发展有着至关重要的作用。
　　（二）规范化、科学化的人事档案管理。首先，技工院校将人事档案管理中的各项制度进行完善，并加强保密管理工作。因为个人人事档案有一定的保密范围，故要加强人事档案管理人员对档案的保护意识。其次，对于人事档案硬件的建设要逐步加强，这样不仅可以实现档案管理的科学化，还能实现档案管理的信息化。院校应对人事档案管理的工作条件进行改善，适当添置一些现代化的管理设备，如计算机、扫描仪等，这样才能使管理人员的工作效率提高，从而提升员工的工作热情。利用计算机技术，完成档案的贮存、备份、传递等，实现高速检索档案，同时有效防止档案信息的丢失。现代化的技术还可以充分对档案内容和数据进行系统的分析和规划，这样不仅实现了人事档案管理的规范化、科学化，还实现了档案管理的信息化。对于档案的收集工作要重视，因为信息的采集工作直接影响到档案的录入和日后的考核工作，它是档案管理工作的基础所在，工作人员要充分利用计算机技术进行信息采集工作，并进行甄别，这样才能充分确保人事档案管理的准确性。
　　（三）人事档案管理队伍的建设。良好的人事档案管理，首先院校须选择具有良好思想政治品质的人员从事档案管理工作，具有良好思想品质的档案管理人员才是有效保障人事档案的基本条件。因为档案工作相对于其他部门的工作枯燥乏味，所以必须要求工作人员有较强的耐力和吃苦耐劳的精神，乐于奉献。其次是院校要将档案管理人员的素质提升，建立一支熟悉业务的管理队伍。对于人事档案的管理，从业人员必须要经过档案专业培训。同时，档案管理人员还要拥有较强计算机运用能力，充分实现档案管理的信息化。这样人事档案工作才有保障。
　　四、结语
　　技工院校的人事档案管理工作中，将管理机制进行完善，提升档案管理的正确意识。在科技发达的今天，充分利用计算机技术，将管理方法进行提升。这样，才能够将人事档案管理中的导向作用充分实现，对于人事档案管理中的链接作用也有着至关重要的作用。加强人事档案管理的队伍建设，充分提升管理人员的综合素质和专业能力，这样人事档案工作才有保障，才能够实现人事档案管理的最终目的。
　　【参考文献】
　　〔1〕于茜。事业单位人事档案管理的创新路径〔J〕。决策与信息（中旬刊），2015（11）：189。
　　〔2〕于茜。事業单位人事档案管理的创新路径〔C〕。决策论坛政用产学研一体化协同发展学术研讨会论文集，2015：181。
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