浅谈如何做好新时代档案管理工作

　　【摘要】档案是依据、是资源、是财富。机关档案是机关公务活动的真实记录，是档案事业的重要组成部分，通过机关档案可以真实再现机关工作的历史面貌。重视档案工作，对于规范机关管理，提高机关工作效率具有重要的意义。笔者通过参与近年来我市机关档案的调研，结合个人十余年来的档案工作实践，浅谈机关档案工作中存在的问题及对机关档案工作的建议。
　　【关键词】档案管理；档案工作；管理工作
　　一、机关档案工作存在的问题
　　（一）对档案工作重要性认识不够。档案工作相对于机关前沿的业务工作而言，是幕后服务性工作，容易被领导忽视。调研发现，有的单位没有将档案工作纳入年度目标考核，既便纳入目标考评，档案工作也是软指标，没有硬性规定，不能引起领导的重视。对档案工作重视不够的主要表现：一是档案工作在个别单位领导心目中地位不高。二是对档案工作人、财、物投入不够。三是档案工作人员的经济、政治待遇得不到应有的保障。
　　（二）办公条件及设施不符合档案管理的要求。调研发现，一些单位档案室办公条件及设施离档案规范要求还有差距。如有的机关无专门的库房，有的机关没有专门的阅览室；个别单位的档案装具仍是木柜和铁柜，没有使用密集柜。
　　（三）档案人员不稳定，素质有待提高。主要表现是：个别单位档案人员经常变化，特别是一些单位二级机构档案人员的变化频繁，新人员需要较长的熟悉、适应过程，不利于档案工作的深入开展；个别单位人员变换中，工作交接不规范，在一定程度上影响了档案的完整性；档案人员忙于日常工作较多，在深入调查、工作创新上不够。
　　（四）档案管理质量和利用效率有待提高。档案管理的高质量是为档案利用的高效率，但通过近年来调研发现，在档案管理质量和利用效率上还有差距。表现为：一是有的单位归档分类不够合理，保管期限划分不够准确；有的注重文件的归档，对材料的归档重视不够，个别单位存在应归档的材料未归档的现象。二是档案信息化程度不高，目前全市没有统一的档案管理软件，且档案检索工具单一，严重影响了档案管理质量特别是档案利用效率的提高。
　　二、对做好机关档案工作的建议
　　（一）加强领导，健全组织。工作好不好，关键看领导，领导重视是做好档案工作的前提。首先应健全档案工作责任制，明确主管领导及直接负责的相关领导。其次要建立档案管理机构网络，形成以机关综合档案室为中心，各基层单位、各科室共同参与的管理网络。第三要逐步建立健全统一领导，分级建档，逐级负责，条块结合的档案管理体制。
　　（二）把握重点，规范管理。文件材料的归档及管理是档案工作的重点，是做好档案工作的基础，是档案工作的中心。在文件材料的归档及管理中，要把好四关：一是把好文件材料收集关，确保文件材料的齐全完整。二是把好文件材料整理关，确保文件材料归档规范。三是把好文件材料管理关，防止档案的损毁和丢失，确保档案的真实性和可靠性。四是把好文件保密关，保证涉密档案的内容不泄密。
　　（三）加强档案人员的继续教育，保持档案队伍的相对稳定。要采取多种形式加强档案人员的继续教育，省、市档案局可以组织专业知识培训；各单位可以采取请进来，走出去的方式，既可请档案局专业人员现场指导，也可到好的单位实地学习。档案人员更要注重自学，既要学习档案专业知识，又要学习计算机知识等与档案管理相关的知识，做到知识面广、业务精通。在一定时期，保持档案队伍的稳定，才可以使档案工作进一步发展，提高机关的档案管理水平。
　　（四）完善设施，加大软硬件建设。硬件上，要按照档案规范管理的要求，配备充足的档案柜，有条件的单位可以购买密集柜，要有防盗门窗、吸尘器、灭火器、温湿计等必要的安全设施。软件方面，要加强档案信息化建设。首先要立足现有信息化设备，对文件材料实行电子存档，对历年文件材料扫描录入，以备将来档案信息化建设需要。其次要由国家档案局或省档案局开发统一的档案管理软件，使档案的管理更加统一化、规范化、科学化、简便化，档案的利用更加高效化。
　　（五）注重信息资源开发，服务机关工作。机关档案管理的目的在于服务机关工作。档案部门要围绕机关工作，积极挖掘档案信息，在服务领导决策、服务机关、指导基层、服务经济建设上下功夫，把档案变成可利用的信息资源，通过档案资料的充分利用，使档案的价值得到充分的体现。
　　（六）专门档案归档要掌握灵活性。文书档案的归档时间一般是以年度为界，而专门档案记述和反映了机关某些专业方面的工作活动情况，其形成档案的规律和特点各有不同，因而专门档案的归档时间要掌握灵活性。声像档案是实时瞬间和阶段的真实记载，是保存在胶片、相纸、磁盘、光盘等感光材料或磁性材料等载体上的影像和声音。它记载和反映了单位的重大事件、重要活动和重要人物的真实面貌，相比文字档案来说，更直观、真实、形象、生动。
　　（七）专门档案收集要重视完整性。专门档案形成的规律和特点具有特殊性：一是各专业内容性质不同造成在归档时间上不统一。二是某些档案形成的时间过长，如果专业工作人员归档意识淡薄，就容易造成档案内容缺失。因此在收集各类专门档案时，要特别注意档案内容的完整性。如基建工程档案，具有工程周期长、工作流程长、工期阶段多、涉及部门多等特点，使基建档案具有多样性、复杂性、成套性等特性。一项基建工程项目，要有工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件，从工程立项、勘察设计、审批、招投标、施工、监理到竣工等多项程序。由于基建工程人员流动性大，工程各参建部门缺乏相互沟通，加之基建工程人员对工程档案管理的专业知识不甚了解，极易造成工程项目管理和技术档案存在分散、损坏或内容丢失等问题。在收集基建工程档案时，要特别强调基建工程档案内容的完整性，按照基建工程建设形成规律收集、整理和保存，确保基建工程档案齐全、完整、准确和系统。声像档案的收集工作存在同样的问题。从客观上看，影像存储随意性很强，产生的电子照片丢失的概率也很高，如果不注意保存和备份，就容易丢失。因此，档案部门对声像档案的归档监督极为重要。在收集工作中，既要重视对某项工作和重大活动形成声像档案的完整性，又要强调单张影像归档的全面性，如时间、地点、人物、工作内容和活动名称，都要注有详细的说明，便于日后的查阅和利用。
　　（八）专门档案管理要强调实效性。专门档案记载和反映的内容是机关某个方面的工作活动情况，外观没有固定的格式，载体没有统一的标准，因而具有内容的单一性、形式的特殊性、载体的多样性、归档的固定性和服务对象的针对性。对于专门档案的管理就要根据其特点有别于文书档案。文书档案可以按照年代、部门和保管期限进行统一管理，而专门档案要强调利用的时效性，根据各自不同的特点分门别类进行单独管理。如财会档案、出版刊物档案可以按照年度和保管期限进行整理上架；科研成果档案、基建工程档案和声像档案就要根据档案内容、不同载体形式分项进行保管；教學工作的学籍档案则要以学年为单元进行管理。
　　三、结束语
　　机关事业单位专门档案只是档案管理中的一部分，很容易被忽视和遗忘。作为档案工作者要高度重视这项工作的开展，自觉做好机关事业单位专门档案的管理，为增强单位整体档案管理工作合理化、规范化、科学化发挥重要作用。