安徽省国家突发急性传染病防控队建设档案管理初探

　　【摘要】综合档案室采取提前介入、全程跟踪等创新的工作方法，对国家突发急性传染病防控队（安徽）建设整个过程的档案管理进行质量控制，摸索出公共卫生机构业务档案归档的新模式。
　　【关键词】公共卫生；档案；传染病
　　国家突发急性传染病防控队（安徽）（下称国家传防队）建设工作自2016年启动，作为安徽省公共卫生领域的重大事件，确保其档案材料的完备齐全完整，对日后全省卫生应急工作意义重大。在队伍建设过程中，档案部门改变一贯的工作模式，有效保证了建设过程产生材料的完整性和原始性，也为机关业务档案收集提供了借鉴的模板。
　　一、队伍建设相关情况
　　（一）建设背景。安徽省及周边地区突发急性传染病防控任务繁重，现有卫生应急装备水平与实际需求尚有差距，国家卫生计生委依托地方力量，选择省疾病预防控制中心作为承建单位，建设一支涵盖现场指挥、生活保障、现场检验与调查处置等相关内容，充分考虑了应急队伍车载化、集成化、自我保障化等要求。队伍建设完成后，作为国家卫生应急队伍，可为本省和周边省市提供及时有效的突发急性传染病防控工作支援和保障，并可代表国家执行国际援助任务。管理机构为安徽省疾病预防控制中心卫生应急办公室。
　　（二）建设过程。国家传防队建设从国家卫计委正式下文到我省队伍最终考核通过，历时一年整。整个建设过程中涉及包括公文收发、会议举办、物资采购、车辆采购及验收、队员遴选培训、队伍实地演练等多种公务内容。涉及单位的应急、后勤、行政和检验等多个部门，产生了文书、设备、声像等各种门类和不同载体的档案材料。
　　（三）队伍建设档案的意义和作用。档案作为历史的真实凭据，是最确凿的原始材料和历史记录，凭证价值无可置疑。国家传防队建设，国家一次性投资2000万元，保存好队伍建设的相关材料，比如特种车辆的招标采购，将为后续的项目审计提供最原始的凭证和参考。国家卫生计生委计划在全国34个省级行政区域部署功能不同的突发公共卫生应急队伍，包括队伍建设档案的管理方法在内的所有档案，将为兄弟省份的队伍建设提供参考价值，也将为我省公共卫生领域应急队伍建设起到借鉴意义。国家传防队从建设之初方案敲定、人员专业构成、队伍管理、经费保障、训练演练、后勤保障等各方面进行了大量的调查和广泛的讨论，最后形成了一整套行之有效的制度。这一建设过程，产生了大量的档案材料，综合档案室在这项工作起步前制定档案材料收集、整理方案，力求将此项归档工作作为单位其他业务档案整理的模板。
　　二、队伍建设档案管理的创新尝试
　　（一）档案部门提前介入。文件材料转化为档案的三个条件：办理完毕的文件、对日后社会活动有一定参考价值、按照其形成规律立卷、归档、整理、集中保管。实践验证这样的工作流程是最符合档案管理工作逻辑的，但有时也会造成一些问题，比如部门档案员材料收集不全，对材料的归档范围不清楚等，最终造成该归档的材料没有及时归档。国家传防队的建设对于安徽公共卫生领域来说是一件重大事件，从筹建开始，就受到各级主管单位的重视，为了确保建设档案的完整可靠，档案工作也与传防队的建设同步进行。档案部门在尊重上述档案三个条件的前提下，改变以往的工作模式，提前介入，指派专职档案员全程跟进，指导承办科室兼职档案员进行材料归档工作。档案部门的提前介入，不意味提前立卷，而是跳脱于常规的对于立卷归档范围环节的单一指导，转向对文件形成到归档完毕整个环节有机联系的关注。一是对业务部门提出统一的文档标准，明确各类文档的归档范围和立卷标准，做到事半功倍。二是档案部门本身了解队伍建设过程的前因后果，清楚各类文件形成的逻辑关系，能够尽可能保证档案最终形成时保持较高的完整度。
　　（二）明确归档范围。明确的立卷框架是做好及时归档工作的基础。综合档案室根据国家有关规定，制定了符合单位实际的归档范围，明确指出业务科室的归档范围，但在实际工作中，一方面业务科室兼职档案员由于档案专业知识的缺乏，对归档范围不清楚；另一方面业务科室为了自身日后查找方便，出现只归档文书档案，业务档案归档不全的情况。为了防止这一情况的出现，结合国家传防队的建设工作相对独立且每项工作节点较为清晰的特点，综合档案室提前明确好归档范围，比如形成决议的重要会议纪要，历次演练的方案、脚本、参演人员名单，装备招标的方案、公告、中标通知书和合同，队员人选选拔文件、人身意外保险等材料都必须及时收集，保证归档材料完整。
　　（三）关注重点环节。应急车辆的招标采购、各项制度的制定实施和重要的演练（包括实战演练），是队伍建设的重要工作环节，也是档案人员关注的重点目标。国家传防队目前拥有13辆应急车辆，涵盖实验室检测、防疫消杀、水电保障、自我生活保障、越野指挥等多方面。专职档案员全程参与特种车辆的招标方案制定、招标实施、车辆验收和交付过程，指导收集好其中的文件资料、招投标过程中形成的各类资料，指导车辆负责人按照特种设备要求，建立车辆的技术档案和使用维护档案。国家传防队目前举办了一次外地模拟演练和一次外地实战演练，专职档案员全程参与演练方案的商讨制定、演练脚本的撰写和实地演练。演练还制作了宣传片和实况录像，除了有保存价值的文字材料外，这些照片、录音和录像等音像文件都在归档范围之内。
　　（四）统一收集，分类归档。综合档案室一般以谁产生谁负责的原则进行档案的收集和整理。但是传防队建设涉及单位各个科室，产生的各类材料也分散于各个科室，比如来往文书集中在承办科室应急办，经济活动材料集中在药械科和后勤科，宣传工作的材料又有一部分存于办公室。为了避免材料零星散放，造成重要材料散轶。综合档案室规定各科室产生的传防队建设材料在阶段工作结束后，及时交付应急办兼职档案员统一保管。这种做法既能够让专兼职档案员及时对材料分类整理，又方便查找利用，也避免了来年立卷归档时突击收集整理。必须要强调的是，传防队建设虽然是单位的一项特殊工作，但其档案是单位档案的一分子，所以必须按照单位保管期限机构年度的分类方法进行归档，不设专题卷。文件材料根据《归档文件整理规则》以件为单位对产生的各类材料进行组件和分类。这一过程就能体现出档案部门提前介入的优点，既洞悉材料形成的前因后果，又了解单位档案分类组卷的档案专业知识，在前期整理的基础上，能够很快对所有材料进行立卷归档。音像材料因其材质的特殊性，兼职档案员在产生后立即制作备份以供查找，并将原版交由综合档案室按照规定放入防磁柜保管。
　　三、需要注意的幾个问题
　　就单位整体工作而言，档案人员的素质对档案的实体维护质量影响很大，在现有档案人力资源严重不足的情况下，专职档案员的提前介入只能作为一次尝试，必须要通过培训提高业务科室兼职档案员的业务水平，并且培养相对稳定的档案队伍，才能够确保档案工作的顺利开展。就传防队建设而言，队伍的建设验收虽然已经完成，但后期队伍的日常训练和投入使用，仍旧会形成多种载体不同形式的历史记录，需要对整个队伍正常工作有更为详细的档案管理制度，尤其是对不同载体材料的收集，不能造成疏漏。
　　【项目名称：长三角地区重大突发传染病早期预警与联防联控技术的开发与应用（安徽省国际科技合作计划项目）项目编号：1503062008】
　　【参考文献】
　　〔1〕连莉。试论公安档案的提前介入〔J〕。四川档案，2002（2）：3233。
　　〔2〕郑立国，唐之一，官旭华，徐军强，雷激。建设湖北省突发急性传染病防控国家卫生应急队伍的探索〔J〕。公共卫生与预防医学，2015，26（6）：7475。
　　〔3〕杨星定，罗廉清。大型活动形成材料及时立卷好〔J〕。浙江档案，1992（6）。
　　〔4〕杨芳孝。怎样做好部门平时立卷工作〔J〕。四川档案，1993（4）。