关于档案信息化建设与档案管理的思考

　　【摘要】随着时代的发展，我国经济体系的不断进步，档案信息化建设成为了我国现代化建设的目标，与此同时，档案信息化建设影响着我国档案管理的发展趋势，虽然现在相关的档案管理部门引入了较为先进的档案管理手段，并且在不断地提升档案管理的效率，但是仍需要不断进步、不断创新，以使得档案信息化建设越来越深入，档案管理水平越来越高。
　　【关键词】档案信息化建设；档案管理；特征；措施
　　一般来讲，随着科技的不断进步、计算机技术的不断发展，在档案管理工作中引入计算机技术使得档案管理越来越信息化，管理效率也越来越高，因此可以说档案信息化建设是未来档案管理的发展趋势，也是档案管理工作适应现代社会发展的必然结果。为了达到这样的结果，我国在不断推进档案管理信息化的建设步伐，在不断发展的社会潮流中体现档案管理的价值，自改革开放以来，我国引入的档案管理技术越来越先进，档案管理理念越来越新颖，因此我国档案管理人员的档案管理能力和技术以及工作效率都在不断进步，使我国档案管理适应了社会的发展。
　　一、档案信息化建设的概念和特征
　　所谓的档案信息化，就是在相关档案管理部门的统一领导和统筹下采用先进的信息化技术进行档案管理的一种手段，其根本结果就是对档案进行相关信息的汇总和统一处理，以此来提高所需要的管理水平，提高服务水平，总的来说，档案信息化建设就是将档案实时保管作为工作的主要部分，然后利用信息化技术对档案进行全方位的应用和管理，并多角度对档案进行分类。一般来讲，档案信息化建设满足了四点要求：首先，档案信息化建设实现了档案的接收、存储和利用，并使得三者协调起来更加和谐。其次，档案信息化建设体现了档案管理模式的改革，是对以往管理格局的重大突破；还有就是，将档案管理过程数字化，使档案信息网络化。最后，信息化的档案信息更容易共享，使得档案信息资源可以被高度利用。
　　目前档案信息化建设还在进行中，而更好地了解档案信息化的特征有助于我们发现更好的档案管理方式。就目前来看，档案信息化建设在不同阶段具有不同的特征：在实验阶段，档案信息化建设具有多元化的特点，是对以往档案管理手段的一种改良和突破；在普及阶段，公布档案的提出引出了检索手段的开发和应用，并且计算机相关领域的应用也开始被承认，包括一些编目的普及和计算机辅助立卷；在网络阶段，计算机的主体地位逐渐被承认，在档案管理中的位置也越来越靠前，这些都与多媒体技术的应用和光盘储存能力的使用有关系；在数字档案时代，数字档案的发展成为了档案管理的主要代表，包括数据库的建立和使用电子文件管理网站的建立，并且，数据库向数字档案馆的发展趋势也逐渐显露。
　　二、现阶段我国档案管理中存在的问题
　　（一）档案管理方法落后。现阶段我国的档案管理体系不完善，所应用的管理方法相对落后，并且，很多档案管理人员素质低下，专业水平过低，无法科学地对档案进行管理，甚至因为某些方面不懂而耽误整个档案管理的工作进度，而如果管理过程出现问题时，这些专业素质低下的管理人员缺少正确的管理手段，无法对发生的紧急事件进行妥善的应急处理，因此极容易带来巨大的经济损失。例如：目前所使用的纸质版档案管理方法，利用手工式档案管理模式进行档案的收集和整理等工作，没有与现代化的信息技术相结合，因而使得档案管理方法简陋，并且档案安全性得不到保障，不利于档案管理工作的顺利进行。
　　（二）档案管理理念相悖。档案管理机构工作的主要目的，是将所需要的档案信息集中保存，以此为企业的日常工作提供便利。而现阶段很多档案管理组织的工作理念与实际相悖，档案管理类别单一，忽视了档案管理的系统性和完整性，因此档案管理的价值得不到体现，档案管理成为了说说而已的无效工作，难以向有关单位提供有用的信息和档案。
　　三、档案信息化建设与档案管理的措施
　　在日益进步的经济体系和社会发展步伐下，进行档案信息化建设，完善档案管理手段，已经成为档案管理部门最需要做的事，在这样的过程中，就必须思考好如何建设档案信息化，一般来讲，档案信息化管理模式需要满足两个条件：先进的档案管理理念以及先进的科学管理技术，只有将二者结合，在竞争日益激烈的档案管理市场中不断发展自身管理技术，提升档案管理水平，才能做好档案信息化建设，才能形成完整且有效的档案信息化管理模式。另一方面，档案管理工作效率和价值也受到档案管理水平的影响，因此为了获得更好的管理价值，就必须要了解提高档案信息化建设水平的措施，提升各方面的综合素质。
　　（一）建立健全档案管理网络制度。在信息飞速发展的今天，即使对档案进行信息化管理，也需要具体的制度和要求，因此，建立健全的档案信息化管理网络及制度就变得非常重要，只有健全的网络及制度，才能对负责档案管理工作的人员实施统一调度。所要建立的档案信息化管理网络，需要包括负责各个岗位的工作人员协调配合，对每位成员的工作职责进行划分和明确，另外还要设立一名总负责人，负责信息化档案的总体管理。对于档案管理网络里的每个人来说都要认真负责，在网络平台的形成初期要对每个人进行培训，让他们学习并研究有关法律，在工作中积极讨论出现的问题及解决方法，将所学到的办法运用到实践中去，并对实践时的应用设立規章制度，保证档案信息化管理的良好运行。
　　（二）提高档案管理人员素质水平。对于档案信息化管理这样的细活来说，操作者的能力和素质基本上决定了档案的价值，素质不仅仅是体现在责任心上，还体现在档案管理者的知识储备量上。由于信息化档案的涉及面广，因此管理人员对各个方面档案的管理水平存在着一定的差异，在这种情况下，对各级资料人员进行定期培训成了重中之重，将档案管理者的责任心和细心激发出来，才有利于档案管理的工作开展。因为档案的信息化管理不仅仅是在网络上的简单工作，还是考验工作中细心和耐心的工作。另外，档案信息化管理人员的服务意识也要进行一定程度的改变，档案信息化的管理模式不在强调信息的保密性，一味地对档案信息进行保管，而是应该多利用，充分发挥档案的应用价值，改变档案管理人员的价值取向和传统思维模式，将档案的作用价值发挥到最大。
　　（三）做好档案管理业务指导检查。对于档案信息化管理来说，基本目的就是将所需要的档案和信息进行归档，对其进行整理、编制等工作，然后将所拥有的档案信息应用到需要的地方，在这样的工作过程中，为了不发生错误，我们需要在档案信息化建设的过程中安排业务指导部分，这样的指导由档案管理部门进行组织，参与者包括档案管理者、技术人员以及参与其中的部分领导。努力提升档案管理人员的意识，既能提高档案信息化管理水平，也能让工作人员按标准做事，而为了使档案中记录的数据及资料准确无误，还应该在记录完全后安排专人进行检查，对资料进行查缺补漏，以免发生错误。
　　（四）发展档案信息开发利用工作。对于档案信息化管理中所涉及的信息来说，种类繁杂多样，而根据这样的特点，我们为了更方便地服务于后期工作，更方便地应用这些信息，就必须要根据相关规范的指导要求来进行工作，对信息进行收集、分类、归档，如果可能的话，在专业人士的帮助下还可以对整理好的档案进行编制电子书的处理，就如《资料汇编》一样，由于其具有相关的信息和资料，所以对其进行开发利用正是应用价值最大化的表现，只有做好档案的开发利用工作，才能对后来的工作提供大的帮助。
　　四、总结
　　随着时代的不断变化，网络信息的不断更新，档案信息化的管理模式越来越受到关注，而这样的档案管理模式还不够成熟，对于档案管理者来说还有很长的路要走，为了更好地进行档案信息化建设，健全的档案管理网络制度是不可缺少的。只有提高档案管理人员的素质水平、做好档案管理业务检查工作、开发档案信息高价值利用，严格遵循档案管理的相关制度，才能在不断进步的时代中做好档案管理，做好档案信息化建设。
　　【参考文献】
　　〔1〕杨小鹏，王惠萍。关于档案管理信息化建设若干问题的思考〔J〕。办公室业务，2017（20）：83。
　　〔2〕汤男楠。企业档案信息化建设存在问题与对策研究〔D〕。导师：杨靖。安徽大学，2017。
　　〔3〕彭柳。档案信息化建设与档案管理的几点思考〔J〕。城建档案，2017（01）：1718。
　　〔4〕朱丽梅。档案信息化建设的绩效评价研究〔D〕。导师：李文彬；孙晓生。华南理工大学，2014。