工程项目合同管理探讨

　　【摘要】为了解决工程项目合同管理存在的问题，从加强工程项目合同管理制度入手，分析了近年来工程项目合同管理过程中存在的一些问题，并从8个方面提出了加强工程项目合同管理的建议方法。
　　【关键词】工程项目；合同管理
　　一、加强工程项目合同管理的现实意义
　　（一）合同管理是市场经济发展的要求
　　随着我国社会主义市场经济机制的发育和完善，要求政府和企业上级管理部门转变职能和观念，更多地应用法律、法规和经济手段来调节和管理市场，而不是用行政命令干预市场；承包商作为工程建设市场的主体，进行工程建设生产与管理活动，必须按照市场规律要求，健全和完善内部各项管理制度，合同管理制度是其管理制度的关键内容之一。工程项目合同是调节业主和承包商经济活动关系的法律依据。加强工程建设合同的管理，是市场经济规律的必然要求。
　　（二）规范工程建设各方行为的需要
　　目前，从工程建设市场经济活动及交易行为看，少数工程建设的参与各方缺乏市场经济所必须的法制观念和诚信意识，采用不正当竞争行为时有发生，承发包双方合同自律行为较差，加之市场机制难以发挥应有的功能，从而加剧了工程建设市场经济秩序的不规范。因此，政府行政和企业主管部门必须加强建设工程合同的管理，规范市场主体的交易行为，促进建设市场的健康稳定发展。
　　（三）工程建设行业适应国际性竞争的需要
　　我国加入WTO后，工程建设市场全面开放。国外承包商进入我国工程建设市场，如果业主不以平等市场主体进行交易，仍然盲目压价、压工期，就会被外国承包商援引非歧视原则而引起贸易纠纷。另外，由于我们不能及时适应国际市场规则，特别是对FIDIC条款的认识和和经验不足，将造成我国的工程公司丧失大量参与国际竞争的机会。同时，使工程发包商认识不到遵守规则的重要性，造成经济损失。因此，承发包双方应尽快树立国际化意识，遵循市场规则和国际惯例，加强建设工程合同的规范管理，建立行之有效的合同管理制度。
　　二、工程项目合同管理存在的问题
　　（一）合同签订阶段的问题
　　（1）口头协定，未签合同先干活。
　　口头协定指合同当事双方的领导口头承诺，未签合同先干活。由于许多工程项目合同的履约过程时间跨度较长，若没有书面协议，一旦项目下马、一方毁约，将给另一方造成很大的损失。例如，就拿中石化中石油中海油等国有企业来说，先给工程公司一个简单的工程设计委托书，就叫工程公司进行设计，工程设计完成后还不愿意签订设计合同，要等上级部门批复后再签订合同，一旦上级部门不批准、工程项目下马，业主就会以各种理由拒绝签订合同，拒绝支付任何费用。中石化某工程有限公司近几年来每年都有几十个项目未签合同先设计，有些项目做完可研或设计工作，上级部门一直不批，最终项目下马。因没有签订合同，所以无法收取设计咨询费用，造成工程公司损失。
　　（2）签订无效合同。
　　《合同法》第52条规定，违反法律、行政法规的强制性规定签订的合同属于无效合同，而无效合同是不受法律保护的。
　　（3）合同主体不当。
　　合同当事人主体合格，是合同得以有效成立的前提条件之一。而合格的主体，首要条件应当是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的合同当事人；其次，承包商应当具有相应工程设计或承包工程的资质。
　　（4）合同用语不严谨。
　　不严谨就是不准确，容易发生歧义和误解，导致合同难以履行或引起争议。依法订立的有效的合同，应当体现双方的真实意思。而这种体现只有靠准确明晰的合同用语。
　　（5）合同条款不完整。
　　就是不全面、不完整，有缺陷、有漏洞，常见的往往是漏掉违约的具体责任。例如，双方当事人因碍于面子，不写明双方违约时的具体违约金和赔偿办法，一旦发生违约，在合同中看不到违约如何处理的条款，这将会有可能给某一方造成损失。
　　（6）国际间合同的疑问。
　　近年来，我国在国外承揽的工程项目越来越多，有些合同使用境外文本，由于国情不同、语言文字不同，加上翻译不正确，这些合同文本存不少疑问。对这些疑问不能回避，必须在合同上加以澄清，弄清其含义，或堵塞其漏洞，以菲迪克合同文本为参考，对容易出现争议的地方加以详细说明，以免造成损失。
　　（二）合同履约阶段的问题
　　（1）应沟通的没有沟通。
　　合同履行过程中各相关部门缺少沟通。相关的部门各自为政，互不沟通，出了问题相互推诿。如工程咨询公司的项目部、专业设计室、工程造价、经营管理部门没有相互配合、缺少沟通、责任性不强、很容易出问题。
　　（2）应变更的没有变更。
　　合同变更的目的是通过对原合同的修改，使合同更好履行和一定目的的实现。不少负责履约的管理人员缺乏及时变更的意识，结果导致了损失。如工程咨询公司在承担工程设计工程中，业主要求的变更没有及时签订变更合同，给后期的结算造成影响。
　　（3）应发出的书函没有发。
　　在履约过程中及时地发出必要的书函，是合同动态管理的需要，是履约的一种手段，也是企业自我保护的一种招数，这一点是不容忽视的，因此必须给予足够的重视。如业主没有按时支付费用时，只打电话说说，没有及时发出催收费用函件，给以后的催收欠款造成被动。
　　（4）应签字确认的没有签字确认。
　　履约过程中的变更签证是一种正常行为。但有些工程咨询公司的设计管理人员对此并不重视，当发生纠纷时，也因无法举证而败诉。
　　（5）应追究的过了诉讼时效。
　　履约中出现了应该诉讼事件而没有及时诉诸法律，认为相互关系不错，无需起诉，只是口头上说说，结果当起诉时才发现已超过了两年的诉讼时效，无法挽回损失。
　　（6）应行使的权力没有行使。
　　《中华人民共和国合同法》赋予了合同当事人的抗辩权，但有的企业对抗辩权认识不足，不会合理的行使。
　　（7）应重视证据（资料）的法律效力的没有足够重视。
　　并不是所有书面证据都具有法律效力的。有效的证据，应当是原件的、与事实有关的、有盖章和（或）签名的、有明确内容的、未超过期限的。
　　（8）合同的履行仅注意了主要义务的履行，没有注意随附义务的履行。
　　有些义务要求对方的履行时间长。如在质保期内发现质量问题，及时向对方反映，这不仅仅是服务质量的问题，更是一个法律问题。
　　三、工程项目合同管理的体会与建议
　　本人在工程咨询公司从事工程项目合同管理工作有十多年，对合同签订与合同管理工程中积累了一些经验和创新，下面就提几条建议与同行们探讨。
　　（一）建立合同管理部门
　　由于工程项目合同管理的复杂性，决定了合同不同于企业内部的生产人事、财务等管理工作，已超越了企业自身的界限，使之成为一种受法律规范和调整的社会关系，涉及大量的法律和工程技术专业问题。所以，企业应首先成立法律事务部门，对口管理公司合同、合同签订前的法律评审、监督合同的履行。
　　（二）设立分类合同管理岗位
　　工程项目合同种类较多，主要包括：工程项目前期技术咨询和技术服务合同、勘察和设计合同、技术开发合同、技术许可合同、EPC总承包合同、施工合同、设备材料采购合同、项目管理合同等，应根据分类合同的多少，设立相应的合同管理岗位。工程咨询公司一般都有法务部、经营部或市场部、项目部、施工部、采购部等。
　　（三）提高合同管理人员素质
　　提高合同管理人员素质是企业合同管理的首要任务，又是当前的迫切需要。选好人员，企业领导可依照合同管理人员应具有的素质条件，选择本企业优秀人才担任合同管理人员，通过强化合同管理人员培训，培养和锻炼一批与企业发展要求相适应的懂法律、懂管理、懂业务、懂财务、懂外语的专业能力强、尤其是责任心强、综合素质高的合同管理队伍。
　　（四）建立合同管理信息系统
　　随着现代工程建设项目规模的不断扩大，工程信息量也不断扩大，信息交流的频率与速度也在增加，相应地工程管理对信息管理的要求也越来越高。信息化管理给工程项目管理提供了一种先进的管理手段。合同在签订、履行乃至终结过程中会产生大量的信息资源，这些信息资源既是现有合同的总结，又为今后的合同管理提供宝贵的经验资料。加强合同实施过程的信息管理，必须从两方面着手：一是建立项目计算机信息管理系统，对有关信息进行链接，做到资源共享，加快信息的流速，降低项目管理费用；二是加强对项目参与方的信息管理，信息发出的内容和时间应有对方的签字，要及时处理对方信息的流入。
　　（五）实行合同履行监督跟踪管理
　　工程设计履行监督是项目合同管理的日常事务性工作，设计合同监督管理可以保证设计合同实施，按合同和合同分析的结果进行。
　　（六）完善项目管理体制
　　现阶段国有工程公司的项目管理体制大都存在一定的弊端，没有真正进入市场经济体制，还保留着许多计划经济的管理体制。例如中石化和中石油企业的工程公司，大部分工程项目都是由主管部门内定某个工程公司来承包或设计，工程公司的市场开发相当一部分就是靠领导与上级主管部门领导沟通协调，最终才能拿到工程项目任务。这就造成了许多工程项目的管理主要依靠行政手段来实现，相应的项目管理体制就不能完全按市场经济来运行，许多项目都是按上级的要求先开展承包或设计工作，项目的运作也是按上级的要求开展，先干活后才补签合同，根本就不重视按合同来履行各自的义务。由此引起项目组人员的奖金报酬也与合同是否签定和合同价款多少无关，经营部门的合同工程师在签订合同过程中得不到项目组人员的配合，项目管理部门与经营部门的工作脱节，造成合同签订严重滞后，甚至工作干完了合同也签不了，给工程公司造成了损失。
　　鉴于当前我们国家现实体制的实际情况，为了工程公司的生存和长远发展需要，工程公司要建立完善一套创新的项目管理体制。如，可制定项目奖金与合同挂钩，将合同签定和收费纳入项目考核范围，这就可以充分调动项目人员关心合同签定与收费，配合经营部门人员尽快签定合同和收费。
　　（七）明确相关部门和人员的职责，配合合同管理工作，加强合同收费管理
　　如营销经理、项目经理、财务人员、概算人员、主要设计人员要有相关责任，配合合同管理和催收费用。
　　（八）加强项目合同索赔管理
　　项目合同索赔管理工作是培育和发展建设市场的一项重要内容。我国工程承包双方在合同履行中对工程索赔认识不足，缺乏推行工程索赔所需的意识和动力。项目合同是索赔的依据，索赔则是合同管理的延续。合同管理索赔要求承包商在签订合同时要充分考虑各种不利因素，分析合同变更和索赔的可能性，采取最有效的合同管理策略和索赔策略；在合同整个履行过程中，要随时结合工程设计实际情况，结合法律法规进行分析研究。合理履行合同，不仅有利于保护企业的合法权益，更重要的是有利于企业尽快适应国际工程建设规范，提高企业未来的生存能力。
　　四、综述
　　总之，工程项目合同管理既是项目实施的有力保证，又是企业管理水平的综合体现，作为工程项目的各参与方必须认真做好合同管理工作，从而促进工程建设市场的健康有序地发展。
　　【参考文献】
　　〔1〕《中华人民共和国合同法》（1999年3月15日第九届全国人民代表大
　　会第二次会议通过）
　　〔2〕马阳。《企业合同管理实用大全》民主与建设出版社2012年12月