做不到这点开会就是浪费生命

　　哈佛商学院的一项研究显示，大公司CEO平均每周要开37次会议，会议时间占总工作时间的72。没有哪个管理者可以离开会议开展工作会议在很大程度上决定了管理者的决策质量和团队的沟通合作效果。
　　但关于开会，我们有太多的苦水要吐：
　　有的会议根本不需要参加，却被通知参加，无可奈何地白白浪费2个小时；
　　有的会议主题不明，参会人员缺乏准备，开了半天无果而终；
　　还有的会议被少数人把持，啰啰唆唆讲得太多，让其他人没有参与感，最终用脚投票。
　　让人又恨又离不开的会议，如何才能变得高效和愉快呢？
　　本文中，管理的常识内容合伙人、知名领导力学者徐中老师将为你分享一些实用的方法和技巧。以下，Enjoy：
　　作者：徐中
　　来源：管理的常识（ID：Guanlidechangshi）
　　01、是什么让谷歌团队持续高效
　　在谷歌CEO埃里克施密特写的一本关于谷歌公司管理的书《重新定义公司》当中，他讲到这样一个案例：
　　谷歌公司创立不久之后，当时最热门的门户网站之一美国在线与时代华纳公司合并，它们希望与谷歌公司签订合作协议，作为CEO的施密特和谷歌的两位创始人有不同的观点，意见分歧还很明显。
　　为了分析清楚问题，达成管理团队的共识，施密特提出他们要在6周内做出最后的决定。
　　在之后的6周，每天下午4点钟，管理团队都会聚在一起开会，讨论与美国在线的合作问题。
　　一开始，会议的进展并不显著，但是随着管理团队每天对同一问题深入讨论，大家对谷歌广告引擎给客户的价值进行了充分的分析。
　　分析结果告诉管理团队，合作的风险并不像之前想象得那么大，这笔交易谷歌是有能力承担的，是有益的。
　　最后，双方不仅签署了合作合同，还取得了超出合同要求的成果。而这样的结果，在谈判初期，是谁都无法预料的。
　　因此，要做一个事关重大的决策，你就需要每天开会，从各个角度深入细致地讨论问题，最后建立起共识，才能做出正确的决策。
　　从谷歌公司的这个案例中，我们看到了会议对分享信息、求同存异的积极作用。
　　《哈佛商业评论》的一篇文章说，在过去的20年里，职业经理人在团队合作中花费的时间要比员工高出50以上。
　　在很多公司，领导者一天超过34的时间都花在和团队沟通的会议上，或者花在其他会议上。谷歌搜索产品的前副总裁玛丽莎梅耶尔说，她平均每周开差不多70个会议。
　　在谷歌这样的公司里，大部分工作是通过会议来推动的，梅耶尔的目标就是确保她的团队有明确的工作指令、战略方向，以及有足够支撑行动的信息，同时让团队成员感觉有前进的动力，并受到尊重。
　　02、如何确保会议有效性？
　　作为全球最具创新力的公司，谷歌公司的会议这么多，它是如何确保会议有效性的呢？
　　1。谷歌公司会议的八项准则：
　　准则1：会议应该有一位决策者或主持人。
　　准则2：决策者应当亲力亲为，他应该召开会议、保证会议质量、设立会议目标、确定与会人员，以及至少提前24小时通知会议议程。在会议结束的48小时内，决策者应该用电子邮件向每位与会者，以及任何需要了解会议情况的人传达会议达成的决策以及待办事项。
　　准则3：明确会议的参与者，让大家提前做好会议准备。
　　准则4：会议应该很容易取消，会议都应该设立一个目标，假如会议目标不明确或会议没能达成既定的目标，那么这样的会议也许并不必要，就应该立刻取消。
　　准则5：会议规模应以便于管理为宜，与会者最好不超过8人，10人是上限。与会的每个人都有权发表自己的意见，如果其他人需要对会议结果有所了解，就应该把会议纪要发给他们，而不是让他们来当会议的旁听者。
　　对于如何提高开会效率这个问题，尤其是在会议人数这一点上，亚马逊的创始人兼CEO贝佐斯提出了一个著名的两个比萨饼原则，也就是参会人数不能多到两个比萨饼还不够他们吃的地步。
　　准则6：出席必要的会议。如果你的出席对会议不必要，那就应该退场；如果你可以在会前婉言谢绝，当然就更好了。
　　准则7：守时很重要。确保会议准时开始、准时结束。
　　准则8：开会时就认真开会，不带电脑和手机，每名与会者都应该把注意力集中在会议上，而不应因其他任务分心。
　　2。会议过程中沟通的四项原则
　　第一，均等分配说话时间
　　例如，每个人每次发言不超过2分钟，这表达了对彼此的尊重，让每一个人都有平等的发言机会。
　　第二，提高社会敏感度
　　考虑到人员的多元化背景，每个人都要擅长通过他人的语音语调、表达方式以及其他非语言线索，来理解对方的感受，让对方乐意参与进来。
　　第三，建立心理安全感
　　让团队成员相信这个团队中的人际交往是安全的，这有利于促进信任和相互尊重，有利于大家的坦诚沟通。
　　第四，认识到任务的重要性
　　激励每个人勇于担当，积极为完成任务做出相应的贡献。
　　实际上，没有哪个领导者、哪个团队可以离开会议来工作，甚至像谷歌这样最成功的公司都经常开会。
　　会议是分享信息、沟通观点、形成共识、做出决策、督导执行最重要的工具，重要的不是回避会议，而是组织必要的、精简的、高效的会议，让会议有明确的目标，让必要的参会人员有参与感，会议结束之后有行动的意愿和行动的方案。
　　谷歌的8项会议准则对我们有积极的启示。
　　关于作者：徐中。知名领导力学者，清华经管学院管理学博士、MBA（1997），清华经管领导力研究中心研究员。《清晨领导力》作者，译著有《领导力》《领导梯队》等20多部。本文摘编自《清晨领导力》，机械工业出版社出版。