关于信息化下的企业档案管理

　　摘要：新常态下，国家的经济增长速度有所放缓，而开放的程度则更加深刻，这就导致了市场竞争前所未有的激烈。高速传输的资讯流更成为了现代商业的特点，谁能适应信息化的发展趋势，谁就能在经营中处于优势地位。笔者结合当前人工档案管理方式的弊端，分析了企业应用自动化档案管理的必要性及信息化档案管理的特点，并提出了优化企业档案管理的相关建议，希望能给现代企业的管理带来积极的启发。
　　关键词：信息化；档案管理；自动化
　　科学合理的档案管理对企业的发展而言十分重要，一方面，企业营销部门可以从收录的人员资料中发现潜在的客户；另一方面，可以对过去的案例进行再思考，便于探索更加高效的业务开展流程。但是，在信息化已成为商业领域主流趋势的背景下，当前仍有不少企业采用旧有的人工管理方式开展档案管理工作，这严重的影响了其他部门的工作进程，制约了企业的发展。因此，以企业目前的信息管理部门硬件为基础，探索出一套档案管理自动化系统意义重大。
　　一、企业应用自动化档案管理的必要性
　　（一）传统人工管理无法适应当前的高速的信息流
　　当前信息流已成为企业的生命线，处于信息优势地位的公司往往可以较为容易的扩大客户群，开展经营活动。在此背景下，有不少大型企业（尤其是国有企业）查看一个之前签订的合同往往需要多个管理人员的同意才能获得权限，大大的阻碍了工作的开展，人工档案管理繁琐的流程很有可能成为企业业务拓展的制约。
　　（二）档案人工管理与公司其他业务的网络化管理不相匹配
　　当前，市场上大中型企业的核心部门大多已经实现了办公的自动化，而档案管理由于难以直接带来经济利益，所以往往会被企业管理者所忽视，仍采用旧有的管理方式。当市场人员向档案管理部门索要历史记录时，往往要经历一番查找，若是查找影像资料，可能还需要观看一段录影带才能确定。如此，就造成了档案管理部门和企业其他部门之间的脱节，在一些情况下档案管理甚至会成为特定业务开展的控速环节，给企业的经营带来了负面的影响。
　　二、信息化档案管理的特点
　　（一）管理一体化
　　信息化档案管理不是简单地等于使用电脑进行档案管理，事实上，如果档案管理人员仅仅是将纸质版的文件录入到电脑上而不做任何的归类或比对，或需要进行复杂的目录输入，那么就仍属于传统档案管理的范畴。管理一体化是区分信息化档案管理和传统人力档案管理的一个重要标志，传统的档案管理方式是档案管理部门将公文进行整理、分类、归档，并由业务性部门对产品技术、经营活动、合作协议等文件进行归纳。而信息化的档案管理系统下，归档和管理可以一个步骤完成，档案管理部门无需进行文件的扫描、录入、上传，避免了重复性工作。系统自动生成的表单也减轻了档案管理工作者的目录录入工作量。
　　（二）便利的信息检索
　　与传统的人力档案管理相比，信息化档案管理在检索的便利性上具有十分突出的优势。首先，档案管理系统上的文档是拿到纸质版后立即扫描记录的，因此不存在信息丢失的问题；其次，不同的电子版文件存放在不同的类别下，可以针对性的进行筛选；最后，可通过关键词或文件名称模糊匹配方式查找所需资料，而不需要像纸质版档案管理时期那样一个个文件拿出来对照。
　　（三）对操作人员有一定的技术要求
　　使用自动化的手段进行档案管理时，往往会用到access等数据库软件，这就需要档案管理人员熟悉掌握基本的操作，如查找、筛选、录入、删除等。必要情况下，还需要掌握简单的应用公式或编程技能。而档案管理工作的从业者的专业背景大多为文史类，信息技能正是其弱项所在。
　　三、在信息化的背景下优化企业档案管理的路径探析
　　（一）构建科学合理的档案管理制度
　　企业要想充分发挥信息化档案管理的优势，就必须建立起一套符合自身特点的、行之有效的管理制度，并通过尝试，探索出最佳的操作流程，以提高档案管理的效率。这套制度应做到除机密文件外的所有文档可以在全公司范围内共享，以实现与信息化的开放性相适应（已确定即将离职的职工应取消访问这一系统的权限）。另外，这一管理制度还应具备相对宽松的档案存储制度和比较严格的删除制度。这是因为，宽松的存储制度方便公司各部门的员工及时将到手文件扫描上传，而严格的删除制度则是为了避免发生信息的误删给后续使用带来困扰。每位员工应按照相应的类别上传扫描件，而档案管理人员需定时对新加的文件进行核对，及时发现问题并联系录入人员修改。
　　（二）注重选拔、培训专门的信息化档案管理人员
　　企业内部建立起自动化的档案管理渠道，并不是要用计算机完全取代人的作用，而是通过集成化的系统辅助档案管理人员做好自己的工作。企业在选拔新员工时，因着重聘任基本业务能力过硬，且对数据库操作有兴趣的人员。入职后，则要及时安排老员工或人力部门对其进行培训，使其能够迅速适应工作环境。为适应公司业务的发展，档案管理软件可能要不定期的进行升级，这就需要及时的对档案管理部门工作人员开展培训，使其尽快适应新系统，避免发生误操作。此外，档案管理系统的构建往往是由公司的信息部门进行，而档案管理人员是最熟悉档案存取操作的人，有必要参与到软件的功能开发中去，为系统的搭建提出建设性的观点。
　　（三）强化档案管理监管
　　企业的自动化档案管理系统是几乎全公司所有部门及员工都要应用到的，一但出现错误，可能造成较为严重的问题。因此，档案管理必须要严格监督，且应做到全流程的管理。在档案录入首先要筛选出无关文件，有选择性的上传；文件上传后，经过短暂的缓冲期，这一期间只有档案管理部门和文档上传者所在部门员工可以看到，经过档案管理人员确定无误后，方可向全公司公开；当档案在使用期间被重新编辑时，也应经过两方的确认才能公开。总之，为实现自动化管理系统的高效、准确，档案管理应严格做到全过程的规范化。
　　参考文献：
　　〔1〕孙玉萍。信息化背景下的企业档案管理探究〔J〕。城建档案，2014，03：6061。
　　〔2〕秦伟强。知识管理背景下的企业档案信息化建设探讨〔J〕。现代商业，2013，02：7172。