电子信息档案在事业单位中的应用风险与控制措施

　　【摘要】电子信息档案是近年来逐渐被广泛应用的档案应用形式，相比传统的纸质档案，更加方便快捷、易操作，但也具有更大的不安全性。安全风险是电子信息档案的最主要应用风险值，因此事业单位人员在应用电子信息档案时，要注意对应用风险的规避、消除和预防，对电子信息档案进行保护和管理，从而提高电子信息档案应用的安全性。
　　【关键词】电子信息档案；事业单位；应用风险；控制措施
　　随着计算机技术的不断进步，对档案管理工作也产生了较大影响，传统的纸质档案形式逐渐被取代，利用电子信息技术管理档案成为新的档案管理方式。包括在事业单位中的应用，也逐渐采取电子信息档案的方式来进行档案的管理、归纳和整理，提高了档案管理的速度和便利性，减少了传统档案不好保存、容易遗失、不好寻找等的弊端。然后，使用电子信息档案也存在一定的风险，在事业单位应用时，需要考虑采取一定措施，有效控制这些风险的发生。
　　一、电子信息档案概述
　　电子信息档案，是由电子计算机处理的数字档案，属于虚拟档案，是用以区别一些客观存在的档案实体，将实体档案的真实信息以特殊形式输入到电脑中，表现出文字、图像、数字、图表、符号等信息。电子信息档案其实相当于实体档案的另一种保存形式。现在来讲，也有单位和个人直接使用电子信息档案的方式保存信息，不再使用文本档案。电子信息档案采取的介质包括磁盘、磁带、光盘等，一般都是用磁带和光盘。
　　二、电子信息档案在事业单位中的应用风险
　　（一）数据安全性较低。电子信息档案与传统的纸质档案相比，有巨大的安全隐患，因为电子信息档案一般是保存在电脑上或光盘等介质中，在受到攻击、突然停电等事故时，档案中的电子信息容易出现丢失、泄露和损毁。还有，有的黑客可能会为了个人利益盗用事业单位的电子档案，比如在招聘人员时，可能出现事业单位电子系统受到攻击，遗失和泄漏某些电子信息。安全风险是电子信息档案应用的最主要风险。
　　（二）管理水平较低。因为电子信息档案属于刚起步的档案管理方式，所使用的档案载体与过去大不相同，所以过去的管理體系很难应用到电子档案管理上，而新的管理体系还在逐步完善中，因此，现阶段的电子信息档案的应用缺乏系统完善的理论支持，没有完善的管理体系支撑，对于电子档案的管理存在很多不足和漏洞，也带来一定的风险。另外就是缺乏风险防范技术，档案管理人员对于电子信息保护的认可程度不高，没有对风险的整体认识和评估能力，因此信息安全风险加大。
　　三、电子信息档案应用风险的控制措施
　　（一）完善电子信息档案管理体系。要想从根源上减少电子信息档案的应用风险，首先要建立完善的电子信息档案管理体系，在常规档案管理的基础上，结合电子信息档案的特殊性，以及电子信息管理措施，制定符合事业单位要求的电子信息档案管理制度，规范管理行为的发生，规范电子信息档案的保存标准。另外，因为电子信息档案的特殊性，所以事业单位可以授权档案管理人员自己制定相关制度，比如按照级别划分档案管理权限，只有有权限的人员才被允许操作电子信息档案系统，无权限人员无法操作；或者根据职称进行权限的逐级分配，从上到下逐渐减少权限范围，加强上级领导的监督。
　　（二）引进最新的电子信息档案技术。电子信息档案的应用风险主要是由于电子信息的不安全性而产生的，因此，要想规避风险，需要引进先进的电子信息技术，使获得的电子信息档案更加安全。特别是最新的电子加密技术，有效的电子加密机制可以保证电子信息档案的安全性和稳定性。而且在互联网时代，对于信息的加密也是相关互联网项目发展必需的条件。
　　（三）及时消除风险。及时消除潜在风险，也是确保电子信息档案安全性的途径之一。特别是在事业单位电脑需要维修的时期，电子信息档案最容易出现安全问题，如果数据信息不能安全有效地转移，那么很容易造成严重的后果。而且计算机技术的复杂性，也意味着风险控制工作难度很大。所以，针对不同单位的需求，提前对潜在的风险进行消除，可以保证电子信息档案的安全性，如果将数据建设在互联网中或架设在服务器中，也有很大的安全性。
　　（四）进行预防和保护。应用风险的预防与保护，也是降低电子信息档案风险发生的措施之一。尤其是安全防护，可以有效避免信息数据受外界因素的干扰和破坏，保证信息数据的安全性。因此在工作中，对于电子信息档案管理出现的问题要及时改正，对于管理人员要严格选择，并给予专业知识和技能的培训，保证对电子信息工作有熟练的经验和正确的认识。
　　四、结语
　　事业单位负责人在进行电子信息档案的应用时，要有正确的风险意识，风险是客观存在的，具有不确定性和危险性，因此要提高对风险的警觉性，将风险预防和电子信息档案保护工作当做电子信息档案管理的重中之重，积极完善电子信息档案管理体系，引进最新的电子信息档案技术，及时消除风险，这样来提高电子信息档案管理水平，做到有效规避风险和降低损失。
　　【参考文献】
　　〔1〕付冰。电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施〔J〕。黑龙江科技信息，2016（21）：186。