高校档案信息化建设策略刍议

　　【摘要】为更好地为学校教学、科研、管理等各项工作提供高效、便捷的档案信息服务，高校档案信息化建设势在必行。基于此，本文拟对高校档案信息化内涵、影响因素、应采取的策略进行分析，希望能为高校档案信息化建设提供有益的参考。
　　【关键词】高校档案；信息化；策略
　　随着社会的发展，档案信息化进程持续深入，国家各级综合档案馆都将档案信息化作为当前工作的重心，全面加以推进，以建立数字档案馆。在此背景下，高校档案部门也紧跟形势，积极推动档案信息化工作，以建立高校数字档案馆。由于高校自身的特殊性，高校档案信息化也具有很强的特殊性，如果照搬综合档案馆的信息化策略，高校档案信息化工作势必无法顺利开展。因此，选择合适的档案信息化策略就显得尤为重要，直接关系着档案信息化进程的快慢，甚至是成功与否。那么高校档案信息化究竟有什么特殊的内涵？影响的因素有哪些呢？应该采取哪些策略呢？本文将试着解答这些问题。
　　一、高校档案信息化内涵
　　对于档案信息化的内涵，学界对此有不同的定义，其中比较有代表性的是以下两种定义：档案信息化就是在国家行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供利用服务为中心的转变过程。档案信息化建设就是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用档案信息资源，提高档案管理效率和效益，发掘、摘取档案资源，向社会提供更多有价值的档案信息，实现资源共享。基于以上档案信息化的内涵定义分析，结合高校自身的特点，高校档案信息化可以作如下定义：高校档案信息化是指高校依靠科学的思想和组织管理方法，凭借信息技术、网络技术等高科技手段，对高校的文件、档案等信息进行发掘、整合，使信息获取、处理、传输和应用的数字化、网络化，实现资源共享，提高学校档案信息的利用效率，为学校和师生提供档案信息服务。简单地说，高校档案信息化就是高校档案工作者应用信息技术、网络技术等先进手段对增量档案和存量档案信息化处理，以实现全馆（室）档案信息的数字化，档案服务的网络化。
　　二、高校档案信息化影响因素分析
　　高校档案信息化是一个系统的工程，需要高校从学校发展的全局综合考虑，科学规划，持续投入。因此，高校档案信息化也受到学校发展的诸多因素影响。
　　影响高校档案信息化的因素首当其冲是资金，高校作为财政核拨的事业单位，以教学为中心，每年的经费是有限的，有限的经费投入往往首先被投入到各种教学条件的改善，因此能够被预算划分到的档案经费也是有限的。特别是档案工作未被列入本科教学水平评估、审核评估的指标体系，作为一个硬性的办学指标摆在学校领导面前，档案工作未能得到大多数高校足够的重视。以笔者所在的学校为例，每年档案工作的运行经费510万，而这点经费对于档案信息化显然是远远不够的。而且档案信息化是一个系统工程，需要一段时间稳定的资金投入才有可能完成。而档案工作在高校中的尴尬地位对于争取到稳定的资金投入显然有一定的难度。
　　影响档案信息化的另一个因素便是人才，当前高校的行政编制控制趋紧，档案工作人员普遍缺乏，而且现有的档案工作人员普遍存在知识层次偏低，专业技能偏低，计算机水平偏低等一系列突出问题，档案人才队伍结构失衡等一系列问题严重制约着档案信息化工作的开展。高校档案工作人员对于档案信息化的内涵，档案信息化如何开展等关键问题一知半解，知之甚少，这些也严重制约着档案信息化进程的推动。
　　另外，意识也是影响档案信息化的一个因素。档案工作者虽然能够认识到档案信息化后的诸多好处，但由于档案信息化工作是一项系统工程，需要处理诸多问题，特别是当前档案工作者对于技术上的问题往往一知半解，存在多一事不如少一事的思想意识，对于推动档案信息化工作意识不够强烈。而且，由于目前信息化档案的法律地位还未很好地解决，信息化档案的凭证作用未能被广泛接受，在实际的档案查询利用中，往往需要提供纸质档案的复印等查询利用服务。这也在一定程度上影响了各部门开展档案信息化的工作热情。
　　三、高校档案信息化策略
　　基于以上档案信息化建设的内涵和影响因素分析，笔者认为高校应该采取以下策略推进档案信息化建设进程。
　　（一）前端介入策略。随着数字化校园进程的推進，无纸办公早已实现，各高校通过办公自动化系统（OA）产生大量的电子文件。在当前背景下，以纸质保存为主，忽视了这些电子文件的保存和利用，使得这些文件在归档的时候只能是一个最终的结果文件，而缺乏对于全程的记录和监管，破坏了档案信息的完整性和真实性。因此，对即将形成档案的电子文件前端介入，是文件生命周期理论前端控制原则和全程控制原则的要求，也是高校档案信息化必须采取的重要策略。只有前端介入，才能确保源源不断产生的电子文件及归档的文件是真实、完整、有效的高校各项活动的历史记录，才能为学校各项事业的发展和广大师生提供全面、周到的档案信息利用服务。因此，高校档案信息化必须充分利用数字化校园的机遇，重视增量电子档案的产生，前端介入，对学校各立卷部门形成的电子文件的和办公自动化系统中生成的电子档案进行网络监控和自动化接收，建立办公自动化系统（OA）和档案管理系统的有机联系，实现文档一体化，科学管理和保存数量众多的新型形态和载体的信息文件材料，为校存史，实现信息服务网络化，建立通畅获取信息和提供信息服务的通道，更好地为学校各项工作提供档案信息服务。
　　（二）目录优先策略。高校普遍是以教学、科研作为立校之本，因此，不可避免地将有限的经费向教学、科研倾斜，高校档案部门每年所能支配的经费极为有限。高校档案信息化不可能像国家综合档案馆那样全面展开，一步到位，而只能是以点带面，量力而行，循序渐进。基于此，选择合适的策略推进高校档案信息化工作显得尤为重要。目录优先是当前高校档案信息化工作所应采取的重要策略。目录优先策略是将馆（室）藏档案目录信息化，建立馆（室）藏档案目录数据库，实现全馆（室）档案资源的信息化检索，以最终实现为学校师生提供快速、及时、准确、全面的档案利用服务的目标。在高校，实行目录优先策略进行档案信息化，投入较少，新增几台电脑，一批勤工俭学学生即可在较短时间内建立档案目录数据库，既能避免因经费不足、档案信息化程度低、起步晚等因素制约档案信息化，又能收到立竿见影的效果，能够实现快速提升档案利用服务效率，赢得学校师生的持续关注与好评，为高校档案工作的发展创造良好的外部环境。因此，目录优先策略是基于高校现实考虑的可行性选择，也是当前高校档案信息化应该采取的首要策略。
　　（三）择重策略。高校档案信息资源，从大的方面来说，是国家和社会历史记忆传承和延续的重要组成部分，也是国家信息资源不可或缺的重要组成部分；具体到高校来说，则是学校最可靠、最系统、最有价值的记录，全面记载着学校办学历史和发展之路，对于学校的重要性不言而喻。因此，高校档案信息化理所当然地必须坚持择重策略，首先将学校馆（室）馆藏档案中永久、长期保存的档案进行信息化处理。这是因为永久、长期保存的档案利用率高，坚持择重策略，首先将其信息化，既能方便提供利用，提高档案利用服务效率，又能最大限度地保护永久、长期保存的纸质档案。而之所以暂缓短期保存的档案信息化或不予信息化，是因为短期保存的档案在较短时间内将过了保管期限，予以销毁，档案信息化的价值不大。坚持择重策略，进行高校档案信息化，将有限的高校档案经费用在刀刃上，也是目前高校档案信息化所应该采取的重要策略。
　　（四）需求导向策略。高校档案工作的服务对象主要是学校的师生，需求导向策略就是从学校师生的角度出发，为其提供及时、全面的档案利用服务。这一策略是高校档案工作者变被动接受为主动出击的重大转变。这就需要档案工作者树立服务观念和意识，能从全校师生的需要出发，为全校师生提供档案利用服务，用完善、周到的服务赢得全校师生对档案工作的满意度和支持度。需求导向策略既能满足档案用户的档案利用需求，又能实现档案价值和档案工作者劳动价值，这应是高校档案工作者追求的目标，应成为每一个档案人牢记于心的行为准则并变为切实的服务行动。那么高校师生到底需要什么样的档案利用服务呢，这就需要档案工作者根据用户导向策略，切实从档案利用的需求角度来考虑。通过对我校档案利用登记的统计分析发现，对于学生用户来说，招生花名册，成绩、学籍等方面的档案利用最为频繁，对于老师用户来说，任职晋升文件、教学科研的档案材料、重大活动的档案材料，学校相关规章制度等与个人利益和工作相关的档案利用最为频繁，因此，高校档案信息化首先必须切实从档案利用用户的角度，改变过去坐等上门的被动服务方式，基于对档案利用需求的科学调查、分析，全面了解档案用户的需求，制定合理的檔案信息化规划，开展学校的档案信息化工作。必须首先将与师生工作和个人利益相关的档案进行信息化处理，切实为学校师生提供及时、周到的档案利用服务。
　　（五）特色策略。高校档案信息化要注重特色原则，要结合高校自身办学特色，选择本校独有的档案信息资源进行信息化处理，建立特色档案信息资源数据库，为学校和国家保存特色档案信息资源。馆藏档案数字化建设要体现出它的特色性。结合高校最具有代表性的专业和项目，选择那些具有本馆独有的档案信息资源进行数字化管理。建立具有特色化的数字档案馆，是档案信息利用者的需求，是网络时代档案馆生存和发展的关键，只有建立具有特色的数字档案馆方能显示出它的生命力。以笔者所在的中医药院校为例，建立中医药科研档案信息资源数据库不仅能为学校和社会保存完整的科研档案，全面反映学校科研成果和科研实力，清晰展现学校科研工作的优势与薄弱环节，也能为学校科研的深入研究明确方向，为国家自然科学基金项目的申报等科研活动提供依据和参考，使学校今后的科研工作做到有的放矢。因此，特色策略是高校档案信息化的重要策略。只有坚持特色策略，档案工作才能更好地服务学校各项工作，才能赢得持续关注，学校才会持续提供资金等方面的各项保障，形成档案工作与学校重视、师生关注的良性互动，保证档案信息化建设进程持续进行，高校数字档案馆建设才能成为可能。
　　总之，高校档案部门在档案信息化进程中，既要充分吸收综合档案部门在信息化进程中的新理念、新技术、新方法和成功的经验，又要充分考虑高校自身的特殊性，不断探索，扬长避短，制定出符合高校自身实际的信息化规划，科学推进高校档案信息化工作，为最终建立高校数字档案馆打下坚实的基础。
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