新时期水利工程档案信息化管理建设初探

　　【摘要】新时期水利工程档案管理应适应时代发展的要求，探索新思路，找寻水利工程档案信息化管理建设的新方法。由于涉及内容复杂、社会价值高、管理难度大等诸多因素，水利工程档案信息化建设过程面临着许多困难和问题。本文基于对水利工程档案信息化建设现状的认知，提出了对当前水利工程档案信息化管理建设的几点探索性思考。
　　【关键词】水利工程；档案信息化；管理建设
　　新时期，随着经济的不断增长和社会的不断进步，我国水利工程建设正呈现出前所未有的蓬勃发展新趋势，这对我国水利工程档案信息化管理建设提出了新要求。
　　一、新时期档案信息化管理建设的意义
　　水利工程档案是指水利工程自立项至完工整个建设过程中产生的具有一定保存价值的原始文件资料，包括项目前期申报批复文件、地质水文勘测报告、设计图纸及施工记录、竣工验收报告等，为政府开展水利工程建设与管理提供重要的历史凭证和科学决策依据。水利工程档案信息化管理，是将传统纸质的實物档案转化为电子文档，通过软件系统管理，及时为水利工程建设与管理提供调档、查阅服务。
　　与传统的档案管理相比，档案信息化管理有着独特的优势：一是档案信息化管理可以简化传统档案管理的工作流程，提高档案管理的效率。通过计算机软件自动完成对档案进行分类、组合、编号等工作程序，既节省了大量时间，又减少了错误率；同时，还可以解决传统档案管理的防尘、防虫等难题。二是档案信息化可以减少档案储存的占用空间。采用微缩等技术，利用光盘、移动硬盘等载体，极大程度地扩大档案储存空间，这更有利于档案储存和携带，为建立庞大的档案信息库检索创造客观的技术条件。三是档案信息化可以方便档案的利用，充分实现档案资源的共享。运用信息化功能通过计算机为查档人进行快速而准确的检索，有效地浏览档案内的各类文件资料，也有利于查档人通过各种网络技术实现快速异地查阅特定档案资料。总之，在时间和空间上都极大地提高了档案的利用率。
　　二、新时期水利工程档案的特点及存在的问题
　　相对其他档案而言，水利工程档案具有三大特点：1。水利工程档案的内容很复杂。水利工程建设涉及工程规划、勘察、施工、管理等相关部门，甚至与拆迁征地等社会事务有关，其相关档案内容也特别复杂。2。水利工程档案的社会价值很高。水利工程涉及民生、社会乃至国防等重要领域，对推动社会各方面的发展有着十分重要的意义，水利工程档案对工程建设和社会发展有着重要的参考价值，其社会利用价值很高。3。水利工程档案管理的难度很大。水利工程管理的主体是水利部门，但工程建设需要各行业共同参与才能完成，其产生档案的综合性强，包括水利、交通、城建等方面的档案。水利工程建设的周期长，工程涉及较多的水下隐蔽性因素。因此，水利工程档案在收集和完善等方面管理难度很大。
　　根据这三大特点，以及水利工程建设、管理的需要，应加快水利工程档案信息化管理建设。但目前水利工程档案管理相对滞后，普遍存在以下问题：一是意识不强、认知不够，缺乏专业人员和信息化技术支持。二是档案信息化管理制度不够完备，档案基础设施相对落后。三是水利工程档案管理软件个性化设计不强，信息化安全措施不足。这些问题的存在都制约着水利工程档案信息化的发展进程。
　　三、新时期水利工程档案信息化管理建设的几点思考
　　为了提高水利工程档案管理质量，充分发挥水利工程档案的应有职能和社会效益，应从以下四方面加强档案信息化管理建设：
　　（一）加强档案信息化管理的宣传力度。档案信息化管理是新时期档案事业发展的新趋势，水利工程档案信息化建设在新时期也要紧跟时代步伐。管理层要引起高度重视，加强宣传力度，将档案信息化建设列入单位发展的整体规划，明确时间表，确保制度、人员、经费等各项措施落实到位，充分发挥水利工程档案的应有效能。
　　（二）加强档案信息化管理的制度建设。抓好档案信息化管理，关键是要建立和完善档案信息化管理制度，确立档案信息化的科学管理理念，规范档案信息化管理各个环节程序，明确档案人员的工作职责、安全责任，落实档案信息化保密、安全管理的预防措施，确保信息化管理制度的完善和与时俱进。
　　（三）加强档案信息化管理的资源投入。加强档案信息化管理需要加大人力资源和物质资源的投入。人力资源是档案信息化管理最为关键的环节，加大对水利工程档案信息化管理人才的培养力度，才能从内在机制上提升其工作效率，确保档案信息化管理不断进步和发展；物质资源是档案信息化管理的基础保障，加大对档案信息化管理各种基础设施建设的投入，包括局域网的建设以及互联网的接入，确保档案信息化管理的硬件设施不断地改进和完善。
　　（四）加强档案信息化管理的安全防范。伴随着档案信息化管理的发展，档案的安全管理也越来越受到关注和重视，水利工程档案的高社会价值决定了其信息化管理要有极高的安全性。档案人员必须严格执行档案信息化安全管理制度，防止资料收集遗漏及档案丢失、泄密等现象的发生。同时要加强对计算机系统的安全管理，及时做好系统软件升级，落实档案的复制备份工作，杜绝档案损毁事故的发生。
　　四、结语
　　新时期，水利工程档案信息化管理既是时代发展的要求，也是社会发展的需要，加快档案信息化建设不仅可以对水利工程建设与管理起到推进作用，而且对社会其他领域的发展也能起到借鉴作用，档案信息化管理建设的意义极其深远。