谈如何做好办公室的协调工作

　　办公室作为办公室的中枢部门、综合部门和领导的办事机构，起着协上传下达，协调左右的作用。协调工作很多，是办公室的一项重要职能。协调就是根据办公室的地位、作用和领导的授权，加强与上级、同级和下级各部门、各单位的密切联系，紧紧围绕单位的中心工作和重点工作，协调各方面的关系，解决问题，为经济建设服务。
　　协调就是沟通情况，统一认识，化解矛盾，从而达到步调一致，提高效率，解决问题的目的。在新时期，强化办公室的协调职能是显得非常重要的。办公室人员要掌握协调工作的方法和艺术，在实践中，深入研究，努力探索，协调好左右关系，为经济建设服好务。
　　一、办公室协调工作的主要任务
　　办公室协调工作的内容很广泛，涉及到前后左右，方方面面。具体内容有：
　　（一）协助领导安排好一个时期的工作布局
　　包括：主要工作、次要工作、工作步骤、先抓什么、后抓什么、工作措施、工作方法、及应该取得的效果。特别是整个布局的指导思想，需要办公室加以具体化。这就需要办公室人员要深入调查研究，才能为领导的科学决策、安排工作提供有用、可靠的信息。
　　（二）做好计划、总结、起草领导讲话、搜集整理信息等工作
　　做好半年总结，全年总结、起草领导讲话、整理信息和单位组织大型活动的筹备等是办公室工作的一部分。必须按照领导的意图和安排，认真搜集材料，开展调研，精心做好每个环节的协调工作，保证顺利完成任务。
　　（三）协调本单位和各部门文件的制发和会议的安排
　　办公室处理公文和安排会议是同各部门发生联系较为密切的两个方面。都需要归口办公室统一安排，涉及的部门多、范围广、纷繁复杂，这就需要办公室人员按照轻重缓急的程度去积极协调，减少矛盾，提高效率。
　　（四）加强催办和检查工作
　　这是保证领导指示和工作任务落到实处的一个重要环节，催办可以掌握工作落实的进度，发现问题及时解决。检查可以随时掌握领导文字批示和口头指示落实情况，避免耽误工作的完成。
　　二、做好协调工作的主要方法
　　办公室作为综合性办事机构，起着承上启下，协调左右、联系内外的枢纽和桥梁作用。具体应做好以下几方面的沟通：
　　（一）任务沟通
　　办公室做好一项工作，需要沟通上下、协调左右和内外各方面的思想关系，使各方面都能理解完成任务的重要性、必要性，达到大家心情愉快地接受任务，从而积极行动，协同作战，使思想和行动协调一致。
　　（二）政策沟通
　　办公室人员首先要对上级的新政策和本单位制定的政策吃准、吃透，彻底领会政策精神和文件要求，提出拟办意见，结合实际情况及时向有各方面传达贯彻，帮助基层理解文件精神，加强政策沟通，统一认识，增强凝聚力。
　　（三）领导意识沟通
　　办公室工作人员经常在领导身边，要善于领会和掌握领导意图，并用领导意图去沟通疏导工作，最终使各部门都能按领导意图去行动，实现政通人和。
　　（四）信息沟通
　　办公室处于枢纽和桥梁的位置，各种信息比较集中，要利用这个有利条件，加强与各部门和人员沟通联系，沟通顺畅了，工作就容易协调了。
　　（五）感情沟通
　　办公室是领导的参谋和助手，常常是代表领导处理问题，在协调中离不开与人打交道，所以，办公室人员必须要具备高素质和良好的形象，以饱满的精神状态投入工作，与人沟通言谈举止要高雅、大方，对上协调要认真负责，实事求是；对下协调，要热情周到，不简单粗暴，和蔼可亲。沟通中，要体现全心全意为人民服务的宗旨，接近群众，牢固树立群众观点，为群众排忧解难，及时向领导反映群众的呼声，在干群之间和上下左右之间加深感情，充分起到枢纽作用，协调好各方面的关系。
　　1。处理好原则性和灵活性的关系。协调关系必须以大局为重，事业第一，按党的政策、方针、领导意图和规章制度办事。但也有一定的灵活性，在坚持原则的同时，具体情况具体分析。
　　2。正确处理全局与局部的关系。协调的目的就是使局部服从全局，维护整体利益。在工作中，要充分理解局部利益和个人利益的合理性，尽量兼顾局部利益和个人的直接利益。
　　3。正确处理民主与集中的关系。协调是为了达到统一，一般在不紧急的情况下，不应轻易使用行政命令的办法，应该采取民主的、协商的办法，通过沟通思想，达到统一，解决问题。
　　4。正确处理平等与权威的关系。办公室在协调工作中，既要坚持平等民主的原则，又要充分运用权威的影响和作用，办公室做协调工作的权威来自于自身的枢纽地位，来自于领导的信任与授权，来自于科学的理论，来自于贯彻执行党的各项方针政策和各项规章制度。
　　三、应注意的几个问题
　　在社会主义市场经济的新形势下，协调工作也面临许多新情况、新问题，增加了不少新内容，任务更加繁重，使协调难度增大。为适应这一新的情况，对办公室工作人员要求的就更高了。要让对方认同和接受协调工作，就必须树立发扬全心全意为人民服务的好传统，对新形势的特点，要用民主平等、耐心细致的工作态度，协调各方面问题，地避免对方产生反感。一是要准确领会领导意图，明确协调的对象和内容。协调必须执行领导意图，不能添枝加叶，不能掺杂自己个人的意见，克服情感用事，处理问题不能带有偏见，要善于听、勤于看、敏于思，把办公室的工作变被动为主动，共同协商，解决问题。二是必须树立全局观念。正确处理全局与局部的关系，坚持原则，实事求是，该办的事不推，一切从大局出发，注意维护全局的利益。三是讲究工作方法。工作中，要培养多种能力（变通能力、处理人际关系的能力、独立工作的能力、调查研究的能力、协调能力）。
　　协调要避免四种倾向：一是盛气凌人；二是主观武断；三是简单粗暴；四是工作没主见。办公室人员要把握好自己，摆正位置，知识要全，素质要搞，服务要和蔼，按领导要求和工作权限，找准协调工作的结合点，不越权，不越位，认真履行工作职责。不论是对上对下，对内对外都要提供优质服务，避免不良倾向的出现。让群众满意，让领导放心。
　　参考文献：
　　〔1〕王勇。关于如何做好办公室工作的几点体会〔J〕。商业文化（上半月）。2012（04）。
　　〔2〕杜亮。新形势下如何做好办公室工作〔J〕。科技信息。2011（18）。
　　作者简介：杜旺林（1956），男，天津工程职业技术学院党办工作。