从现实案例看中小企业档案管理

　　档案管理是单位业务建设和工作拓展的基本依据，是企业可持续发展的基本保障。因此，中小企业必须严格执行档案管理制度。本文以案例试述中小企业档案管理的基本工作程序。
　　【案例】某建筑公司初创时，领导不太关心档案工作，仅指派一名年事已高又体弱多病的人管理，公司的档案管理处于无档可查、无据可寻的状态。
　　近年来，由于公司的业务量大增，人力资源、勘察测绘以及建筑施工等档案的基本信息资料也不断增加，档案管理与公司的发展极不协调。于是，单位招聘了13名档案专业人员，分设数据、音像、人事和综合4个类别的档案室，进行集中统一管理。至此，单位的档案管理才有了新起色。
　　【点评】档案机构的合理设置，是档案工作的组织基础，它直接关系到档案工作的质量和效率。中小企业一定要考虑自身特点，根据需要建立适宜的档案工作机构。在此，笔者针对现实中存在的问题，结合工作实际，就中小企业档案管理，从中小企业建立档案机构的职责、中小企业档案工作的管理体制、中小企业选择档案分类的方法、中小企业档案管理要符合基本程序等四个方面进行探索。
　　一、中小企业建立档案机构的职责
　　企业内部的档案机构，是单位档案工作的主要承担者。主要职责包括：贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策，建立健全本单位档案工作的各项规章制度；统一管理本单位的档案工作；对本单位及下属单位的档案工作进行监督和指导。档案机构的设置既要依据相关的法规，还要考虑单位实际和档案工作现状、发展和档案管理成本。
　　二、中小企业档案工作的管理体制
　　从广义上说，中小企业档案工作的管理体制是指机构设置及隶属关系、行政职权的划分及运行等各种相关制度的总称。从宏观上看，主要是指国家对档案工作进行管理的行政体制，包括管理国家档案事务的转移机构的设置、职能分工、运行方式等内容。而中小企业的档案管理，属微观管理范畴。具体指单位对其档案工作进行管理的内部体制，包括档案的领导关系、档案工作机构的设置及职责、档案工作人员的配备等内容。
　　三、中小企业选择档案分类的方法
　　由于企业规模大小不一、性质不同，档案管理分类方法也有区别。
　　1。年度分类法
　　一般来说，年度分类方法简单易行，运用也最为广泛，适用于组织机构界限不清、档案数量少的中小企业单位。
　　2。组织机构分类法
　　此方法能较好地保持档案在来源上的联系，归档较准确，共同内容的文件相对集中，便于查找利用档案，适于内部机构较稳定的中小企业单位
　　3。问题分类法
　　采用问题分类法能较好地保持档案在来源上的联系，集中同性质的档案，便于档案的查找，但文件的归类有一定难度，较适用于职能分工界限不清，档案数量少的中小企业单位。
　　四、中小企业档案管理要符合基本程序
　　为确保档案内容详细、档案保存完整、档案有效保密，从而使档案管理工作发挥其最大最有效的价值，一方面，相关人员要分析单位的基本情况。充分考虑单位的大小、内部组织机构的稳定状况和组织机构界限的清晰程度。如本单位的性质、规模、人员构成、内部机构设置和资金条件等。同时还要考虑本单位的未来发展方向，了解本单位档案的种类、内容、数量、整理和保管等情况。只有在此基础上进行档案管理，工作才更有意义和效果。另一方面，要熟悉不同类型档案工作机构的特点。了解分立档案工作机构和负责管理单位某一门类的档案机构。要在单位内部设置若干不相统属、各司其职的档案工作机构，各自管理不同类别的档案。
　　分立型档案工作机构，是在档案工作内容较单一、涉及的档案类型不多、利用要求不高的情况下形成的。分立型档案工作机构的领导关系各不相同，机构之间缺乏业务上的联系和交流，在档案的归属上容易产生矛盾，难以提供综合性信息，不便查找利用，不便统筹规划。同时，应根据单位的职权范围和工作职能以及文件的实际情况设类。这既利于档案工作职能的发挥，也利于档案工作人、财、物的保障，更利于档案工作的业务开展。